Minh bạch là một trụ cột để doanh nghiệp phát triển theo hướng linh hoạt, tiến đến hiệu suất cao. Cùng tìm hiểu định nghĩa và cách xây dựng văn hoá minh bạch trong tổ chức.

Minh bạch là gì? 

Đi từ định nghĩa, minh bạch trong tổ chức hướng đến sự bình đẳng trong việc tiếp cận những thông tin quan trọng của tất cả những người liên quan đến kết quả cuối cùng. Minh bạch hướng đến sự rõ ràng, nhưng bản thân minh bạch là một khái niệm trừu tượng. Nhiều người vẫn thường hiểu minh bạch đồng nghĩa với công khai, bạch hoá. Nhưng minh bạch là khái niệm rộng hơn và bao trùm. Minh bạch còn nhấn mạnh đến cơ hội và sự bình đẳng không phân biệt trong việc tiếp cận thông tin, tính tin cậy, nhất quán, tính dự đoán trước và sự cởi mở của người/nơi cung cấp thông tin.

minh bach

Trong tổ chức Agile, tính minh bạch càng quan trọng hơn nữa. Minh bạch không chỉ là việc đưa một số công cụ vào để kích thích sự trao đổi thông tin và rõ ràng quy trình, minh bạch còn là hệ giá trị của doanh nghiệp, và cao hơn nữa là tư duy và tố chất của mỗi cá nhân trong tổ chức. Trong 12 nguyên tắc của Agile, tính minh bạch cũng rất dễ nhận diện ở một vài nguyên tắc.

Minh bạch thể hiện trong 12 Nguyên tắc Agile

- Nguyên tắc số 3: Chuyển giao sản phẩm (working software) một cách thường xuyên theo quãng vài tuần đến vài tháng một, càng ngắn càng tốt.

- Nguyên tắc số 4: Những người phụ trách kinh doanh/khách hàng và nhóm phát triển cần làm việc liên tục

- Nguyên tắc số 8: Cách thức truyền đạt thông tin hiệu quả nhất trong team là qua giao tiếp mặt đối mặt (face to face conversation)

- Nguyên tắc số 12: Sau mỗi sprint làm việc, team lại chủ động cùng thực hiện reflection để có những cải tiến ngay sau đó và liên tục.

Scrum Framework chỉ ra 3 trụ cột là Tính minh bạch, sự thanh tra và thích nghi. Mọi thiết kế, quy tắc và hoạt động của Scrum đều xoay quanh 3 trụ cột này. Bản thân Scrum thường được sử dụng trong lĩnh vực phát triển phần mềm, nhưng khi tiếp cận theo 3 trụ cột thì các bạn sẽ thấy ở mọi lĩnh vực khác nhau, Scrum vẫn có giá trị thực hành và phát huy tính hiệu quả.

3 trụ cột scrum
Hình ảnh minh hoạ 3 trụ cột trong Scrum

Tại sao minh bạch lại quan trọng?

Đi từ phía khách hàng, họ sẵn sàng mua hàng nhiều hơn, chi tiền nhiều hơn cho những nhãn hàng minh bạch.

Đây không phải là một câu khẳng định vu vơ, mà các nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra điều đó. Nghiên cứu của Label Insights trong ngành thực phầm vào năm 2016 đã chỉ ra những kết luận đanh thép

  • Gần 94% người tiêu dùng cho rằng họ sẽ gắn kết với 1 nhãn hàng minh bach
  • 3 trên 4 người tiêu dùng cho rằng họ sẽ sẵn sàng trả nhiều tiền hơn cho sản phẩm được minh bạch mọi yếu tố của mình

Thêm vào đó, sự minh bạch kích thích niềm tin cậy, sự sáng tạo và mối quan hệ tốt với nhân viên.

Khi có sự minh bạch trong tổ chức, nhân viên sẽ hiểu hơn sứ mệnh và cảm thấy mình là một phần đóng góp vào những ý tưởng, liên tục cải tiến thay đổi nâng cao hiệu suất. Sự minh bạch này được thể hiện qua sự giao tiếp trong tổ chức, không chỉ là công ty đến nhân viên, mà còn là từ nhân viên đến công ty.

