Business Analyst là gì

Business Analyst (BA) là gì

Business Analyst (BA) là người phân tích một tổ chức hoặc lĩnh vực kinh doanh. Cụ thể là họ mô tả lại hoạt động kinh doanh, quy trình hoặc hệ thống. Từ đó họ đánh giá mô hình, hướng dẫn doanh nghiệp cải tiến và thực hiện tích hợp với giải pháp công nghệ.‍

Business Analyst (BA) là gì? Hầu hết mọi người sẽ nghĩ ngay đến công việc của những người làm trong các công ty hoặc phòng ban công nghệ thông tin. Thực tế thì hoạt động phân tích kinh doanh lại nằm ẩn sâu trong rất nhiều công việc, lĩnh vực và ở nhiều cấp độ khác nhau. IT Business Analyst chỉ là một góc rất nhỏ trong muôn vàn những công việc áp dụng các kiến thức phân tích nghiệp vụ.‍

Vai trò Business Analyst là gì

Vai trò của một Business Analyst cũng có thể được định nghĩa là cầu nối giữa các vấn đề kinh doanh với giải pháp công nghệ. Các Business Analyst được yêu cầu phân tích, chuyển đổi và cuối cùng giải quyết các vấn đề kinh doanh với sự trợ giúp của công nghệ.

Ví dụ:

• Trong một cơ quan hành chính, người dân phải đi qua nhiều cửa khác nhau để xin phép và đóng dấu gây bất tiện và nhầm lẫn. Hoạt động Business Analyst sau khi tiến hành đánh giá lại quy trình sẽ đưa ra cách tổ chức bố trí dưới dạng hành chính một cửa giúp sự thuận tiện hơn cho người dân.
• Sau đó Business Analyst phối với với bên công nghệ đưa ra hệ thống hành chính điện tử cho phép người dân có thể làm dịch vụ như xin cấp giấy tờ qua mạng Internet. Nhờ đó giảm tải số lượng người phải đến các đơn vị hành chính.

Nhiệm vụ của Business Analyst là gì

Thực ra rất khó giải thích cụ thể và rành mạch các nhiệm vụ của Business Analyst là gì? Và cũng khó có thể giới hạn chức năng và nhiệm vụ. Trong thực tế của doanh nghiệp, một Business Analyst cần sẵn sàng làm nhiều nhiệm vụ khác nhau để đạt được mục đích và hiệu quả trong vai trò của mình. Dựa trên quan điểm cá nhân, tổng hợp lại thì một  Business Analyst ít hoặc nhiều sẽ phải trải qua các nhiệm vụ sau:

• Analyse business needs - Phân tích yêu cầu doanh nghiệp.
• Define a business case - Xác định các business case
• Elicit information from stakeholders - Khai thác thông tin từ các stakeholders
• Model requirements - Mô hình hóa các yêu cầu business.
• Validate solutions - Thẩm định giải pháp.
• Project management - Quản trị dự án
• Project development - Phát triển dự án
• Quality testing - Kiểm định chất lượng.
• User Guide - Hướng dẫn, tư vấn sử dụng

Như vậy, nhiệm vụ của một  Business Analyst trong các thời điểm khác nhau có thể rút gọn, thêm bớt. Điều này tùy thuộc vào mục đích của mỗi dự án và chiến lược riêng của mỗi doanh nghiệp.

Phạm vi tác động của Business Analyst

Có 4 mức phạm vi

• Phạm vi Enterprise: doanh nghiệp
• Phạm vi Organization: tổ chức
• Phạm vi Operation: vận hành
• Phạm vi Project: dự án

Phạm vi Enterprise

Phạm vi doanh nghiệp là phạm vi phân tích mức cao nhất của tổ chức. Phạm vi này sẽ bao gồm các quyết định chiến lược mang tính định hướng có ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp, đặc biệt là chính sách của doanh nghiệp. Đây là phạm vi có tầm nhìn bao quát nhất. Để dễ hiểu hơn thì có thể lấy ví dụ một công ty có công ty con thì công ty cha sẽ là cấp độ doanh nghiệp, nơi đề ra định hướng tầm nhìn, chiến lược, chính sách.

Tại phạm vi này, các giải pháp sau khi phân tích sẽ giúp người đứng đầu doanh nghiệp trả lời được câu hỏi “Đâu là hướng đi đúng đắn tiếp theo?”

Ví dụ: Sau khi phân tích, nhà phân tích đưa ra lời khuyên cần phải mở rộng lĩnh vực hiện tại (Theo cách Apple chuyển từ chỉ bán máy tính sang bán máy nghe nhạc MP3, máy tính bảng) hoặc giúp chủ doanh nghiệp tìm ra hướng đi mới, ví dụ như mua hoặc bán một công ty khác (Google mua lại Youtube chẳng hạn).

