3 tính chất điển hình của Agile mindset

Sở hữu Agile mindset sẽ giúp bạn có cách tiếp cận với cách tương tác với khách hàng, cách vận hành doanh nghiệp như thế nào?

‍

Ở bài viết về 3 trạng thái của Agile là Doing Agile, Living Agile & Being Agile, bạn đã hiểu hơn về cách tiếp cận mà một người có thể ứng dụng triết lý, giá trị hay phương thức của tư tưởng Agile vào cuộc sống.

Để thực sự là con người Agile trong công việc tại doanh nghiệp, chúng ta không thể thiếu tư duy cốt lõi đó là Agile mindset.

Vậy Agile mindset là gì? Sở hữu tư duy Agile sẽ giúp bạn có những cách tiếp cận với các vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp và tổ chức như thế nào?

Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó. Đặc biệt sẽ hữu ích cho những nhà quản lý, những người làm quản trị nhân lực (HR) có thêm cái nhìn tổng quan khi bắt đầu hành trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo định hướng Agile.

Có 2 định nghĩa về Agile mindset khá phổ biến được đưa ra bởi 2 chuyên gia thực hành Agile, các nhà tư vấn quản trị có tiếng.

1. Định nghĩa về 3 quy luật cơ bản của Agile Mindset của Steve Denning
2. Định nghĩa về Agile mindset của Simon Powers

Nhìn chung 2 bài viết trên đều xoay quanh 3 hướng tiếp cận trong tư duy về:

1. Cách tương tác với khách hàng
2. Cách thức tổ chức nội bộ doanh nghiệp
3. Cách cải tiến và học tập trong tổ chức

Về cách tương tác với khách hàng

Quy luật về khách hàng, là 1 trong 3 quy luật trọng tâm khi nói về Agile mindset, theo Steve Denning. Các tổ chức mà ở đó mọi người có Agile mindset (gọi là Agile organization) thì đều ám ảnh với việc phải chuyển giao giá trị tới khách hàng (delivering value to customers). Thay vì tập trung mỗi vào sản phẩm đầu ra, hay làm cho công việc của mình năng suất hơn, thì các tổ chức agile có thiên hướng chú trọng vào đầu ra, và cần được đo bằng sự hài lòng của khách hàng.

Còn Simon Powers khi định nghĩa về Agile mindset, ông có nói đến Complexity Belief - niềm tin về sự phức tạp. Hiểu rằng trong một môi trường phức tạp, với nhiều biến số thay đổi liên tục, để giải quyết một vấn đề cũng có tính chất thay đổi theo thời gian, chúng ta cần một cách tiếp cận linh hoạt, theo hướng Agile. Cần chú ý rằng là giải pháp cuối cùng không thể dự đoán trước từ đầu vì trên đường giải quyết vấn đề đó, ta sẽ đối mặt với sự thay đổi trong dữ liệu của bài toán ban đầu hoặc thay đổi của các yếu tố từ môi trường.

Khi có niềm tin này, chúng ta sẽ có những cách tiếp cận mới và khác đi khi xử lý các tình huống tương tác, trao đổi với khách hàng.

Ví dụ như:

• Minh bạch quy trình, các bước sản xuất sản phẩm, hoặc chuyển giao dịch vụ tới tay khách hàng để giúp khách hàng hiểu và đưa ra được những ý kiến đóng góp vào quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ phục vụ nhu cầu cho chính họ.
• Chuyển giao sớm tới tay khách hàng sản phẩm MVP (minimum viable product) để xem phản ứng và đón nhận feedback nhằm sớm cải tiến sản phẩm cho hoàn thiện hơn, chứ không đợi đến khi sản phẩm hoàn tất tất cả các tính năng một cách hoàn hảo mới bàn giao.

Cách thức tổ chức nội bộ doanh nghiệp

Theo thuyết quản trị cổ điển đề xuất bởi Frederick Taylor, hay còn gọi là trường phái Taylorism, hiệu suất của nhân viên, tính hiệu quả kinh tế là trên hết. Nguyên lý này cho rằng người lao động vốn là những người lười biếng, làm việc chậm chạp và không thể làm việc hiệu quả nếu không có sự giám sát của người chủ. Thuyết này cũng tương tự với học thuyết X của Douglas McGregor, với giả định rằng nhân viên về cơ bản là lười và không có động lực làm việc.

Triết lý quản trị cổ điển này hiện đang được áp dụng tại phần lớn các ngành nghề sản xuất và các môi trường doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên, cũng phải nhìn nhận rằng triết lý về quản trị này đang gây trở ngại cho tổ chức muốn hướng đến những cách thức làm việc mới mẻ để thích nghi với các thách thức cạnh tranh biến hóa khốc liệt trên thị trường.