Làm thế nào để có một tổ chức minh bach?

Minh bạch là một trong các giá trị của Agile. Để có cái nhìn tổng quát hơn, chúng ta có thể sử dụng mô hình 3 trạng thái Agile để phân tích sự minh bạch theo các lớp khác nhau.

Khái quát hoá, sự minh bach cũng có 3 tầng, đó là Doing Transparent, Living Transparent và Being Transparent.

Doing Transparent - Áp dụng Scrum để tạo thói quen cho sự minh bạch thông tin trong team

Doing Transparent là nấc đầu tiên của sự minh bạch. Đó là việc chủ động áp dụng những công cụ, framework vào công việc để minh bạch mọi yếu tố liên quan ảnh hưởng đến kết quả chung cuối cùng.  Xếp hàng đầu trong bộ công cụ này chính là Scrum framework với 3 trụ cột: minh bạch, thanh tra và thích nghi với 4 events đặc thù: Daily, Planning, Review & Retro.

transparent meeting
Hình ảnh buổi Sharing kiến thức trong sự kiện MageFest 2020

1. Minh bạch trong tiến trình công việc & thông tin Scrum nổi tiếng với 4 sự kiện mà khi đưa vào bất cứ một team hoạt động nào, cũng hướng đến sự trao đổi thẳng thắn rõ ràng, theo format chuẩn với tần suất được quy định không có sai lệch.  Các sự kiện scrum sẽ đảm bảo tình trạng va kết quả công việc được cập nhật theo đúng thời gian thực thi khi công việc bắt đầu hoặc kết thúc. Các trở ngại sẽ được chia sẻ chung cho toàn đội. Tiến trình còn minh bạch cho cả nhóm quản lý, khi họ chỉ cần xem Burn down chart là biết được dự án đang ở quãng nào.

scrum transparency
Mô tả tính minh bạch trong Scrum

2. Minh bạch trong vài trò nhiệm vụ: Scrum phân định đúng 3 vai trò là Scrum Master, Product Owner và Development Team. Bên cạnh đó các vai trò còn lại gọi chung là Stakeholder. Đội dự án cần định nghĩa rõ vai trò, trách nhiệm và cơ chế kiểm soát của mỗi vai trò trong các hoạt động của dự án.

3.  Minh bạch định nghĩa hoàn thành (Definition of Done hay gọi tắc là DoD), Minh bạch trong Sprint Goals: Đây là những điều kiện tiên quyết cần viết ra và đảm bảo tất cả team cùng hiểu giống nhau, kể cả Stakeholders.

4.  Minh bạch tầm nhìn về sản phẩm: Đây là điều các Product Owner hay che dấu hoặc không chia sẻ kịp thời dẫn đến tình trạng mất phương hướng cho team.

5. Minh bạch trong cách quản lý yêu cầu trên Product Backlog và bản thân mỗi User Story: Product Owner cần cho team biết về độ ưu tiên trên Product Backlog, Product Roadmap. Với User Story thì Product Owner cần cho biết được Business Value và điều kiện nghiệm thu cụ thể là gì. Ở vai trò Scrum Master, hay Development team, bạn đặt câu hỏi “Giá trị khách hàng đạt được thông qua User Story này là gì?” với Product Owner. Chỉ khi rõ ràng chúng ta mới thực hiện công việc này.

6. Minh bạch trong ước lượng (Estimate): Ước lượng Story Point là một hoạt động bắt buộc và mang nhiều tính quyết định đến sự minh bạch ở các hoạt động khác. Ước lượng là hành động xác nhận team đã hiểu yêu cầu giống nhau, hiểu cách tiếp cận thiết kế giống nhau, hiểu được cách triển khai code giống nhau, hiểu được làm sao để hoàn thành công việc kiểm thử giống nhau, tích hợp chúng với tính năng của sản phẩm đang có giống nhau và hiểu rằng ai cũng có khả năng thực hiện.

