Bảng phân quyền - giúp team tự quản với quyền hạn rõ ràng

Trước tiên, hãy cùng liên tưởng một chút đến một bộ máy vô cùng thông minh: Đó chính là cơ thể của chúng ta. Cơ thể người là một hệ thống vô cùng phức tạp, quá nhiều bộ phận, quá nhiều chức năng cần phải thực hiện cùng một thời điểm nhưng khả năng hoạt động và thích ứng lại rất cao. Lý do là vì quyền kiểm soát không bị tập trung vào một cá thể nào cả.

Không có tế bào nào vận hành được toàn bộ hệ miễn dịch, không có tế bào tạo nhịp nào điều khiển được hết nhịp tim và cũng không có tế bào thần kinh nào tạo ra được toàn bộ ý thức. Đó là một ưu điểm lớn! Nếu hệ miễn dịch của bạn chỉ có một trung tâm điều khiển thì lũ virus sẽ dễ dàng đánh bại nó. Nếu nhịp tim của bạn chỉ do vài tế bảo chi phối thì bạn sẽ chết trước khi kịp đọc hết bài viết này. Điều này cũng đúng với tất cả các tổ chức khác. Việc phân quyền càng hiệu quả cao thì hiệu suất và chất lượng công việc của tổ chức đó càng cao.

Phân quyền là gì? Tại sao cần phân quyền?

Hiểu đơn giản thì phân quyền là việc chúng ta phân chia một phần quyền lực quyết định cho nhân viên cấp dưới, như vậy nhân viên sẽ có toàn quyền quyết định những trường hợp nằm trong quyền hạn của mình.

Vậy tại sao bạn phải chia nhỏ quyền lực của mình ra cho nhân viên? Tại sao không tập trung quyền hành trong tay để giữ vị trí độc tôn, tối cao?

Đơn giản là vì khi có càng nhiều quyền hạn tập trung vào một cá nhân nào đó thì người đó sẽ phải xử lý càng nhiều và trách nhiệm càng lớn. Quan trọng hơn đó là khả năng ứng phó với các vấn đề phát sinh sẽ rất yếu. Khi quyền lực tập trung hoàn toàn vào cá nhân nào đó thì họ sẽ không thể phân thân ra xử lý nhanh được các vấn đề khó khăn phát sinh trong công việc được. Hơn nữa khi người đó vắng mặt thì các công việc liên quan có thể sẽ bị dừng lại hoàn toàn.

Vai trò, quyền hạn chưa rõ, làm nhức nhối team tự quản?

Khái niệm “quyền hạn” cho một tập thể hay cho từng cá nhân gần như không tồn tại hoặc rất là mơ hồ và không rõ ràng. Các quyền hạn của team hay của các cá nhân thì chỉ là tự hiểu ngầm với nhau chứ không có một định nghĩa rõ ràng nào cả. Điều này làm cho việc xử lý các vấn đề phát sinh khi làm việc hay những vấn đề xảy ra khi hoàn thành công việc trở nên rất khó khăn và mất thời gian.

Câu hỏi được đặt ra nhiều nhất là “Ai là người chịu trách nhiệm phần đó?”. Theo tinh thần Agile, (một tư duy tổ chức công việc linh hoạt được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực phần mềm), công việc là của nhóm, kết quả là của nhóm và vấn đề cũng là của nhóm, nhưng nếu cứ quy hết về một nhóm thì dễ xuất hiện việc lúng túng trong xử lý hoặc việc ỷ lại vào người khác bởi vì đó là việc của “nhóm”.

Khi quyền hạn được ngầm trao cho một người nào đó và khi người đó không có mặt thì công việc đó sẽ bị đóng băng và kéo theo mọi việc liên quan khác sẽ bị ảnh hưởng. Vì người có quyền quyết định, người có thể làm điều đó không có mặt trong khi các thành viên khác không thể hoặc không có đủ khả năng đưa ra quyết định để xử lý. Việc này thì sẽ không thể thấy được nếu các thành viên đều có mặt đầy đủ và mọi thứ suôn sẻ, nhưng khi người đó có việc đột xuất và không thể có mặt thì vấn đề sẽ xảy ra ngay lập tức. Quan trọng hơn hết là không phải vấn đề nào cũng có thể xử lý tạm thời ngay được và khi không nhìn ra được những vấn đề tiềm ẩn thì khả năng ứng phó thay đổi sẽ rất kém.

