Một tuần của Project Manager theo PRINCE2 Process Model

March 22, 2020

8

min read

Để có thể hiểu hơn về PRINCE2 Process Model, bài viết này sẽ tái hiện lại 1 tuần làm việc trong vai trò là Project Manager các dự án triển khai cho khách hàng của Magestore.

Một tuần của Project Manager theo PRINCE2 Process Model

Bối cảnh công việc

Các dự án triển khai phần mềm tại Magestore có kích thước vừa để làm trong phạm vi 1 tuần đến 1 tháng, mỗi team dự án phải phục vụ đồng thời nhiều khách hàng.
Mỗi một khách hàng sẽ được một team dự án cố định chịu trách nhiệm trọn đời.
Khách hàng trải rộng trên toàn cầu, hỗn hợp nhiều vai trò và kỹ năng khác nhau: chủ cửa hàng, nhân viên bán lẻ, agency developer của khách hàng. Bản thân mỗi khách hàng cũng có vị trí địa lý phân tán.
Team vừa phải triển khai dự án đồng thời cũng phải làm công tác hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm, hoặc bảo trì các dự án cũ.
Các yêu cầu, vấn đề, câu hỏi của khách hàng có thể raise lên bất kể lúc nào, trải rộng trên nhiều phương tiện liên lạc: Email, Instant Chat.

Do đặc thù trên, tuy sự thành công của các dự án triển khai là cao, nhưng thách thức do phục vụ cùng lúc nhiều khách hàng với các yêu cầu đan chéo lẫn nhau dễ gây mất tập trung cho team dự án.

Áp dụng PRINCE2 Process Model để quản lý các dự án triển khai

PRINCE2 được áp dụng để thiết lập để xây dựng quy trình triển khai các dự án. Trong bài này sẽ phân tích áp dụng trong Subsequence Delivery Stage và Final Delivery Stage trong điều kiện hỗn hợp nhiều dự án. Với Pre-Project và Initiation Stage không được phân tích ở đây.

Tham chiếu sang PRINCE2, mỗi dự án triển khai tại Magestore sẽ được bổ thành các stage, quản trị dự án bám đuổi và lập kế hoạch theo các stage này với phạm vi rõ ràng về các sản phẩm phải bàn giao. cho khách hàng.
Các team dự án nhận các Work Package, giải quyết theo từng đơn vị tuần (1 sprint), và release đến khách hàng ngay trong Sprint đó.

‍

Cụ thể theo Hinde, David. Hướng dẫn học PRINCE2 (trang 36-37). Wiley. Phiên bản Kindle thì như sau:

Step 9 - CS - Controlling Stage: PM phải quản lý một giai đoạn bàn giao sang khách hàng bằng cách chia thành các Work Packages và ủy quyền cho các team dự án thực hiện. Quá trình này đòi hỏi PM phải làm việc với các Stake Holders, báo cáo về tiến độ và xử lý các vấn đề. Khi ủy quyền, PM phải cung cấp cho các thành viên trong nhóm tất cả thông tin họ cần biết để thực hiện một số công việc, chẳng hạn như làm cái gì? ràng buộc bao nhiêu thời gian và tiền bạc? tần suất báo cáo lại cho người quản lý dự án.
Step 10 - MP - Managing Product Delivery: Team dự án thực hiện công việc của họ trong quá trình sản xuất và bàn giao sản phẩm. Team thực hiện ba hoạt động PRINCE2 trong quá trình này: chấp nhận công việc từ người quản lý dự án thông qua các Work Package; Tạo ra các sản phẩm và chuỷen giao theo yêu cầu của Work Package. Team dự án cũng phải thường xuyên báo cáo về tiến độ công việc cho người quản lý dự án bằng các báo cáo check point.
Step 11 - SB - Managing a stage boundary: Khi PM thấy rằng công việc của giai đoạn giao hàng hiện tại sắp hoàn thành, PM sẽ bắt đầu lên kế hoạch cho giai đoạn giao hàng tiếp theo. Tại thời điểm này, PM có hai trọng tâm: hoàn thành quản lý Work Package trong giai đoạn phân phối hiện tại và tạo kế hoạch giai đoạn cho giai đoạn tiếp theo.

Công việc hàng tuần của một quản lý dự án triển khai

Dựa trên lý thuyết PRINCE2 Process Model, việc thực hành quản lý dự án triển tại Magestore được tái hiện thành các công việc hàng tuần của Project Manager như sau:

1. Giao tiếp với các Stake Holders

Hàng ngày Project Manager cần phải dành thời gian để giao tiếp với các Stake Holders.