Đưa Minh bạch thành một trong các giá trị cốt lõi của công ty, là nét đặc thù về văn hoá

Minh bạch là một khái niệm liên quan đến văn hoá nhiều hơn là quy trình và công cụ.

Giá trị của sự minh bạch nằm ở việc thay đổi văn hoá sao cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp sẵn sàng bị tổn thương (vulnerable) để thực tâm chia sẻ mọi quy trình, kiến thức hay kể cả là vấn đề tiềm ẩn của công việc. Nếu đã là văn hoá, thì trong từng hơi thở và khía cạnh của doanh nghiệp, chúng ta đều nhìn thấy sự minh bạch này một cách rõ ràng. Có 5 nấc minh bạch mà bạn có thể thấy trong một doanh nghiệp, đi từ: minh bạch trong giao tiếp & định hướng, minh bạch trong kết quả hiệu suất và đánh giá, minh bạch trong tài chính và minh bạch cả về tiền lương

Minh bạch trong giao tiếp & định hướng

Một số biểu hiện hoặc cách thức để bạn thực hiện minh bạch hơn việc giao tiếp cũng như định hướng hàng ngày/hàng tháng, nhấn mạnh vào các hoạt động offline giúp các thông tin liên tục được kết nối trong không gian vật lý của doanh nghiệp:

- Trang trí và thông báo mục tiêu, hành động, kế hoạch và quá trình của toàn công ty lên tường/bảng

- Tổ chức các buổi họp hàng ngày/ngắn nơi mà các thành viên sẵn sàng chia sẻ họ đã làm gì, đang làm gì, sẽ làm gì và có gặp khó khăn gì không

- Tổ chức những buổi họp công ty hướng đến thông báo kế hoạch của các team thường xuyên hơn. Đó là lúc chúng ta đều cam kết những thứ sẽ xảy ra trong thời gian tiếp theo và chúng ta định làm gì hướng đến mục tiêu

- Sử dụng các công cụ thân thiện để đưa thông tin đi khắp muôn nơi trong tổ chức: như dùng Slack, Facebook Workplace...

- Khuyến khích cổ vũ ban lãnh đạo thường xuyên trao đổi với toàn tổ chức qua những buổi meeting thường xuyên và tương tự như vậy

- Kết hợp hình thức hỏi đáp trực tiếp trong các buổi họp chung của công ty để tăng tính minh bạch và có thêm cơ hội giải thích những quy định, mong muốn của tổ chức trong thời gian tiếp theo

monday motivation

Minh bach trong Kết quả & đánh giá

Level thứ 2 của sự minh bạch trong tổ chức, đó là việc sẵn sàng chia sẻ kết quả công việc cho nhau, thậm chí những đánh giá về kết quả công việc giữa các thành viên. Đây cũng là điều kiện tiên quyết để xây dựng được những team tự chủ trong một tổ chức Agile.

- Đảm bảo các team và team members của họ có quyền truy cập vào các báo cáo kết quả công việc từ tất cả các phòng ban khác nhau. Điều này giúp họ sẽ phối hợp với nhau tốt hơn, và đôi khi còn là sự "nhìn nhau mà làm việc"

- Minh bạch trong khen thưởng. Không khen thưởng sau phòng kính chỉ có 2 người biết, mà dành cơ hội để khen thưởng trực tiếp tại công ty hoặc sử dụng một số platform online cho việc khen thưởng ngay lập tức, giữa các thành viên với nhau (Kudos)

- Minh bạch thông tin kết quả không có nghĩa là chỉ thể hiện mỗi số. Hãy đảm bảo mỗi con số được lựa chọn đều mang trong mình một sứ mệnh kể chuyện về việc chúng ta đang tiến gần hơn đến đâu trong mục tiêu chung.

kudos transparency

Minh bạch trong các chỉ tiêu Tài chính

Level cao hơn của sự minh bạch là việc chia sẻ những con số tài chính của công ty cho nhân viên của mình. Cho dù công ty của bạn đã IPO, có nhà đầu tư hay không, sự minh bạch thông tin tài chính của công ty sẽ giúp các bạn nhân viên thực sự hiểu được tình hình hoạt động của công ty, từ đó hướng đến nỗ lực của bản thân mình. Hãy đảm bảo nhân viên của bạn biết được đâu là những thông tin quan trọng không nên tiết lộ ra ngoài.

