Khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức với hệ thống Discourse

Để nhân viên mạnh dạn chia sẻ tri thức sẽ cần phải xây dựng hệ thống đơn giản, dễ dùng, ít rào cản kỹ thuật và rào cản định kiến, cũng như phải có công cụ và chế độ khen thưởng động viên.

Trong bài quản trị tri thức như ta đã biết, trong mô hình quản trị tri thức SECI của Nonaka – Takeuchi, ở bước 2 - Ngoại hóa nhắm đến việc khuyến khích, động viên mỗi cá nhân viết, mô tả, và tập trung kiến thức của mình vào kho kiến thức chung của doanh nghiệp.

Bối cảnh xuất phát lúc này của Magestore đang không có kho tri thức chung cụ thể, các tri thức được viết ra tản mát khắp nơi và rất ít thành viên có thói quen viết, mô tả lại tri thức. Điều này khiến cho việc phát triển dựa vào kinh nghiệm từ những người làm thực tiễn

Vì vậy, cần phải nhằm tới việc càng nhiều tri thức được viết ra càng tốt, đồng thời tạo thói quen chia sẻ và đóng góp vào tri thức chung.

Thách thức để nhân viên chia sẻ tri thức

• Thói quen ngại chia sẻ tri thức do thiếu tự tin vào nội dung chính mình viết ra.
• Thói quen ngại chia sẻ tri thức do thiếu thốn thời gian.
  

Xây dựng các nguyên tắc và hướng dẫn

Nhằm vượt qua thách thức và đạt được mục đích trên, các nguyên tắc và hướng dẫn được xây dựng:

• Mọi tri thức do bất kỳ ai viết ra đều có giá trị cao.
• Các nội dung được khuyến khích viết tự do, không có quy trình kiểm duyệt và tiêu chuẩn trói buộc.
• Các nội dung đều phải được tôn trọng.
• Hướng dẫn các thành viên xuất bản các nội dung nhỏ xinh, mô tả đúng công việc hàng ngày mình thực hiện.
• Toàn bộ nội dung đều mặc định mở trong nội bộ, không có giới hạn quyền truy cập trong nội bộ công ty.
• Để an toàn thông tin do các nhầm lẫn khi tự do sáng tác nội dung, mặc định các nội dung là private, không phát hành ra ngoài.
  

Lựa chọn công cụ quản lý tri thức

Dựa trên các mục đích, thách thức và các nguyên tắc, discourse.org được sử dụng với các tính năng đáng chú ý như sau:

• Có thống kê về số bài, topic theo từng thành viên. Điều này giúp lãnh đạo áp dụng dễ dàng mini rewards nhằm động viên kịp thời, chỉ ra và khuyến khích hành vi đúng trong bối cảnh thói quen chia sẻ tri thức chưa được thiết lập.
• Chế độ soạn thảo rất đơn giản, sử dụng Markdown với giao diện sáng sủa. Điều này giúp người viết tập trung vào nội dung thay vì sa đà việc hình thức trình bày. Nhờ đó thành viên sẽ dễ dàng viết ngay và luôn mô tả công việc hàng ngày của mình.
• Khả năng Discuss more, moderate less: Điều này giúp thành viên thoải mái viết bài mà không cần có người kiểm duyệt. Bạn có thể thiết lập chính sách phát triển Trust Level theo các luật khác nhau để có thể cài đặt mở dần quyền tự do theo mức Trust Level của mỗi thành viên.
• Dễ cài đặt và triển khai: Open source, cài đặt trên LightSail của AWS.
• Khả năng tích hợp:
• Login bằng OAuth2 và SAML nên dùng với các tài khoản đăng nhập GG Enterprise của công ty.
• Gửi notification đến các kênh Slack của công ty.

Quá trình vận hành

• Lãnh đạo là tấm gương đi đầu chia sẻ tri thức của mình thường xuyên.
• Áp dụng hệ thống mini reward để có thể ngay lập tức khen thưởng động viên những nhân viên chia sẻ tri thức.
• Nghiêm cấm các thái độ định kiến về tri thức của người khác.
• Đo lường, cập nhật kết quả phát triển nội dung thường xuyên.

Kết quả

Thông qua các hành động và nguyên tắc trên, kho tri thức được lấp đầy nhờ quá trình tích lũy trong ít nhất 1 năm. Các nội dung tri thức sẽ được củng cố, bổ sung thường xuyên, đi từ thiếu thốn ban đầu đến vừa đủ sử dụng và vô cùng phong phú.

• Số thành viên: 36 thành viên
• Số topic: 730
• Số bài post: 1.8K

Điều quan trọng là công sức để sưu tầm tri thức không quá tốn kém, nó được các thành viên viết vừa đủ ngay trong quá trình làm việc, mô tả lại chính xác công việc hàng ngày mình làm.