Có gì trong Agile Office?

Agile không xa lạ gì với dân làm phần mềm, các công ty công nghệ. Gần đây, Agile bắt đầu được áp dụng nhiều hơn ở các lĩnh vực khác nhau, trong HR, Marketing, Sales, Recruitment, Learning... Vậy còn nơi diễn ra tất cả những hoạt động đó - không gian làm việc của chúng ta - Agile Office sẽ có đặc điểm như thế nào? 

Mình không có kiến thức của một dân kiến trúc thiết kế, chỉ biết đây là 1 term được nhiều văn phòng trên thế giới áp dụng. Nhìn lại, Agile Office khá giống nhiều mô hình văn phòng hiện đại mà các công ty start up giàu giàu hay decor, rất rộng, open space, nhiều không gian làm việc cho các mục tiêu khác nhau. Bản thân công ty mình hiện nay cũng đang follow theo cách thiết kế này, và cũng đang áp dụng Agile. Sau 1 thời gian, mình đã hiểu hơn tất cả các không gian mà 1 văn phòng Agile cần có.

Agile Office là gì? 

Về concept, Agile Office là văn phòng được thiết kế theo nguyên tắc: những task/công việc khác nhau cần những môi trường khác nhau để thực hiện. Không gian Agile là không gian cho phép chúng ta lựa chọn nơi phù hợp nhất để chúng ta làm được 1 việc cụ thể hiệu quả. Người ta còn gọi phong cách này là "activity based working" Cũng như triết lý Agile hướng về việc tạo ra giá trị, thì văn phòng Agile hướng về việc trợ giúp cho các task được hoàn thành một cách tốt nhất, hơn là việc sắp xếp văn phòng theo position.

Không gian Agile là không gian cho phép chúng ta lựa chọn nơi phù hợp nhất để làm việc được hiệu quả.

Agile Office có gì? 

Trong văn hoá Agile, chúng ta đề cao tính tương tác (interaction) và sự giao tiếp (communication) Điều đó có nghĩa, ngoài việc ngồi tại chỗ để làm việc, chúng ta cần rất nhiều không gian để tương tác và giao tiếp. Điển hình như không gian Daily Meeting, các buổi họp Review/Retro, các buổi Grooming, Planning. Thêm vào đó, Agile cổ vũ tính cross function trong team và giữa các team, đặc biệt tính chất collaborative. Vậy nên các nhóm sẽ cần nhiều không gian làm việc và brainstorming. Vậy trên những đặc điểm đó, 1 văn phòng Agile cần có các không gian gì? Agile Office càn có 5 không gian sau:

Agile Office = Touch Down + Quiet Zone + Break Out + Team Office Area (Open) + Meeting Room

Giải thích chi tiết về sự khác biệt & lí do tại sao cần 5 không gian này trong 1 Agile Office:
‍

1. Touch Down

Là không gian cho phép nhân viên thực hiện rất nhanh một nhiệm vụ riêng như phone, check email, hoàn thành nốt presentation...để chuẩn bị chuyển sang 1 mood làm việc khác. Đây là vị trí lí tưởng để Sales sau khi gọi xong, ngồi lại 1 chút soạn email follow up; hoặc chuẩn bị thêm 1 chút trước khi demo cho khách hàng.

‍

2. Quiet Zone

Là không gian riêng tư và yên tĩnh mà bạn có thể vào đó làm việc trong 1 khoảng thời gian khi có deadline, hoặc khi cần sự tĩnh lặng trong văn phòng mở hay hối hả và ồn ã.

3. Break Out

Khu này có thể thực hiện 2 functions, 1 là nơi nghỉ ngơi thư giãn, đúng kiểu breakout trong khoảng 15 phút. Nhưng thường xuyên hơn, các team hoặc các cross team sẽ có xu hướng ra khu vực này để làm việc, trao đổi những nội dung kiểu informal, collaborative hơn. Đây cũng là khu vực thực hiện giảm tải khi các phòng họp traditional đã bị book hết chẳng hạn.

4. Team Office Area

Khu vực làm việc trong Open Space của các team. Thông thường các team Agile sẽ cần có không gian làm việc thoáng, không quá chật chội, có cả chỗ để đứng Daily Meeting gần bàn làm việc của mình.

5. Meeting Rooms

Ngoài function là meeting room, những căn phòng này tuỳ kích thước to nhỏ có thể được xài cho các mục đích khác, phòng to ngoài họp thì có thể là training/đào tạo nội bộ. Còn phòng nhỏ có thể trơ thành những căn phòng làm việc quite zone lúc còn trống.

‍
Sau khi đọc xong bài viết này, các bạn hãy cùng chia sẻ văn phòng của mình hiện giờ có đang có những không gian như trên không nhé. Có không gian nào bạn cảm thấy xa lạ, ít sử dụng, hoặc có nhu cầu sử dụng một không gian kiểu khác mà chưa được đề cập ở đây.

Trích nguồn từ Spectrumworkplace. Các bạn Spectrum là Agency chuyên thực hiện việc optimize không gian làm việc văn phòngvà cũng có nhiều hình ảnh sáng tạo cho Agile Office.