Như vậy thì bản thân những người làm vị trí quản lý cũng chính là Business Analyst trong tổ chức của họ. Họ sẽ phải phân tích tình hình của chính doanh nghiệp của mình để đưa ra chiến lược,mục tiêu, phương hướng (Đó có thể là các mục tiêu OKR quý, OKR năm). Ngoài ra thì những người đứng đầu cũng có thể thuê các chuyên gia phân tích kinh doanh để tư vấn giải pháp cho mình. Khi đóng vai trò phân tích kinh doanh ở cấp độ này, Business Analyst hầu hết làm việc với các nhà lãnh đạo cấp cao của tổ chức như CEO, CIO, CFO, COO.

Chính vì Business Analyst ở cấp độ này làm việc với hầu hết là nhà quản lý nên thách thức đầu tiên phải kể đến là giới hạn thời gian để tiếp xúc với những người bận trăm công nghìn việc. Đối với những tổ chức lớn, thậm chí họ sẽ phải đi lại giữa nhiều nơi khi mà mỗi lãnh đạo làm việc tại một văn phòng khác nhau và việc tập hợp họ lại sẽ gặp nhiều khó khăn.

Business Analyst tại level này cần phải có kế hoạch, mục tiêu rõ ràng trong các cuộc họp khi trình bày các ý tưởng, quan điểm của mình. Kỹ năng trình bày lưu loát và sự tự tin là vô cùng quan trọng. Ngoài ra thì Business Analyst cũng nên nắm được phong cách giao tiếp của từng bên liên quan để có thể linh hoạt trong trao đổi, ứng xử.

Để có thể đưa ra giải pháp ở cấp độ này thì Business Analyst cần phải thu thập, phân tích nhiều thông tin, thậm chí là các thông tin nhạy cảm, không được công khai.

Phạm vi Organization

Phạm vi Organization hướng đến tối ưu hoạt động và quy trình trong từng tổ chức (phòng ban). Các mục tiêu, chiến lược từng phòng ban được xây dựng dựa trên tính chất, quy mô của các phòng ban đó. Nếu ở phạm vi Enterprise tập trung vào chiến lược tổng thể thì ở phạm vi này Business Analyst quan tâm đến mục tiêu, lĩnh vực của từng phòng ban.

Công ty có phòng ban quản lý một khâu riêng: bán hàng, sản xuất, tiếp thị, chăm sóc khách hàng v.v. Mỗi phòng ban sẽ đề ra quy trình, mục tiêu khác nhau cho chính phòng ban đó và tất nhiên phải hướng đến mục tiêu trong phạm vi doanh nghiệp. Lúc này Business Analyst phải có kiến thức về lĩnh vực cụ thể mà mình tham gia.

Ví dụ: Một công ty có chiến lược mở rộng thị trường bằng cách tăng doanh số bán ra. Công ty có 3 phòng bán hàng: một bên bán máy tính, một bên bán phụ kiện (Chuột, bàn phím), bên thứ ba chịu trách nhiệm bán các sản phẩm phần mềm. Trong phạm vi này, Business Analyst sẽ làm việc với từng phòng bán hàng để phát triển chiến lược cụ thể cho từng phòng ban. Tuy nhiên,các chiến lược đó phải hướng đến bức tranh toàn cảnh và mục tiêu của doanh nghiệp là bán được nhiều máy tính hơn.

Thách thức lớn nhất một Business Analyst trong phạm vi này là phải đối mặt người leader của mỗi nhóm có thể sẽ chưa thực sự quan tâm đến sự kết hợp (Integration) giữa các nhóm với nhau. Các leaders làm chủ và kiểm soát nhóm của mình cũng như chịu trách nhiệm cho sự thất bại và thành công trong lĩnh vực mình nắm quyền. Business Analyst có thể chỉ ra sự thiếu gắn kết và trùng lặp giữa các phòng ban nhưng mỗi phòng ban có khả năng sẽ không coi đó là vấn đề, đặc biệt là khi họ vẫn thấy cách tổ chúc hiện tại vẫn hiệu quả dù đang hoạt động độc lập.

Thách thức lớn thứ hai cho Business Analyst là việc thay đổi và xung đột ở quy trình khi hệ thống của phòng ban này sẽ ảnh hưởng đến phòng ban khác dẫn đến sự xung đột và tăng độ lớn dự án so với tính toán ban đầu. Do đó, là một Business Analyst, bạn sẽ phải chỉ ra được nếu thực hiện giải pháp bạn đưa ra thì sẽ ảnh hưởng đến các bên liên quan khác như thế nào.

Phạm vi Operational

Phân tích kinh doanh ở phạm vi hoạt động gồm nhiều dự án bổ trợ cho mục tiêu tuân theo định hướng ở phạm vi Enterprise và Organization.

Ví dụ: Một công ty phần mềm đề ra mục tiêu đến hết năm 2019 phần mềm quản lý nhân sự của công ty sẽ chiếm 50% thị trường Nhật Bản. Trong phạm vi hoạt động thì từng phòng ban sẽ có các dự án để hướng đến mục tiêu như: tạo ra các chiến dịch quảng cáo tại thị trường Nhật, bộ phận quản lý hệ thống sẽ nâng cấp hệ thống mua hàng sao cho thân thiện với người dùng nhất, bộ phận triển khai áp dụng quy trình mới để giảm 50% thời gian triển khai so với trước đây.

