Để biết quản trị tri thức của bản thân & đội nhóm, bạn cần hiểu tri thức là gì (kỳ 1)

Tri thức là gì? Trong thời đại khối lượng thông tin và tri thức trên toàn cầu ngày càng lớn, bạn cần có những hiểu biết cơ bản về tri thức, từ đó mới biết cách quản trị tri thức của bản thân, của đội nhóm và rộng hơn là cho cả một tổ chức.

Chào buổi sáng cả nhà,

Amber đã quay trở lại, với một chủ đề mà chính bản thân trước kia cũng đã tránh né vì kiểu triết học hàn lâm khiến nhăn mặt nhăn não và có nhiều tranh luận mệt mỏi ấy.

Một số người đã từng quan điểm: "Phải giữ tri thức của mình vì nó tạo và duy trì vị thế cho bản thân, giúp chúng ta trở thành tài sản có giá trị với công ty".

Nhưng ngày nay, quan điểm về tri thức dần thay đổi.

Tri thức cần được chia sẻ trong tổ chức và doanh nghiệp để phát triển chính nó.

Chia sẻ tri thức cũng chính là điểm cốt lõi của quản trị tri thức.

• Tri thức dù đã đem vào sử dụng cũng không bị hao mòn.
• Chuyển giao tri thức cho người khác không đồng nghĩa với việc mất đi nó.
• Rất nhiều tri thức có giá trị bị biến mất ngay khỏi tổ chức vào thời điểm cuối ngày (nghe vừa inspiring vừa sợ hãi chưa

Nhưng để có thể hiểu khái niệm quản trị tri thức, trước hết chúng ta cần hiểu khái niệm tri thức.

Khó khăn lớn khi định nghĩa tri thức xuất phát từ mối quan hệ giữa tri thức với thông tin và dữ liệu. Tri thức không phải dữ liệu hoặc thông tin, mặc dù nó liên hệ với cả hai. Do vậy, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm tri thức bằng việc phân biệt tri thức với thông tin và dữ liệu nhé.

1. Dữ liệu (Data)

Dữ liệu là một bộ các đặc điểm khách quan rời rạc về các sự kiện.

Trong doanh nghiệp, dữ liệu có thể là ghi chép về các giao dịch. Ví dụ: một khách hàng tới trạm xăng để bơm xăng vào ô tô. Giao dịch ấy được miêu tả bởi các dữ liệu:

• Thời gian khách hàng mua
• Anh ta mua bao nhiêu lít xăng?
• Anh ta đã trả bao tiền?

Dữ liệu không cho biết về việc tại sao khách hàng tới trạm bơm xăng này mà không tới trạm bơm xăng khác, và cũng không dự đoán được liệu khách hàng đó có quay trở lại bơm xăng nữa không. Dữ liệu cũng không thể hiện gì liên quan tới việc trạm xăng đó đang hoạt động tốt hay không tốt, liệu nó đang gặp khó khăn về điều hành hay không.

2. Thông tin (Information)

Thông tin thường thể hiện dưới dạng một tài liệu, một đoạn video, một đoạn ghi âm hay một file dữ liệu. Trong khái niệm thông tin, tồn tại một người gửi và một người nhận. Thông tin thường làm thay đổi cách nhìn nhận về sự vật, sự việc của người nhận, từ đó ảnh hưởng tới cách đánh giá và hành động của người đó.

Hiểu hẹp thì chính người nhận chứ không phải người gửi thông tin sẽ quyết định liệu dữ liệu họ thu được có phải là thông tin hay không, tức là dữ liệu ấy có thật sự làm đổi khác cách nhìn nhận của họ về sự việc hay không. Một dữ liệu có thể được người gửi xem là thông tin, tuy vậy với người nhận nó có thể là thư rác.