Và level cuối cùng là Minh bạch trong Lương của nhân sự

Tại sao lại nói đây là level cuối cùng, vì đây là điều rất khó để làm, và thông thường là nội dung được giữ bí mật nhất trong một doanh nghiệp. Vậy nhưng có một số công ty trên thế giới đã công khai bảng lương của nhân sự, để thực sự giúp họ hiểu họ đang ở đâu trong chuỗi giá trị chung của công ty, họ cần cố gắng đến mức như thế nào. Và thậm chí khi chia sẻ, bản thân các nhân sự sẽ tự thanh tra lẫn nhau để đảm bảo sự công bằng giữa trình độ, sự đóng góp và mức thu nhập nhận được.

Minh bạch là tố chất của từng nhân sự

Khi đi chia sẻ về Agile, Scrum trong nhiều sự kiện, bản thân mình rất hay nhận được câu hỏi về sự khó khăn trong việc giao tiếp và trao dổi thông tin thật lòng giữa các nhân sự. Cho dù có đưa Scrum vào, cho dù có rất nhiều yếu tố về môi trường được xây dựng và vun đắp, nhưng đâu đó trong team vẫn có những cá thể còn giấu mình, còn nghĩ riêng, còn tự mình xoay sở mà chưa nói ra ngay kịp thời để cả team cùng đóng góp.

retro transparency
Minh bạch trong góp ý cho sự kiện MageFest 2020

Cũng chính vì thế, giá trị minh bạch nằm trong tố chất của con người là thứ khó nhất, nhưng mạnh mẽ nhất để hướng về một doanh nghiệp minh bạch thực sự. Vậy thế nào là một người có tính minh bach? Không chỉ là không nói dối, luôn nói thật, mà minh bạch rộng hơn còn được hiểu là bỏ đi cái tôi của riêng mình để hướng về mục tiêu chung, luôn nghĩ cho người khác, sẵn sàng chia sẻ các thông tin mà mình có không giữ lại, cho dù có tốt hay có xấu đi đến đâu nữa.

Một số biểu hiện nơi công sở của những người có tính minh bạch này:

- Cởi mở giao tiếp, chủ động chia sẻ thông tin hữu ích, quan trọng hoặc những cảnh báo tới người khác

- Khi được hỏi thông tin, thì niềm nở chia sẻ không cáu gắt và thắc mắc tại sao người kia cần biết nội dung này

- Chân thật với những điều mình nghĩ, mình làm và mình nói. Không dối lòng vì bất cứ một mục tiêu nào

- Đưa ra những feedback, đóng góp thẳng thắn cho cá nhân khác, team hay tổ chức.

- Tôn trọng, lắng nghe ý kiến của người khác, mở lòng ghi nhận các ý kiến trái chiều

- Chấp nhận khi mình sai, không giấu diếm, dũng cảm đối mặt.

Trên thế giới, có một phong trào nổi tiếng được nhiêu tập đoàn lớn đưa thành hẳn những chương trình hành động lớn trong năm hoặc một vài năm, để hướng đến sự minh bạch và hiệu quả cao. Mời các bạn cùng tham khảo phong trào Working Out Loud trên thế giới và cùng khám phá cách Magestore đã áp dụng nó trong môi trường làm việc của mình như thế nào.


Nguồn tham khảo thêm: 

Transparency ROI Study

Why Transparency is important to business

10 things Transparency can do for your business

Hãy đăng ký nhận tin để là người đầu tiên đọc bài viết mới nhất từ chúng tôi nhé

Posted 
Feb 26, 2020
 in 
Agile & Culture
 category

Bài viết khác từ

Agile & Culture

category

View All