Xây dựng Dashboard dự báo doanh số và quản lý kinh doanh B2B

Dashboard dự báo bán hàng và quản lý kinh doanh B2B

Trong Bài toán dự báo bán hàng (Sales Forecast) đã giới thiệu tổng quan về bài toán này. Bài viết này là một ví dụ thực hành đơn giản về giải quyết bài toán dự báo bán hàng B2B. Cụ thể là xây dựng Dashboard dự báo và quản lý kinh doanh dựa trên Google Data Studio và Odoo CRM.

Người dùng Dashboard và mục đích

Bộ phận sản xuất xác định kế hoạch sản xuất đáp ứng doanh số dự kiến để chuẩn bị các cơ sở như thiết bị, vốn, nhân lực, không gian…

Bộ phận kinh doanh bám sát các cam kết về mục tiêu doanh số trong thời gian xác định. Nếu thấy thiếu hụt doanh số sẽ cần có các hành động bổ sung như tạo thêm cơ hội, hoặc điều phối nguồn lực tập trung cho những cơ hội giá trị lớn, tùy thực trạng.

Bộ phận kinh doanh nhìn thấy được sự phân bổ các cơ hội và nguồn lực đang trong tay để tái bố trí các nguồn lực hợp lý và tối ưu

Các câu hỏi cần quan tâm

1. Dự kiến doanh số của tháng, quý?
2. Lượng cơ hội đang có trong kho là bao nhiêu, số lượng hiện tại có gây ra thiếu thốn trong tương lai hoặc thừa quá mức.
3. Các cơ hội đang có là bao nhiêu?
4. Có cơ hội nào đáng chú ý, cần tập trung chăm sóc?
5. Phân bổ cơ hội cho các nhân viên kinh doanh đang như thế nào, có cân bằng không hay thiên lệch gây quá tải cục bộ?
6. Có cơ hội nào đã quá hạn, cần phải có quyết định xử lý?
7. Đã có cơ hội nào lost, lý do là gì?

Thiết kế layout dashboard

1. Layout được thiết kế từ tổng quan đến chi tiết, đi từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
2. Theo nguyên tắc đó, các con số tổng quát như doanh số sự kiến, doanh số đã chốt, số cơ hội đang có được sẽ đưa lên đầu
3. Tiếp đến là số các cơ hội đang có trong tay, phân bổ trạng thái của các cơ hội đó.
4. Sau đó là phân bổ cơ hội theo từng nhân viên kinh doanh đang phụ trách.
5. Sau cùng là danh sách các cơ hội chi tiết sắp xếp theo mức ưu tiên, hoặc mức quá hạn.

Bắt tay xây dựng Dashboard

Chuẩn bị Dữ liệu theo CRM của Odoo

Odoo CRM đã có sẵn công cụ CRM giúp bạn quản lý các cơ hội kinh doanh Opportunity theo Pipeline với các Stage khác nhau minh họa như hình dưới đây. Các stage này phản ánh định nghĩa quy trình kinh doanh của bộ phận bán hàng.

‍

• Việc cần thiết là bạn phải định nghĩa các tham số cho mỗi Stage của mình. Hai tham số quan trọng là Proability của mỗi Stage (Phản ánh tỷ lệ thành công của một Opportinity khi nó vào được Stage đó) và Estumate Duration phản ánh thời gian kỳ vọng tối đa một Opportunity được phép ở trong Stage. Nếu Opportunity ở trong Stage này lâu hơn dự kiến, sẽ cần phải chú ý theo dõi và có hành động xử lý.

• Các con số này được tính toán tùy thuộc vào kinh nghiệm quá khứ và thống kê theo dữ liệu bán hàng trong lịch sử.

• Sau đó, từ hệ thống marketing, các cơ hội được đây vào pipeline trên và phân bổ trách nhiệm cho nhân viên kinh doanh tương ứng. Trong vòng đời của cơ hội, nó cần được cập nhật thường xuyên doanh số kỳ vọng, trạng thái (Stage) mới trong Pipeline.

Xây dựng dashboard

Xác định mô hình tính toán và câu truy vấn

1. Để tính toán doanh thu dự kiến, sẽ lấy doanh thu kỳ vọng (Expected Revenue) x tỷ lệ thành công (Proability)
2. Để lấy doanh số thực tế đến hiện tại, ta sẽ lấy tổng doanh số các Opportunity trong cột Won.
3. Nếu một Opportunity có ngày dự kiến Won vượt quá khoảng thời gian xem báo cáo, nó sẽ không được tính vào trong doanh số dự kiến trong kỳ của Dashboard. Ngày dự kiến Won căn cứ vào ngày hiện tại tại + ngày Estimate Duration. Như vậy càng về cuối chu kỳ của báo cáo, doanh số dự kiến sẽ càng nhỏ lại và bị chuyển sang chu kỳ sau.
   

Dựa vào mô hình toán trên, bạn sẽ viết câu truy vấn SQL trên PostgreSQL mà bạn dùng để quản lý CSDL Odoo của bạn. Hãy tạo thành 1 view để dễ truy vấn và phân quyền.

Tạo các Chart và đưa vào layout của Data Report của Data Studio

• Đầu tiên sử dụng Data Source, kết nối vào PostgreSQL chứa dữ liệu CRM của Odoo.

• Để thống kê số lượng Cơ Hội, và doanh số Dự Kiến, đồng thời xác định các ngưỡng tốt/xấu, hãy sử dụng Chart Gauge - Một component mở rộng do cộng đồng sử dụng Google Datastudio phát triển.

• Để thống kê doanh số hiện tại, hãy sử dụng Chart Score Card, lọc lấy các Opportunity có Stage là Won để lấy doanh số thực.

• Để vẽ phân bổ Opportunity và các Stage của nó trong Pipeline, hãy sử dụng Chart Score Card, mỗi Chart là thống kê số Opportunity với một Stage tương ứng. Các Stage được sắp xếp theo thứ tự của quy trình xử lý.

• Để thống kê phân bổ các Opportunity theo Nhân viên kinh doanh và trạng thái, hãy sử dụng Chart Bar, trong đó Dimension đầy tiên là Employee Name (Tên nhân viên kinh doanh) và Dimension thứ hai là Stage của các Opportunity. Nhìn vào đây có thể biết được sự phần bổ các  Opportunity có cân bằng không.

• Cuối cùng để nhìn thấy danh sách các Opportunity quá hạn hoặc cần ưu tiên, hãy sử dụng Chart Table và sort theo thứ tự ưu tiên lên đầu và số ngày quá hạn lên đầu.

• Bước cuối cùng là sắp xếp tất cả các Chart trên lại trên một layout, theo nguyên tắc đi từ tổng quan đến chi tiết, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Đưa màu sắc hài hòa vào để kể câu chuyện của bạn.

Bạn có xem thử mẫu báo cáo dự báo bán hàng tại đây.

Nếu bạn là một IT Business Analyst, ưa thích làm sản phẩm quốc tế trong lĩnh vực bán lẻ - thương mại điện tử! Tham gia Tuyển dụng Business Analyst, môi trường làm việc từ xa, địa điểm tự do, quản lý linh hoạt theo Agile.