Lợi và hại của working remote - Làm sao để thu được tối đa lợi ích?

Đợt này, do em Cô Vy hoành hành nên công ty mình bắt đầu bước vào chế độ remote work gần như toàn công ty. Mình và team vận hành đang trong giai đoạn tìm hiểu chia sẻ, kinh nghiệm của những người đi trước, đặc biệt những công ty đang tổ chức work remote, thậm chí all company work remote trên thế giới.

Tìm được 1 bài viết khá thú vị với góc nhìn đa chiều từ chị Pila Orti, một chuyên gia đang làm ở Unusual Connections, cty chuyên giúp các virtual team tăng cường giao tiếp. Xin được lược dịch, chia sẻ để mọi người cùng trao đổi, bàn thảo để tìm được thế quân bình và phương pháp làm việc từ xa hiệu quả nhé.

Lợi thế mà mọi người trông đợi từ việc working remote?

• Tự do trong việc lên lịch, có thể làm việc ở bất cứ địa điểm nào là 2 lợi thế lớn nhất của working remote.
• Giảm thời gian di chuyển.
• Nhìn chung, chúng ta sẽ có nhiều tự do hơn, và có nhiều khoảng thời gian tập trung cao độ cho công việc trong khi điều đó khó mà diễn ra được khi ở văn phòng.
• Một vài người sẽ thấy working remote giúp họ có work-life balance, hoặc có khả năng làm việc bất cứ lúc nào mà họ thấy productive nhất.

Có thực sự là mọi người sẽ thu được lợi ích nói trên?

• Một số người không muốn work from home vì họ không thể làm việc được, do sự làm phiền từ gia đình. Người nhà có thể gián đoạn thời gian làm việc hoặc thường mong muốn những người làm remote thực hiện nghĩa vụ chăm sóc gia đình.
• Một số người mong muốn có sự tự do nhưng thực tế khách hàng, hay sếp lại mong đợi làm việc theo kiểu truyền thống, tệ hơn là có mặt 24h.
• Để chuyển đổi từ làm việc tại văn phòng sang làm việc remote, bạn cần có sự thay đổi mindset. Cả đồng nghiệp, khách hàng, và sếp của bạn cũng cần thay đổi mindset. Hãy nhìn vào thứ khía cạnh thực tế như set up môi trường làm việc tại nhà, đặt ra những ranh giới về sự có mặt, sẵn sàng của bạn.
  

Đâu là điểm bất lợi của remote working?

• Tất cả những điểm lợi đều có thể biến thành điểm bất lợi. Không di chuyển có thể biến thành không còn ranh giới giữa thời gian cho gia đình, cho sở thích cá nhân và thời gian dành cho công việc. Không bị gián đoạn, có thể khiến bạn rơi vào trạng thái cô độc, mất kết nối. Làm việc ở bất kỳ đâu bạn muốn, có thể biến công việc thành một sự nghiện ngập hoặc gánh nặng với bạn.
• Lời khuyên của Orti là bạn nên định nghĩa viễn cảnh thực tế và có thể đạt được cho bản thân sau khi xem xét hoàn cảnh của riêng bạn.
• Nếu bạn thấy khách hàng dồn dập email cho bạn, hãy thiết lập ranh giới (set boundaries). Nếu bạn không kiểm soát được các loại lịch trình, hãy tạo ra thời gian biểu của cá nhân, tắt wifi đi trong thời gian nghỉ ngơi. Nếu bạn thấy bế tắc vì ở quá lâu tại 1 địa điểm, tìm những nơi bạn có thể làm việc một cách sáng tạo mà vẫn thực hiện được các hoạt động thể chất.

Làm thế nào để cộng tác và giao tiếp với đồng nghiệp từ xa mà vẫn giữ được sự độc lập (independence) trong công việc?

Còn phải xem độc lập trong từng loại công việc được định nghĩa như thế nào.