Để xử lý các vấn đề kể trên thì cần có việc phân quyền rõ ràng và chi tiết. Một trong các giải pháp đang được áp dụng nhiều nhất đó là dùng Delegation Board (Bảng trao quyền)

Bảng phân quyền (Delegation Board) là gì?

Bảng phân quyền là bảng vật lý hoặc một trang tính với 2 chiều, trong đó 1 chiều sẽ thể hiện việc hoặc lĩnh vực cần phân quyền, chiều còn lại bao gồm 7 cấp độ phân quyền. Mỗi ô gồm tên các thành viên để thể hiện quyền hạn của họ với công việc tương ứng.

Bảng phân quyền bao gồm 7 cấp độ bao gồm:

1. Tell (Thông báo) - I will tell them: Ở cấp độ này, người lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định và họ sẽ giải thích động cơ với nhân viên. Lãnh đạo không cần phải thảo luận với nhân viên.
2. Sell (Thuyết phục) - I will try and sell it to them: Lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định và nỗ lực thuyết phục nhân viên rằng họ đúng. Khi đó thì nhân viên sẽ cảm thấy họ được tham gia vào việc đưa quyết định.
3. Consult (Trao đổi) - I will consult and then decide: Trước tiên, lãnh đạo sẽ hỏi thông tin đầu vào từ nhân viên để cân nhắc chúng trước khi ra một quyết định dựa trên các thông tin có được.
4. Agree (Thống nhất) - We will agree together: Lãnh đạo tham gia thảo luận với tất cả mọi người và cuối cùng cả nhóm đồng thuận về quyết định cuối cùng.
5. Advise (Tư vấn) - I will advise but they decide: Lãnh đạo sẽ nêu ra quan điểm cá nhân và hy vọng nhân viên sẽ lắng nghe những quan điểm khôn ngoan đó, nhưng quyết định cuối cùng là ở họ.
6. Inquire (Hỏi han) - I will enquire after they decide: Trước hết, hãy để nhân viên tự quyết định. Sau cùng, lãnh đạo đề nghị nhân viên thuyết phục họ rằng quyết định được đưa ra là hợp lý và sáng suốt.
7. Delegate (Trao quyền) I will fully delegate: Lãnh đạo trao quyền quyết định cho nhân viên. Nhân viên chỉ cần nói lại cho lãnh đạo quyết định của mình nếu được yêu cầu.

Sử dụng bảng phân quyền và lợi ích của nó.

Giúp tăng hiệu quả trong việc làm việc giữa các thành viên trong team

Khi mọi người đều hiểu rõ được quyền hạn của mình và các thành viên khác thì việc giao tiếp cũng như phối hợp với nhau sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Khi có vấn đề phát sinh thì có thể chiếu theo bảng phân quyền đề cùng nhau đưa ra phương án giải quyết.

Giúp team dễ dàng hiệu chỉnh mức độ độc lập tự chủ trong công việc

Theo dõi bảng phân quyền sẽ giúp đánh giá được mức độ hoạt động độc lập của team và các thành viên trong team, đồng thời sẽ thuận lợi cho việc điều chỉnh mức độ độc lập nhằm tăng hiệu suất của team. Khi muốn tăng mức độ hoạt động của team và các thành viên thì sẽ đưa mức phân quyền về gần mức 7. Còn nếu muốn tăng sự tương tác giữa các thành viên trong team thì sẽ đưa nó về mức 4.

Giúp dễ nhìn ra được các nút thắt trong hoạt động của team.

Khi có một công việc nào đó mà có một thành viên có mức phân quyền rất cao (mức 6 hoặc 7) trong khi các thành viên còn lại thì ở mức thấp (dưới 4) thì sẽ có thể xảy ra trường hợp người có level cao vắng mặt khiến cho việc của team bị đình trệ. Để giải quyết được vấn đề này khi thấy nó thì cần phải đẩy level của những thành viên khác lên cao hơn để họ không bị lệ thuộc vào một người.

