Business analyst cần học gì? - Tổ chức họp brainstorm

Brainstorm là một kỹ thuật được sử dụng khá là thường xuyên tại Magestore. Bài viết này sẽ mô tả chi tiết cách vận dụng technique này trong công việc.

1. Khi nào thì dùng kỹ thuật này?

• Khi bạn đang có một vấn đề cần giải quyết và mong muốn nhận được nhiều ý tưởng sáng tạo.
• Khi bạn mong muốn tìm kiếm giải pháp được xây dựng và đồng thuận từ các thành viên trong team.

2. Tổ chức brainstorm như thế nào?

Dưới đây là hình ảnh mô tả toàn bộ quá trình brainstorm mình trích dẫn từ BABOK III.

2.1 Preparation (Chuẩn bị trước buổi brainstorm)

• Xác định mục tiêu brainstorm
• Phân chia người điều phối và người take note
• Xác định những người tham gia buổi brainstorm, thời gian và địa điểm
• Tiến hành mời các bên tham gia và phải đảm bảo những người được invite nắm rõ mục tiêu, thời gian và địa điểm.
• Chuẩn bị Agenda
• Tìm hiểu trước một số ideas để kích thích sự sáng tạo phòng trường hợp những người tham gia chưa có ý tưởng.

Chú ý: Không phải lúc nào brainstorm cũng phải là một buổi họp hoành tráng mà đôi khi trong một cuộc thảo luận nào đó đang bế tắc và cần tìm ra giải pháp thì mọi người có thể linh hoạt sử dụng ngay technique này. Trong trường hợp này thì cứ thế mà sử dụng những bước dưới đây mà không cần chuẩn bị rườm rà bên trên.

2.2 Session (Trong buổi Brainstorm)

1. Người điều phối sẽ mở đầu bằng cách tạo môi trường khuyến khích việc bày tỏ ý kiến của các thành viên, giúp mọi người thoải mái và hiểu rằng không có bất kì hạn chế hay chỉ trích cá nhân ở đây.
2. Người điều phối sẽ đưa ra vấn đề đang gặp phải và giải thích thêm nếu có câu hỏi.
3. Người điều phối đặt câu hỏi cho nhóm brainstorm.
4. Tất cả mọi người viết vào sticky note (Mỗi idea là một tờ). Thông thường là 3-5 phút.
5. Tất cả cùng dán idea lên bảng.
6. Các thành viên giải thích ideas của mình.
   [Tips]: Những người khác có cùng idea có thể tự nhóm sticky note của mình cùng với sticky note của người vừa trình bày nếu cùng quan điểm nhằm tránh mất thời gian của người điều phối khi phải dò từng sticky note để gom nhóm.
7. Người take note sẽ ghi lại các nội dung trên sticky note.
   [Notice]: Ghi lại đúng từ ngữ mà người contribute ideas đã dùng để tránh làm sai lệch ý nghĩa.
8. Nếu lượng Ideas nhiều, nên có 5’ break.
9. Nếu số lượng Ideas nhiều, tất cả sẽ cùng vote chọn ra top ideas. Trong trường hợp số lượng ideas ít và nhóm có mong muốn áp dụng thì có thể bỏ qua vote chọn mà triển khai tất cả.
10. Cùng thảo luận để phân tích sâu idea từ nhiều khía cạnh.

Chú ý: Trong một vài trường hợp idea đưa ra có phạm vi lớn thì sẽ cần cân nhắc việc chọn ra Owner cho mỗi idea.

11. Người điều phối chốt lại buổi brainstorm và thông báo next actions(Nếu có).

Brainstorm Template

Tải brainstorm template tại đây

Nếu bạn là một IT Business Analyst, ưa thích làm sản phẩm quốc tế trong lĩnh vực bán lẻ - thương mại điện tử! Tham gia Tuyển dụng Business Analyst, môi trường làm việc từ xa, địa điểm tự do, quản lý linh hoạt theo Agile.