Hướng dẫn đào tạo người dùng: làm sao biết hiệu quả

Sau khi chuyển giao phần mềm chạy được, việc hướng dẫn đào tạo người dùng một cách hiệu quả sẽ giúp công việc của người BA giảm tải hơn rất nhiều nhờ tránh được việc phải giải thích lắt nhắt gây lãng phí thời gian, ảnh hưởng đến công việc phát triển các dự án mới.

Đào tạo hướng dẫn người dùng: Thang đo hiệu quả

Bài viết này có mục tiêu truyền đạt đến những ai đang làm BA hiểu được cách đặt mục tiêu đào tạo người sử dụng nhằm truyền tải kiến thức mới đến người dùng và đánh giá hiệu quả của việc đào tạo. Để hiểu được nội dung bài này, người đọc cần có hiểu biết về mục tiêu SMART.

Đặt mục tiêu hiệu quả thế nào

Để tránh truyền đạt một cách tràn lan gây mất phương hướng, cần phải đặt mục tiêu khi muốn cài đặt các kiến thức về sản phẩm đến người sử dụng. Mục tiêu này cần phải đặt ra một cách SMART với chữ M (Measureable) nghĩa là có thể đo lường được. Để có thể đo lường mục tiêu trong quá trình đào tạo, BA có thể tham khảo mô hình Bloom Tanoximy chia các mức độ nhận thức kiến thức mới của người học qua 6 mức độ bao gồm:

• Nhớ (Remember): Nêu lại được các khái niệm, định nghĩa. Biểu hiện bằng các động từ liệt kê, nêu ra được, …
• Hiểu (Understand): Giải thích được các ý hoặc khái niệm. Biểu hiện bằng các động từ giải thích, phân loại, thảo luận, …
• Ứng dụng (Apply): Vận dụng kiến thức theo tình huống. Biểu hiện bằng các động từ giải quyết, giả lập, phác họa
• Phân tích (Analyze): Kết nối được các ý. Biểu hiện bằng các động từ phân biệt, tổ chức, so sánh, nêu quan hệ, kiểm tra …
• Đánh giá (Evaluate): Chứng minh, bảo vệ quan điểm hoặc ra quyết định. Biểu hiện bằng các động từ lựa chọn, cân nhắc, bảo vệ, chứng minh.
• Sáng tạo (Create): Tạo ra phương pháp, cách thức. Biểu hiện bằng các động từ: thiết kế, xây dựng, phát triển, …

Ví dụ về đặt mục tiêu liên quan đến kiến thức về ERP:

• Sau phần đào tạo này, người dùng có thể hiểu được ERP là gì và có lợi ích gì.
• Sau phần đào tạo này, người dùng có thể nhớ được ERP có những thành phần gì.

Do mục tiêu là SMART có tính chất T là time bound giới hạn thời gian Trong một khung thời gian đào tạo nhất định cần xác định mục tiêu rõ ràng mới có thể đạt được tính hiệu quả nhờ tránh việc lan man đồng thời tránh nhồi nhét quá tải. Thông thường với 15 phút đào tạo, nếu có thể nạp kiến thức người học đến mức độ hiểu đã là hiệu quả. Vậy làm thế nào để đánh giá được hiệu quả?

Đánh giá hiệu quả

Việc đánh giá hiệu quả sau đào tạo sẽ giúp BA cập nhật lại phương thức đào tạo tốt hơn hoặc nắm bắt được người sử dụng đang ở mức độ nắm bắt kiến thức thế nào để có thể đưa ra các chương trình đào tạo củng cố hoặc nâng mức độ hiểu biến lên cao hơn theo Bloom’s Taxonomy. Để đánh giá mức độ kiến thức trong trí não người dùng, hãy sử dụng động từ trong mô hình trên, nếu người dùng trả lời được thì hiểu rằng thang đô hiểu biết của họ đã đạt được.

Cụ thể

• Để đánh giá mức nhớ (remember) hãy hỏi câu: Bạn hãy nêu ra …? Bạn hãy chỉ ra … ? Bạn hãy liệt kê ra … ?
• Để đánh giác mức hiểu (understand) hãy hỏi câu: Bạn hãy giải thích … ? Bạn hãy thảo luận …. ?
• Để đánh giá mức ứng dụng (apply) hãy hỏi câu: Bạn hãy làm … ? Bạn hãy giải quyết vấn đề …. ?
• Để đánh giá mức phân tích (analyze) hãy hỏi câu: Bạn hãy nêu ra điểm khác biệt … ? Bạn hãy so sánh …?
• Để đánh giá mức Evaluate hãy hỏi các câu: Bạn hãy chứng minh … ? Có phù hợp không … ?
• Để đánh giá mức sáng tạo (create): hãy hỏi các câu: Bạn hãy thiết kế … ? Bạn hãy xây dựng … ?

Xét ví dụ đánh giá kiến thức về ERP sau khi đào tạo người dùng, có thể đặt các câu hỏi như sau:

• Mức nhớ: Hãy cho biết ERP là gì?
• Mức nhớ: Hãy liệt kê các thành phần của một hệ thống ERP?
• Mức hiểu: Hãy giải thích tại sao lại phải có hệ thống ERP trong doanh nghiệp?

Tài liệu tham khảo

A Model of Learning Objectives - Iowa State University: A Taxonomy for Learning, Teaching, and Assessing, A Revision of Bloom's Taxonomy of Educational Objectives

‍

‍