Giao tiếp với các khách hàng của dự án: Báo cáo với khách hàng các output của dự án có tạo ra kết quả kỳ vọng, rà soát tránh xót các kết quả đã hứa bàn giao đúng hạn và đúng chất lượng. Đàm phán với khách hàng để sắp xếp mức độ ưu tiên triển khai. Chú ý rằng khách hàng có tính chất phức tạp khi có nhiều vai trò, kỹ năng và trải rộng trên toàn cầu nên sẽ rất khó giao tiếp.
Giao tiếp với account manager: Account Manager giống như đại diện của khách hàng trong dự án, khi mà khách hàng ở xa và khác múi giờ làm việc với team dự án. Nếu tranh thủ được sự giúp đỡ và phối hợp của Account Manager, công việc sẽ trôi trảy hơn rất nhiều.
Giao tiếp team của dự án: Thống nhất cơ chế phối hợp, báo cáo trong làm việc với khách. Cung cấp thông tin để team dự án có thể đưa ra các giải pháp chuyên môn cũng như estimate và lập kế hoạch cho các sprint.
Giao tiếp với CEO và các Supplier cung cấp: CEO và các supplier (Ví dụ team làm core product) sẽ cung cấp nhiều chính sách, tài chính, và nguồn lực cho team dự án. Nếu tương tác tốt với các Stake Holder này, team sẽ nhận được nhiều sự hỗ trợ quý giá giúp công việc nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

2. Lập kế hoạch triển khai các dự án

Một vai trò quan trọng không thể thiếu của Project Manager là lập kế hoạch triển khai các dự án. Một team triển khai tại Magestore phải làm đồng thời nhiều dự án cho nhiều khách hàng. Với tính chất chồng chéo như vậy, sẽ là chết người nếu quản lý dự án không có một kế hoạch tốt, có trọng tâm và điểm nhấn mỗi tuần.

Hàng tuần trên căn cứ cân bằng lợi ích với Stake Holders, Project Manager sẽ xác định trọng tâm ưu tiên mỗi tuần cần phải tạo ra output gì, cho khách hàng nào. Project Manager cần phải quyết đoán hướng ưu tiên rõ ràng, không làm dàn trải.

Đầu ra của hoạt động này là lịch triển khai chung của toàn công ty. Lịch được mô tả ngắn gọn giúp mọi người biết tuần này cần phải trọng tâm điều gì, nhìn được việc phải làm của 2 đến 3 tuần sau.

Lịch trình trên cần được update và thay đổi thông tin thường xuyên theo tình huống. Ví dụ khách hàng bận không active, khách hàng khác lại muốn gấp, khi đó Project Manager có thể đàm phán để sắp xếp lại lịch cho phù hợp.

Khi đặt khách hàng trọng tâm mỗi tuần, đều này không có nghĩa Project Manager bỏ mặc các khách hàng khác. Trách nhiệm lắng nghe, đàm phán, sắp xếp kế hoạch với các bên liên quan thuộc về Project Manager. Ví dụ: một khách hàng không có trong kế hoạch làm việc ban đầu gặp lỗi gián đoạn hệ thống kinh doanh, PM sẽ phải cân nhắc để sắp xếp ưu tiên cho phù hợp.

‍3. Tham gia lập kế hoạch tuần với team dự án

Khi đã xác định kế hoạch triển khai hàng tuần. PM sẽ tham gia lập kế hoạch tuần với team dự án. Hoạt động này bao gồm:

Căn cứ requirement và acceptance criteria, team sẽ bẻ thành các issue chi tiết, đủ nhỏ để một cá nhân tự chủ có thể hoàn thành trong một ngày.
Các issue được đưa và kanban board mô tả mục tiêu mỗi tuần làm việc của team.
Đảm bảo cả team hiểu rõ việc phải làm trong tuần. Căn cứ vào việc mỗi cá nhân có thể mô tả rành mạch mỗi issue, phương án giải quyết và tự estimate.

4. Hỗ trợ team dự án thực hiện kế hoạch tuần

Trong tuần, PM sẽ quan sát kanban board của team để nắm được tiến độ công việc. Dựa trên giao thức liên lạc đã agreement với nhau, có thể quan sát ai đang làm issue nào, tiến độ đến đâu.

Căn cứ tốc độ delivery trên bảng này mà PM có thể phán đoán được mức độ trễ của tuần để có phương án khắc phục.

Mỗi khi một issue được team dự án làm xong, PM cần làm việc với khách hàng để bàn giao và nghiệm thu kết quả.

5. Tham gia tổng kết tuần với team dự án

Kết thúc tuần, PM tham gia tổng kết tuần với team. Bao gồm:

Xem xét từng công việc để xác nhận nghiệm thu hoàn toàn, thực sự done.
Nếu còn xót việc sẽ xác định nguyên nhân và chọn phương án bỏ không làm hay tuần sau tiếp tục.
Thông báo với team đánh giá của khách hàng khi được bàn giao các issue này, thông báo về các issue phát sinh.

Kết luận việc áp dụng PRINCE2 trong quản lý các dự án triển khai

Bài viết này mới chỉ phân tích một khía cạnh rất nhỏ là áp dụng PRINCE2 trong các Delivery Stage của các dự án triển khai. Sẽ cần phải có sự phân tích sâu hơn ở các Stage khác như Pre-Project và Initiation Stage. Ngoài ra cơ cấu tổ chức của các dự án cũng phải làm rõ hơn để giúp cho việc giao tiếp và phối hợp giữa các bên được thuận lợi. Các bài viét sau sẽ phân tích kỹ hơn việc vận dụng PRINCE2 dưới nhiều khía cạnh khác về thực tiễn.