Với các leader phòng ban, họ chịu trách nhiệm giữ cho luồng hoạt động của công ty được mượt mà, tập trung vào các chương trình cụ thể như: chương trình tiếp thị, các chương trình bán hàng, v.v. Trong cuốn Business Analysis for Dummies, các tác giả cho rằng vì các leader thường giành đa số thời gian vào từng dự án mà họ đang quản lý để hướng đến việc “keep business running” khiến cho họ có ít thời gian tìm hiểu những cải tiến mới.

Có hai chiều hướng: Bản thân các leader sẽ dành một quỹ thời gian để làm công việc liên quan đến phân tích kinh doanh nhằm đưa ra giải pháp cho phạm vi hoạt động của mình. Không ai khác, chính họ là những người biết rõ nhất về tình hình hiện tại của công ty. Cách thứ hai là có sự xuất hiện của Business Analyst hỗ trợ và đưa ra lời khuyên.

Thách thức lớn nhất cho Business Analyst ở phạm vi này là nắm bắt nhiều nhất có thể về mục tiêu được đề ra ở cấp cao hơn, từ đó đưa ra giải pháp đảm bảo không đi lệch mục tiêu đó. Thách thức thứ hai là việc tương tác với các bên Business Analyst sẽ trực tiếp tìm hiểu, phân tích.

Ví dụ: nếu Business Analyst tham gia tư vấn cho nhóm làm công việc triển khai, lúc này Business Analyst phải hiểu rõ quy trình hoạt động của team triển khai bằng cách quan sát họ làm công việc hàng ngày như thế nào, điều gì là động lực làm việc của họ.

Phạm vi Project

Phạm vi phân tích này là phạm vi mà hầu hết các Business Analyst hiện nay đang tham gia. Hoạt động phân tích kinh doanh có thể ẩn sau một số vị trí như quản lý dự án (Project manager) trong đó thành viên nhóm phát triển dự án, Business Analyst sẽ trực tiếp làm việc với chuyên gia (SME), người sử dụng trực tiếp giải pháp.

Ví dụ 1: Tại phạm vi Operation, mục tiêu của bộ phận triển khai là giảm 50% thời gian triển khai so với trước đây. Để làm được điều này, kết quả sau phân tích chỉ ra rằng nhiều dự án nhỏ cần được thực hiện như để hướng đến mục tiêu trên bao gồm tăng chất lượng sản phẩm tại khâu phát hành, xây dựng hệ thống hướng dẫn sử dụng thân thiện với người dùng. Bản thân các cá nhân bắt tay xây dựng giải pháp, thực hiện, triển khai hai dự án trên cũng chính là Business Analyst.

Ví dụ 2: Một công ty có mục tiêu tăng thị phần trong nước lên 50% thông qua chiến lược mở rộng kênh bán hàng từ bán hàng online sang offline. Đối với bên bán hàng, sau khi phân tích, giải pháp là bộ phận bán hàng offline sẽ bao gồm 2 bộ phận nhỏ hơn và có chiến lược riêng.

• Bộ phận 1: Các điểm bán hàng khu vực nội thành 2 thành phố lớn là Hà Nội và Hồ Chí Minh
• Bộ phận 2: Các điểm bán hàng thuộc các tỉnh nằm ngoài 2 khu vực trên
• Sau khi hoàn tất phân chia bộ phận như trên, tại phạm vi Operation, quy trình làm việc được xác lập (Có những ai tham gia bán hàng, tại mỗi bước sẽ thực hiện các công việc gì, các công việc đó diễn ra như thế nào).
• Tiếp theo, các dự án nhỏ hỗ trợ quy trình bán hàng hoạt động một cách hiệu quả được xác định sẽ bao gồm hai dự án chính: dự án đào tạo nhân viên, dự án triển khai phần mềm bán hàng. Công ty tìm đến một bên cung cấp giải pháp về máy POS. Trong dự án triển khai phần mềm, IT Business Analyst sẽ tiến hành làm rõ quy trình bán hàng, tư vấn giải pháp phần mềm cho quy trình đó.

Business Analyst cần học gì

Tham khảo các kiến thức và kỹ năng Business Analyst cần học tại đây

Kết luận

Hiểu biết về các phạm vi phân tích nghiệp vụ của là những kiến thức cơ bản mà bất kỳ ai chọn cho mình công việc Business Analyst cần nắm được. Công việc phân tích kinh doanh nằm ở rất nhiều vị trí và ngành nghề. Mỗi cá nhân cần xác định được mình nằm ở đâu trong sơ đồ phạm vi đó và căn cứ vào đó để biết được cụ thể từng bước tiếp theo mình cần thực hiện để đạt được mức mình hướng đến.

Nếu bạn là một IT Business Analyst, ưa thích làm sản phẩm quốc tế trong lĩnh vực bán lẻ - thương mại điện tử! Tham gia Tuyển dụng Business Analyst, môi trường làm việc từ xa, địa điểm tự do, quản lý linh hoạt theo Agile.