Business Analyst cần học gì: Khám phá yêu cầu về báo cáo

Bài viết tóm tắt một số điểm BA cần lưu ý để khám phá yêu cầu liên quan đến report. Một kỹ năng quan trọng Business Analyst cần học.

1. Khám phá ý nghĩa của Report

Để có thể khám phá trọn vẹn ý nghĩa thực sự mà người dùng muốn có ở một report, có thể sử dụng kỹ thuật 5W2H (Who, What, When, Where, Why, How, How much) và 5 whys để khai thác ý nghĩa của báo cáo khách hàng yêu cầu. Trả lời đủ các câu hỏi sau sẽ dần hiểu được bản chất yêu cầu khách hàng là gì.

• Who does this? Những ai sẽ sử dụng báo cáo này?
• What is done at this step? Người dùng sẽ thực hiện các thao tác gì ?
• When does this start and finish? Người dùng sẽ dùng báo cáo khi nào? Có thường xuyên không?
• D

2. Xác định các nhóm thông tin‍

2.1 Thời gian‍

Cần xác định khoảng thời gian lấy dữ liệu cho báo cáo. Có các loại thời gian sau:

• Báo cáo life time (Cộng dồn số liệu từ thời gian sử dụng hệ thống đầu tiên đến hiện tại). Ví dụ báo cáo Best seller products từ lúc lập hệ thống đến nay.
  

• Báo cáo theo time range (Lọc trong một khoảng thời gian. Ex: Từ 01/05/2019 đến 29/02/2020)

2.2 Các giá trị trên báo cáo‍

Khách hàng khi đến với bên cung cấp giải pháp có thể tạm chia là hai kiểu. Một là khách hàng có mong muốn có báo cáo nhưng chưa tưởng tượng sẽ như thế nào. Hai là khách hàng đã có sẵn các thông tin các cột, hình dạng, công thức cho báo cáo. Tuy nhiên, dù khách hàng có thuộc kiểu nào thì có một điều luôn phải tìm hiểu đó là các quy trình ẩn đằng sau báo cáo. Luôn phải chú ý rằng, báo cáo là tổng hợp dữ liệu, kết quả của các nghiệp vụ đã được hoàn tất trước đó.

• Đối với khách hàng chưa mường tượng được cụ thể hình thù báo cáo thì dựa vào những câu hỏi ban đầu về ý nghĩa của báo cáo, BA có thể xác định được báo cáo đó sẽ liên quan đến nghiệp vụ nào. Câu hỏi đơn giản nhất ở đây là nếu ở ngoài thực tế thì họ sẽ làm như thế nào để tổng hợp được báo cáo đó. Từ đó thì  Business Analyst sẽ cân nhắc những thông tin nào nên đưa vào báo cáo, thông tin nào bỏ qua.
• Đối với khách hàng mang đến một báo cáo mẫu thì  Business Analyst có thể dựa vào từng thông tin trong báo cáo để khám phá yêu cầu. Câu hỏi quan trọng nhất ở đây là cần xác định được các dữ liệu lấy để làm báo cáo sẽ dựa vào trạng thái nào của nghiệp vụ. Ví dụ khách có báo cáo bán hàng và có các số liệu như: Số lượng, Giá. Vậy thì câu hỏi đặt ra ở đây là số lượng là số lượng hàng tại ở trạng thái nào? Đã ship hay đã thanh toán. Giá ở đây là giá bán cho khách hàng, có bao gồm chiết khấu, thuế hay là giá gốc. Khi khách hàng mang đến một báo cáo trông có vẻ đơn giản, nhìn qua là một vài cột cũng quen thuộc. Tuy nhiên, ẩn đằng sau báo cáo là cả 1 quy trình. Nếu không xác định rõ được các thông tin trên báo cáo thì sẽ rất rủi ro cho dự án. Nhiều trường hợp do chưa làm rõ các yếu tố trong báo cáo làm cho dự án bị phình to vì phải làm rất nhiều tính năng để hỗ trợ cho các nghiệp vụ trước đó.

3. Các tính năng bổ trợ‍

Sau khi đã nắm được các thông tin của báo cáo, Business Analyst cần hỏi thêm khách hàng về tính năng bổ trợ như Xuất file excel, csv, biểu đồ để làm rõ phạm vi nhằm tránh làm thừa hoặc thiếu yêu cầu.

3 Ví dụ xây dựng báo cáo

Để hình dung rõ hơn về quá trình khám phá và xây dựng báo cáo, bạn có thể tham khảo bài viết: Xây dựng Dashboard dự báo bán hàng và quản lý kinh doanh tại đây.

4. Kết luận

Đứng trước các yêu cầu về báo cáo, một Business Analyst cần hết sức thận trọng trong việc khám phá ý nghĩa, nghiệp vụ ẩn đằng sau báo cáo đó.

Nếu bạn là một IT Business Analyst, ưa thích làm sản phẩm quốc tế trong lĩnh vực bán lẻ - thương mại điện tử! Tham gia Tuyển dụng Business Analyst, môi trường làm việc từ xa, địa điểm tự do, quản lý linh hoạt theo Agile.