Các thành viên có thể định hướng sự phát triển của mình một cách rõ ràng hơn.

Vì trình độ của thành viên hay nhóm càng cao thì cấp độ phân quyền sẽ càng cao do có khả năng quyết định độc lập cho có công việc. Vì thế khi muốn phát triển các kỹ năng nào đó thì có thể vẽ định hướng rõ ràng hơn dựa vào bảng phân quyền.

Ví dụ khi A đang được phân quyền cho công việc “Tạo môi trường lập trình cho team” ở mức 2 nghĩa là A vẫn chưa có khả năng thực hiện task này. A lại muốn phát triển kĩ năng cho công việc đó, vậy thì A có thể nhìn vào bàng để biết được là mình cần phải phát triển nhiều hơn và khi nào thì mình mới đạt đến khả năng có thể đảm đương trách nhiệm cho công việc đó.

Làm thế nào để xây dựng Delegation Board

Bước 1:

Giải thích về ý nghĩa có Delegation Board, cần phải đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ ý nghĩa và độ quan trọng của bảng phân quyền. Từ đó thì mọi người sẽ có trách nhiệm hơn trong việc xây dựng lên bảng phân quyền.

Bước 2:

Team cùng nhau liệt kê ra các đầu việc cần phải phân quyền. Những đầu việc được liệt kê ra phải đảm bảo được một số yêu cầu sau:

• Là việc nằm trong tầm ảnh hưởng của team và các thành viên có thể can thiệp được. Tránh lan man đưa những việc mà team không thể tác động vào được rồi để nó ở mức độ 1, có thể trên lý thuyết nó vẫn đúng nhưng nó sẽ làm bảng phân quyền bị loãng thông tin. Ví dụ như đưa các việc tăng lương, thưởng vào một team phát triển sản phẩm thì là không cần thiết.
• Việc được liệt kê phải rõ ràng để có thể phân quyền, yêu cầu tất cả các thành viên đều hiểu rõ bản chất của công việc. Tránh để những việc quá chung chung vào bảng phân quyền. Ví dụ như đưa ra giá customize cho khách hàng là việc khá lớn và chung chung vì trong nó có những việc cần những kỹ năng khác nhau như BA, đàm phán, nghiệp vụ, …
• Không nên để những việc quá lớn và chung chung, nhưng cũng không nên bẻ việc quá lẻ tẻ. Những công việc tương đương và có thể gộp được thì nên gộp lại với nhau.

Bước 3:

Sau khi có danh sách công việc cần phân quyền thì sẽ thực hiện tạo bảng phân quyền dựa trên game Delegation Poker. Các bước để chơi làm Delegation Poker:

• Chọn 1 việc bất kì trong list đầu việc và đọc lên cho cả team nghe.
• Xem việc này có đủ lớn để cần 1 Owner (người làm chủ) không? Nếu có thì bầu ra 1 owner và người này sẽ thực hiện ủy quyền cho các thành viên còn lại trong team
• Team tự đánh giá để biết có thành viên nào đặc biệt hay không (mức trao quyền sẽ khác với các thành viên còn lại)? Nếu có thì sẽ cho thực hiện riêng phần trao quyền.
• Team lần lượt đưa ra cấp độ trao quyền cho từng thành viên (đặc biệt trước và tiếp đó là cho những thành viên còn lại trong team).

Tips ở phần phân chia quyền hạn này:

1. Đưa ra cấp độ theo ý kiến cá nhân của mình.
2. Nếu ý kiến không đồng nhất thì để mọi người thảo luận với nhau để tham khảo ý kiến của nhau (ý kiến của người cho cấp độ cao nhất và thấp nhất).
3. Thực hiện chơi bài lại để thống nhất cấp độ theo cơ chế đồng thuận của team nhưng khuyến khích sử dụng cơ chế 100% vì mức độ quan trọng của việc trao quyền
4. Lặp lại với công việc tiếp theo.
5. Sau khi hoàn thành bảng phân quyền thì sẽ in ra và treo ở một vị trí dễ nhìn để team có thể dễ dàng sử dụng khi cần thiết.