Khác với dữ liệu, thông tin có ý nghĩa. Thông tin luôn được tổ chức với một hoặc một vài mục tiêu. Dữ liệu trở thành thông tin nếu người tạo ra nó đưa thêm ý nghĩa vào. Chúng ta chuyển dữ liệu thành thông tin bằng cách cộng thêm giá trị theo nhiều cách khác nhau. Một số các cách quan trọng gồm:

• Tạo bối cảnh (Contextualized): tập hợp dữ liệu có mục đích
• Phân loại (Categorized): phân các dữ liệu thành các nhóm/dạng.
• Tính toán (Calculated): phân tích theo toán hoặc thống kê dữ liệu
• Sửa chữa (Corrected): loại bỏ các lỗi khỏi dữ liệu
• Nén lại (Condensed): tóm tắt dữ liệu lại trong dạng gọn hơn, khái quát dữ liệu.

Trở lại ví dụ về trạm bơm xăng, dữ liệu về thời gian mua xăng của khách hàng khi tập hợp lại có thể giúp người quản lý nhận ra thời gian cao điểm về lượng khách hàng và lượng tiêu thụ xăng trong ngày. Người quản lý cũng có thể xem xét dữ liệu lượng tiêu thụ xăng và thời gian tiêu thụ xăng theo phân loại khách hàng… Như vậy, bằng cách xử lý dữ liệu, ảnh đã có những thông tin, từ đó có những đánh giá và suy nghĩ về biện pháp quản trị bán hàng hợp lý hơn rùi đấy.

3. Tri thức (Knowledge)

Hầu hết chúng ta đều có một cảm nhận láng máng rằng tri thức rộng và sâu hơn dữ liệu và thông tin.

Tri thức là một dạng tổng hợp của cảm nhận, kinh nghiệm, giá trị, thông tin trong ngữ cảnh giúp tạo khuôn khổ cho việc đánh giá và tiếp nhận những kinh nghiệm và thông tin mới. Trong công ty, tri thức được thể hiện trong các tài liệu, nhưng cũng có thể ẩn trong các tập quán, các quy trình, nguyên tắc thực hiện công việc, chuẩn mực chung hay bài học rút ra.

Tri thức được tạo nên từ thông tin, giống như thông tin được hình thành từ dữ liệu. Thông tin trở thành tri thức thông qua các quá trình sau:

• So sánh (Comparison): thông tin về hoàn cảnh hay sự việc này so với hoàn cảnh và sự việc khác mà chúng ta đã biết.
• Đúc rút (Consequence): những bài học gì mà thông tin mang lại sẽ hỗ trợ cho các quyết định và hành động của chúng ta.
• Kết nối (Connection): tri thức này liên hệ với tri thức khác như thế nào.
• Hội thoại (Conversation): những người khác nghĩ gì về thông tin này.

Tiếp ví dụ về trạm xăng: sau khi có được các thông tin có ý nghĩa, người quản lý trạm xăng có thể dựa thêm vào những kiến thức, kinh nghiệm có sẵn của mình để phân tích rằng khách hàng đến trạm xăng phần nhiều vào khoảng thời gian sáng hoặc chiều muộn, trùng với thời điểm họ đi làm và tan sở. Thời điểm này ai cũng rất vội và không kiên nhẫn. Do vậy, ảnh quyết định sẽ tăng cường nhân viên phục vụ, gồm cả nhân viên bơm xăng, nhân viên thu đổi tiền, nhân viên hướng dẫn khách hàng để đảm bảo việc bán hàng được nhanh chóng thuận lợi và làm khách hàng hài lòng.

Một trong những lý do mà ta cho rằng tri thức có giá trị hơn dữ liệu và thông tin là vì tri thức gần với hành động hơn. Chúng ta có thể sử dụng tri thức để đưa ra các quyết định hợp lý và hiệu quả hơn về chiến lược kinh doanh, đối thủ, khách hàng, kênh phân phối, chu kỳ sống của sản phẩm và dịch vụ.

Tri thức cũng có thể giảm giá trị, chuyển về trạng thái của thông tin hoặc dữ liệu. Lý do điển hình nhất thường là do quá tải. Khi con người bị quá tải tri thức, họ không dùng đến nữa, tri thức với họ trở thành dữ liệu.

(Còn tiếp)

Tuyển dụng People & Culture Operation - xúc tác lan toả tri thức, kiến tạo môi trường làm việc hạnh phúc, cân bằng và hiệu quả trong công ty