Cấu trúc tầng lớp không còn phù hợp, vì chúng làm chậm luồng thông tin trong tổ chức cũng như làm chậm quá trình ra quyết định khi đối mặt với các thách thức. Các thách thức biến đối không lường trước cần có cơ cấu tổ chức phẳng hơn, đồng thời đòi hỏi sử dụng các phương thức tiếp cận mới trong việc quản trị tổ chức.

Cơ cấu tổ chức ở triết lý quản trị Agile hướng đến việc chuyển từ mô hình tháp nhiều tầng sang mô hình mạng lưới phân bổ thành các team tự quản. Chuyển từ nền văn hóa micromanagement - giám sát sát sao con người sang nền văn hóa của sự tin tưởng lẫn nhau và nuôi dưỡng, cho phép sự tự quản, tự chủ lên ngôi.

Cũng nói về cách thức tổ chức nội bộ, trong định nghĩa của Steve Denning đề cập đến quy luật của mạng lưới và quy luật của team nhỏ. Để biến đổi mô hình quản trị nội bộ đòi hỏi chúng ta phải có những cú nhảy niềm tin (take a leap of faith), sẵn sàng từ bỏ những mô thức tư duy cũ kỹ, kìm hãm sự tự chủ, và tiềm năng phát triển của con người.

Đặc biệt, Simon Powers cũng nhấn mạnh về sự biến chuyển trong niềm tin và tư duy về quản trị:

Trong một môi trường đủ sự an toàn, sự tôn trọng, sự đa dạng và hòa nhập đi kèm với một mục đích truyền cảm hứng thì sự tin tưởng và sự tự chủ sẽ nảy nở. Để điều đó xảy ra, cần phải đối xử với mọi người với tinh thần quan tâm tích cực vô điều kiện(with unconditional positive regard).

Ngày nay, các thế hệ mới khi bước chân vào môi trường làm việc mong muốn tìm thấy ý nghĩa và mục đích trong các công việc họ làm và được trao quyền, được tin tưởng bởi những người chủ doanh nghiệp. Những thế hệ millennials và gen Z, những người lớn lên trong thời đại mạng xã hội lên ngôi với sự tự do được tiếp cận nhiều thông tin hơn. Họ ngày càng mong muốn được tự làm chủ nhiều hơn hoặc làm những công việc tự do để có trải nghiệm đa dạng. Sự biến chuyển này đã hình thành nên nền kinh tế việc làm tự do hay nền kinh tế không ràng buộc (gig economy). Sẽ là khó khăn cho doanh nghiệp trong việc giữ chân nhân tài nếu không tiệm cận với những niềm tin mới, những tư duy đổi mới trong việc quản trị và vận hành tổ chức.

Cách tiếp cận đối với việc học tập và cải tiến

Rất nhiều framework trong chiếc ô lớn Agile được xây dựng xung quanh ý tưởng liên tục cải tiến (Continuous improvement). Trong bài viết của Simon Powers, ông cũng phân tích về niềm tin The Proactive Belief, tức là sự chủ động trong việc theo đuổi sự cải tiến.

Các cá nhân có Agile mindset sẽ có những biểu hiện như sau trong quá trình học tập và phát triển:

• Có sự tò mò và cởi mở trong việc học hỏi và trải nghiệm
• Thoải mái trong việc bày tỏ thành thật là họ không biết một điều gì đó
• Không có thái độ giáo điều, mà có cách tiếp cận thực tế đối với quy trình, các phương thức thực hành hoặc các công cụ.
• Thoải mái đón nhận các phản hồi hoặc ý kiến mang tính xây dựng, nhưng trái chiều
• Xem các thất bại là cơ hội để học tập và trưởng thành
• Xem việc đổi mới sáng tạo là tất yếu sống còn, không phải là một hiểm họa.

Cách tiếp cận tổng quan

Có rất nhiều góc nhìn về Agile nhưng khi thực hành và chiêm nghiệm, bạn cũng cần khám phá và hình thành nên một cái nhìn tổng quát nhất.

Hãy coi triết lý Agile như là một củ hành (Agile Onion) với nhiều lớp lang. Đi từ ngoài vào là các quy trình, công cụ, đến cách thực hành, rồi nguyên lý, giá trị. Cốt lõi bên trong là tư duy và niềm tin.

Rất nhiều doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang triết lý quản trị Agile, thường kẹt ở mức thực hành các lớp ngoài của củ hành này và cảm thấy khó để đi sâu vào lớp bên trong.

Quá trình thực tập và hình thành Agile mindset là một hành trình và không bao giờ có điểm dừng. Nó đòi hỏi con người phải cởi bỏ những lối suy nghĩ, tư duy và hành động cũ kỹ và không còn phù hợp. Và như thường lệ, mọi thay đổi đều bắt đầu từ con người, chứ không phải từ các quy trình.

Mọi thay đổi đều bắt đầu từ con người, chứ không phải từ các quy trình.

‍

Lược dịch và phân tích từ bài viết Exploring agile (part II) của Marc Bruisten

‍