Chúng ta biết rằng việc xác thực yêu cầu là các bên liên quan (stakeholders) đồng ý và xác nhận yêu cầu của họ khi các yêu cầu này đã được suggest, phân tích và tài liệu hóa. Quá trình này giúp người phân tích nghiệp vụ (BA) hiểu rõ và làm đúng theo yêu cầu của khách hàng.Đây chính là lý do mà BA luôn tìm đến các bên liên quan để xác thực yêu cầu.

Vậy làm thế nào để BA có thể xác thực yêu cầu một cách có hiệu quả. Dưới đây là 3 bí kíp để giúp BA làm được chuyện đó:

1. Đảm bảo các bên liên quan hiểu được tài liệu yêu cầu kỹ thuật (Requirements Specification Document -RSD)

Chắc chắn rồi, một dự án được coi là thành công nếu các bên liên quan hiểu được tài liệu yêu cầu kỹ thuật. Nhưng bạn có chắc rằng họ đã đọc kỹ tài liệu và xác thực. Không hẳn vậy. Trong quá trình làm việc với khách hàng, mình đã gặp trường hợp mình yêu cầu các bên liên quan xác thực yêu cầu. Họ cũng đã xác thực nhưng sau khi hoàn thành dự án, họ lại thắc mắc sao yêu cầu này lại thế này thế kia. Và mình đã đưa cho họ bản xác thực yêu cầu tài liệu kỹ thuật cho họ xem lại. Nguyên nhân là các bên liên quan không đọc kỹ tài liệu mà đã xác thực. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ.

Bí kíp 1: Phải để các bên liên quan đọc yêu cầu và hợp tác với mình. Hãy để họ đọc và nắm được các yêu cầu liên quan trực tiếp đến họ. Điều này sẽ tăng khả năng thành công cho dự án. Bạn hãy thảo luận với họ về yêu cầu, ghi lại những điều họ quan tâm, trả lời câu hỏi của họ, lấy ý kiến và làm cho họ cảm thấy họ có liên quan đến dự án. Điều này giúp bạn đem lại cảm giác tin tưởng cho các bên liên quan và đảm bảo là bạn có được sự xác thực trong hiểu biết.

2. Không nên dành quá nhiều thời gian cho việc xác thực tài liệu yêu cầu kỹ thuật (RSD)

Business Analyst cần học gì? Bí kíp xác thực yêu cầu
Business Analyst cần học gì? Bí kíp xác thực yêu cầu

Nhược điểm của việc xác thực yêu cầu là tốn nhiều thời gian. Hầu hết thời gian ở công ty của một BA là dành thời gian cho việc giải thích yêu cầu cho các bên liên quan để họ có thể hiểu được trước khi xác thực yêu cầu. Điều này dẫn tới delay dự án. Vậy làm thế nào để BA có thể dành thời gian hợp lý hơn cho việc xác thực yêu cầu?

Việc xác thực yêu cầu càng khó khăn hơn khi các bên liên quan thay đổi yêu cầu. Làm thế nào để các bên liên quan đồng ý và xác thực yêu cầu mà yêu cầu đó không phải đến từ họ? Thực tế, các bên liên quan được coi như “process owner” , thật khó để họ chấp nhận thay đổi huống chi là việc xác thực yêu cầu.
Một số yêu cầu dự án có thể thay đổi do 1 số lý do kỹ thuật, quy định hoặc yêu cầu từ các phòng ban khác. Trừ khi lợi ích đó rõ ràng hoặc tác động của việc xác thực yêu cầu cực kỳ nhỏ, nếu không thì đừng hy vọng là các bên liên quan sẽ dễ dàng cho bạn thời gian.

Bí kíp 2: Đảm bảo có đầy đủ các bên liên quan trước khi bắt đầu dự án. Có nhiều bên liên quan tham gia từ lúc bắt đầu,có được sự hợp tác của họ thì việc xác thực yêu cầu của bạn càng phải bắt đầu ngay. Việc xác thực này cũng dễ dàng hơn khi những yêu cầu này đã được phát triển và được tài liệu hoá. Ngoài ra, các buổi đánh giá yêu cầu cũng nên được tổ chức để có thể nhận được sự đồng thuận chung và RSD được xác thực vào thời gian này.

3. Đừng “ngồi không” khi chờ xác thực yêu cầu

“Ngồi không” ở đây ý là các developer sẽ không thể viết code khi chưa có sự xác thực yêu cầu từ các bên liên quan. Một khi quá trình xác thực yêu cầu bị trì hoãn sẽ tạo ra thời gian nhàn rỗi cho các developer hoặc BA. Trong một vài tình huống, các developer sẽ bắt đầu code trước khi yêu cầu được xác thực. Điều này thật nguy hiểm nếu như yêu cầu đó không được các bên liên quan đồng ý xác thực.

Bí kíp 3: Kiên trì giao tiếp với các bên liên quan để dễ dàng cho việc xác thực yêu cầu. Nếu cảm thấy việc xác thực chưa sẵn sàng, bạn nên tự hỏi là dự án này quan trọng như thế nào đối với các bên liên quan. Và nếu tất cả những cách để xác thực đều thất bại thì hãy thông báo việc này đến cấp trên, có thể sử dụng những hành động mang tính chủ đích.

Khi việc xác thực thành công đúng như dự định, chắc chắn sẽ có được lợi ích. Quá trình xác thực được xem như là cơ hội để khám phá, cho phép các bên liên quan đặt câu hỏi và người phân tích nghiệp vụ có thể hiểu được họ đang quan tâm những gì. Lợi ích của việc xác thực yêu cầu đó là các bên liên quan sẽ nhận thức và nhận ra giải pháp luôn đi đôi với hành động.

Nguồn tham khảo: Business Analyst Learnings

Hãy đăng ký nhận tin để là người đầu tiên đọc bài viết mới nhất từ chúng tôi nhé

Posted 
Feb 7, 2020
 in 
Business
 category

Bài viết khác từ

Business

category

View All