6 ý tưởng giúp bạn giữ kết nối với đồng đội khi working remote

Bạn có thường xuyên làm việc cách xa những người đồng đội của mình?

Hay vì chính đại dịch Cô Vy lần này mà bạn mới có trải nghiệm remote lần đầu tiên?

Dù là lần đầu hay đã quen thuộc thì hãy luôn nhắc nhở bản thân rằng một trong những thách thức lớn nhất của working remote (làm việc từ xa) là mất đi sự kết nối với đồng nghiệp và công ty.

Bạn đã sẵn sàng để làm việc từ xa mà vẫn giữ được sự kết nối bền chặt với đồng đội?

Hãy tham khảo một vài các ý tưởng dưới đây, để working remote bớt đi phần nào sự xa mặt cách lòng.

1. Sử dụng các công cụ chat giao tiếp và các kênh chat một cách linh động.

Quên email đi, thời buổi này có gì gấp thì cứ chat cho nhanh lẹ, chứ thưa gửi qua mail mệt lắm.

Làm việc xa nhau, ngoài các kênh làm việc teamwork, chúng ta còn có thể lập thêm các kênh để chat về các chủ đề ngoài công việc như #hội_đổi_đồ, #snack_bar, #kudos, #reading_circle, hay #Enjoy_coffee. Bất cứ chủ đề nào mà chúng ta thường nói chuyện với những người đồng nghiệp thân thiết khi còn làm ở trên văn phòng, hãy có phương án thay thế bằng các kênh online để đỡ bị cảm giác trống vắng.

Ứng dụng tại Magestore:
Hiện ở công ty mình, mọi người đang dùng công cụ giao tiếp nội bộ là slack, với các kênh chat của cả công ty, của riêng từng team, của từng dự án. Bên cạnh công việc, thì 1 vài hội nhóm mà các anh chị em tự lập nên, cũng sẽ hữu ích để kết nối với nhau khi ở xa nhau.

2. Video call cho các cuộc họp hoặc trao đổi hàng tuần, hàng ngày

Công ty nào áp dụng văn hóa Agile thì sẽ rất trân trọng face-to-face interaction, nói chuyện trực tiếp hơn là nhắn tin qua lại khi đang ngồi cùng nhau tại văn phòng.

Nhưng mà khi làm remote, không chạm mặt trực tiếp được. Vậy thì chạm mặt qua màn hình vậy. Đặt lịch hẹn hoặc nhắc nhở cho các cuộc họp Planning, Retro, Review kế hoạch của team, của dự án. Tận dụng từ các công cụ chuyên dụng cho conference call như Zoom, Gotomeeting hay những công cụ thông dụng nhất với bạn: Facetime, Google Hangouts, Skype, Facebook Call, Slack call…

Thậm chí bạn có thể livestream trên group facebook hoặc livestream trên youtube để chế độ private. Thời buổi công nghệ đúng là có muôn vàn cách. Hãy thử 1 cái và quyết định cái nào phù hợp với team của bạn.

Ứng dụng tại Magestore

• Họp Monday Motivation hàng tuần qua video

Sáng thứ 2 hàng tuần công ty mình đều có 30’ tập hợp mọi người lại và cùng chia sẻ những kết quả tuần vừa qua. Giờ không làm tại văn phòng được đông đủ với nhau thì chúng mình bật thêm cả online call. Đầu cầu công ty, anh em nào có mặt thì vẫn tập trung với nhau như thường, và bật thêm video call trong kênh chat chung. Như vậy, ai ở chế độ remote thì cũng sẽ tham gia được. Còn nữa, các cuộc họp toàn thể như này sẽ được document lại, và mở quyền truy cập cho tất cả mọi người để ai cũng nắm được tình hình.

• Họp Daily Meeting hàng ngày, họp team lập kế hoạch đầu tuần và review, retro cuối tuần

Các anh chị em bắt đầu quen với việc gọi cho nhau, còn háo hức chụp ảnh check-in để nâng cao tinh thần cho những người ở xa nữa.

