5 Điểm đau khi họp online mùa remote

Gặp nhau và họp hành qua các công cụ trực tuyến khi cả công ty làm remote, bạn đã quen chưa?

Sau đây là một vài pain point - điểm đau của các cuộc họp online. Hãy lưu ý những điểm đau này vì chúng có thể xảy ra với bất cứ cuộc họp nào của bạn.

1. Lóng ngóng trong việc sử dụng công nghệ

Khi mới tiếp cận với một công cụ họp online, bạn sẽ lóng ngóng khi dùng hoặc dùng sai các tính năng của công cụ đó.

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng hơn 80% người dùng sử dụng ít hơn 20% các tính năng của một nền tảng.

Hãy đảm bảo bạn và đồng nghiệp của mình training cho nhau cách dùng các công cụ họp online một cách chi tiết. Hướng dẫn và giúp đỡ bất cứ ai trong cuộc họp online nếu thấy họ đang lóng ngóng hoặc khó xử khi đứng trước các tính năng của các công cụ họp nhóm.

Ứng dụng tại Magestore:

Hiện chúng tôi đang dùng các công cụ là Google Hangouts, Slack Call Meeting trong nội bộ và với khách hàng. Các công cụ này tương đối dễ dùng. Nhưng công cụ không phải là vấn đề duy nhất. Chúng tôi đã hướng dẫn anh chịem trong công ty cách để sử dụng các tính năng như bật mic/camera/share screen/điều phối như thế nào cho hiệu quả.

Bạn có thể đọc chia sẻ của chúng tôi về một vài tips thực hành họp online hiệu quả trong remote tại đây.

Thậm chí anh CEO còn hướng dẫn mọi người về văn hóa họp khi dùng video call trên forum nội bộ của công ty như này.

2. Sao nhãng trong khi họp online

Ai cũng có thể bị sao nhãng khi trong khi họp hành. Nếu bạn có thì người khác cũng có cảm giác đó.

Không phải ngẫu nhiên mà tại TED talk, các khách mời chỉ có tối đa 18 phút thuyết trình. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra, trung bình một người lớn chỉ có khả năng tập trung trong khoảng từ 18-20 phút. Sau khoảng 20 phút lắng nghe, bất kể ban đầu chúng ta hứng thú ra sao, khả năng tập trung của chúng ta sẽ bị suy giảm dần, cho đến khi chúng ta hầu như chẳng nhồi được gì vào đầu nữa.

Bị sao nhãng trong lúc họp online có thể dẫn tới hiểu nhầm nhau, rồi phải tua lại và làm lại, thậm chí dẫn đến các quyết định tệ hại trong doanh nghiệp.

3. Không dễ điều chỉnh các hành vi không mong muốn trong cuộc họp

Khi có người đang multitask hoặc đầu óc mơ mộng trên mây trên gió hoặc lướt facebook trên điện thoại thì chúng ta cũng chẳng thể biết để nhắc họ quay trở lại với cuộc họp. Vì thế, các hành động này có thể cứ diễn ra.

Không có sự hiện diện trong cùng 1 căn phòng như trước, người điều phối họp hoặc đồng nghiệp ngồi cạnh cũng chẳng thế huých khủy tay, báo hiệu giúp người đang có hành vi sao nhãng này quay trở lại.

4. Điều phối dở tệ

Trong các cuộc họp online, chắc các bạn cũng đã từng gặp các tình huống. Nhiều người không muốn lên tiếng hoặc nói chờm đè lên nhau.

Có thể người tham gia cũng không rõ agenda cuộc họp, không rõ mình đang ở phần nào, diễn biến cuộc họp sẽ đi về đâu.

Vì vậy, các cuộc họp online cần có sự điều phối và chuẩn bị tốt cả từ phía người tổ chức lẫn người tham gia để đạt được mục tiêu của buổi họp.

5. Thiếu các dấu hiệu trực quan.

Trên phòng họp ảo, bạn sẽ chẳng nhìn thấy mọi người và biểu cảm của họ (trừ 1 vài người trên màn hình đang nói). Cũng chẳng biết khi nào họ sẽ phản hồi lại. Thường thường một lúc nào đó, chúng ta sẽ xuất hiện cảm giác lúng túng, không rõ ràng về sự giao tiếp qua lại trong cuộc họp.

Kết quả là các cuộc hội thoại có thể không tự nhiên và hiệu quả.

Thêm nữa, người tham gia có thể dễ dàng trốn tránh nghe và tham gia họp. Vì chẳng ai biết được bạn đang thực sự có mặt trước màn hình máy tính hay không (trừ phi bạn có bật camera).

>> Xem thêm Tips điều phối cuộc họp hiệu quả tại đây.

>> Bạn có thể học nhanh một khóa học trên LinkedIn về Leading Virtual Meetings

‍