Ở một vài công việc, chúng ta có thể tự sắp xếp thời gian biểu cho mình, nhưng nhiều công việc thì chúng ta phụ thuộc phần lớn vào thành viên khác, thì chúng ta mới hoàn thành được việc của mình. Trong trường hợp phụ thuộc nhiều, chúng ta cần có một kênh giao tiếp mở và rõ ràng, để có thể biết được trạng thái công việc của nhau. Nếu chúng ta không biết được những thông tin cập nhật về tiến độ công việc thì chúng ta sẽ không thể tự thiết lập thời gian biểu của bản thân.

Những người có công việc liên đới tới các thành viên khác sẽ thường cần giao tiếp nhiều hơn những người có task hoàn thành được một cách độc lập.

Còn nếu như bạn chỉ làm công việc một mình, không cần nói chuyện với ai, bạn sẽ dễ cảm thấy không được hỗ trợ, và quên mất cảm giác thuộc về một tập thể lớn hơn.

Nếu bạn đang thấy thiếu những tương tác thường có ở môi trường làm việc văn phòng thì hãy xác định xem yếu tố gì có thể làm bạn vui vẻ hơn? Chit chat với đồng nghiệp? Hay là một sự giúp đỡ từ đồng đội? Nhìn thấy công việc của bạn đang khớp vào bức tranh tổng thể như thế nào? Nói chuyện với ai đó về vấn đề bạn đang vướng mắc? Giúp người khác khi họ có vấn đề?

Làm thế nào để gầy dựng niềm tin khi working remote?

Trong virtual team, một yếu tố quan trọng sẽ làm nên sự khác biệt, đó là cứ tin tưởng người khác trước.

Nếu bạn làm việc với một ai đó mà luôn tin tưởng bạn từ đầu (cho đến khi họ làm bạn thất vọng) thì bạn chẳng cần phải tập trung vào việc gầy dựng niềm tin, để niềm tin ấy không bị phá vỡ.

Nếu bạn làm việc với những người mà bạn khó tin tưởng từ đầu, thì bạn sẽ phải chú tâm vào việc gây dựng niềm tin. Tương tự như việc bạn tạo dựng niềm tin trong bất kỳ mối quan hệ nào: ví dụ như bằng cách tôn trọng người khác, cởi mở và minh bạch, giữ đúng lời hứa…

Niềm tin được tạo dựng qua giao tiếp, đạt được các kết quả trong công việc, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng team members của bạn thường xuyên kết nối và chuyển giao các kết quả công việc.

Lời khuyên cho bạn để thiết lập 1 team remote?

Đầu tiên cần xác định xem là bạn có thực sự cần 1 team làm việc hay chỉ là đơn thuần là 1 nhóm làm việc. Nếu bạn chỉ cần những cá nhân thực hiện các task đơn lẻ thì không cần phải tạo 1 team.

Nếu bạn muốn có 1 nhóm làm việc cùng nhau để cùng đạt được 1 mục tiêu nào đó lớn hoặc 1 đích đến lớn hơn, bạn cần cân nhắc kỹ xem bạn muốn những người như thế nào làm việc trong remote team.

Giai đoạn đầu hình thành team, hãy xác định cơ chế giao tiếp và xác định một nơi để lưu trữ tài liệu & thông tin mà ai cũng có thể truy cập.

Đặt các cuộc hẹn cho việc chat qua lại với nhau hoặc gọi cho nhau, và đảm bảo rằng các cuộc hẹn này không bị hủy bỏ.

Đừng bị xao nhãng bởi công cụ, hãy đơn giản hóa và đảm bảo rằng bạn dành thời gian với thành viên của team để giới thiệu họ với các công cụ mới.

Khi build một remote team, bạn sẽ là đầu mối liên lạc chính của tất cả mọi người trong team nhưng bạn cũng cần giúp hững mối liên hệ giữa các thành viên trở nên bền chặt hơn, tới mức mà bạn không cần phải tham gia vào tất cả các cuộc trao đổi. Có vẻ là đau đớn nhưng hãy sẵn sàng để làm điều đó. Cũng đừng quên là bạn cần làm gương cho những hành vi mà bạn muốn nhìn thấy team member của mình thực hiện.

Trên hết, hãy liên tục review và điều chỉnh, review và thay đổi để đảm bảo rằng hành trình của bạn trở nên thú vị và vui vẻ hơn.

Trích dẫn từ bài viết Staying connected when working remote

‍