‍

3. Troop Talks - Lập các circle sở thích và hẹn lịch sinh hoạt với nhau

Troop Talks là kiểu dạng như câu lạc bộ hoặc nhóm bạn có cùng sở thích hoặc cùng quan tâm đến 1 chủ đề nào đó. Bạn có thể chọn 1 topic hoặc 1 theme cho từng buổi trao đổi, thảo luận và điều phối để mọi người tham gia có thể chia sẻ những trải nghiệm hoặc cảm xúc của họ.

Một vài chủ đề thú vị mà bạn có thể đưa vào nhóm của mình:

• Book sharing: Cuốn sách nào ảnh hưởng tích cực đến bạn? Cuốn nào làm bạn cảm động rớt nước mắt? Cuốn nào nên đọc trong năm nay?
• Gratitude Share: Share câu chuyện và những người bạn biết ơn, những bài học mà bạn học được trong ngày.
• Productivity Tips: Làm sao để bớt sao nhãng khi làm remote? Làm sao để tăng kết nối với đồng đội khi mỗi đứa mỗi nơi?

Ứng dụng tại Magestore:

Chúng mình mới đang có hội Đọc sách 90 ngày cùng nhau. Sắp tới cả công ty làm remote cả thể nên chắc mấy hội hè như này sẽ là kênh kết nối sâu sắc hơn của những người có cùng sở thích.

4. “At home with me”

Một ý tưởng hay ho mình biết đến đã được thực hiện ở công ty Help Scout, nơi có văn hóa working remote rất mạnh. Lấy ý tưởng từ MTV Cribs, các thành viên tại Help Scout đã thực hiện quay các video ngắn khoe với nhau về các hoạt động họ thường làm ở nhà. Các video home tours này là cách để các thành viên chia sẻ không gian làm việc và một phần cuộc sống của họ.

5. Tạo ra các hành động vui vẻ, thậm chí lố bịch để làm chung với nhau

Ở văn phòng thì thật dễ dàng để chúng ta có những trò vui bên nhau. Nào là tổ chức sinh nhật, hát hò, quây quần ăn uống và chúc tụng lẫn nhau. Nhưng khi mỗi người một nơi, chúng ta phải làm gì để không bị mất đi những cơ hội kết nối như thế?

‍

Một vài ý tưởng để cùng thực hành:

• Chúc mừng sinh nhật từ xa bằng tin nhắn hoặc một cuộc gọi nhóm qua Slack
• Hẹn đến giờ break, livestream bật một bài nhạc sôi động để tất cả cùng vào nhảy và tập thể dục với nhau

6. Cập nhật plan cá nhân và kết quả làm việc cuối ngày trong cùng 1 kênh chat

Tiến độ các task làm việc trong team và công ty cần được các thành viên cập nhật với nhau thường xuyên.

Việc có sự cập nhật và minh bạch về công việc cũng như kết quả của bản thân và của team giúp cho chúng ta biết được cả công ty vẫn đang chuyển động để hướng tới mục tiêu chung của tháng, và quý.

Ứng dụng tại Magestore:

Trên Slack, tụi mình đang có 1 em bot tên là Daily Report. Đầu ngày em ấy sẽ hỏi: Hôm nay bạn định làm gì? Đến cuối ngày, em ấy lại nổi lên và hỏi: Hôm nay, bạn đã đạt được kết quả gì?

Tất cả các cập nhật về kế hoạch ngày và kết quả làm việc của cả công ty sẽ được đổ về 1 kênh, ai muốn join kênh này để nắm bắt tình hình đều được.

Chúng mình vẫn đang học hỏi và thực hành chế độ working remote rộng rãi trong toàn công ty. Sẽ tiếp tục chia sẻ với các bạn trong thời gian tới. Hãy share bài viết nếu bạn thấy các tip này hữu ích để chúng mình có động lực chia sẻ thêm về chủ đề này nhé!

Nguồn tham khảo

Remote workers feel connected

Remote team connectivity

‍