PRINCE2 Organization theme, ứng dụng tổ chức dự án tại Magestore

4 nhóm quản trị dự án

Trong quản lý dự án với PRINCE2, theo Organization Theme, có 4 nhóm quản trị ở các mức độ tổng quan khác nhau. Mức độ càng cao, sự ủy thác quản lý càng tăng.

Corporate, Programme Management, or the Customer

Mức độ này có thể có 3 loại:

• 1. Corporate: là đại diện công ty/tổ chức vận hành dự án. Ví dụ, hội đồng quản trị của công ty có thể ủy thác một dự án trang web để bán sản phẩm của họ.
• 2. Programme Management: Programme là tập hợp các dự án có cùng mục tiêu. Ban quản lý Programme sẽ ủy thác việc thực hiện các dự án có chung mục tiêu.
• 3. Customer: Khách hàng ủy thác cho một công ty khác (nhà cung cấp) để thực hiện một số công việc. Ví dụ: một công ty thuê ngoài việc thực thi một chiến dịch quảng cáo.
  

Đây là cấp quản lý cao nhất trong dự án PRINCE2. Họ thúc giục dự án hoạt động bằng cách ủy thác. Sản phẩm của cấp này là tài liệu mô tả dự án. Nội dung tài liệu có thể rất tổng quan hoặc rất chi tiết tùy thuộc mức độ yêu cầu.

Khi cấp độ này đã ủy quyền dự án, họ chỉ định người điều hành. Từ thời điểm này, giám đốc điều hành dự án có trách nhiệm đưa dự án tiến thực thi trong ranh giới phạm vi cho phép. Phạm vi thường là thời gian và ngân sách cho phép cùng dung sai chấp nhận được. Nếu giám đốc hoặc toàn bộ ban dự án nghĩ rằng phạm vi và dung sai của dự án bị vi phạm, họ không còn quyền tiếp tục dự án và phải báo cáo cho người quản lý ở cấp độ cao nhất này.

Một khi đã ủy quyền, cấp độ quản lý chỉ tham gia vào dự án nếu dự báo có vi phạm về dung sai cho phép. Do đó dự án cần gửi báo cáo thường xuyên về các sự kiện quan trọng trong dự án lên cấp độ quản lý này. Chẳng hạn như quyết định chuyển sang giai đoạn tiếp theo của dự án.

Directing - Điều hành

Cấp độ điều hành có phạm vi trách nhiệm trong ban quản lý dự án và quan tâm đến các ràng buộc về phạm vi và dung sai của mỗi dự án. Ban quản lý dự án đưa ra các quyết định quan trọng như cho phép dự án bắt đầu, cho phép dự án chuyển giai đoạn hoặc dự án kết thúc. Ban quản lý dự án ủy quyền sự quản lý hàng ngày cho quản lý dự án (project manager). Quản lý dự án sẽ được ủy quyền quản lý từng stage trong phạm vi và dung sau cho phép. Ví dụ, ban quản lý dự án có thể nói với quản lý dự án rằng: "Bạn có 3 tháng và $100,000 để hoàn thành giai đoạn này của dự án. Nếu có khả năng vượt 10% hãy báo cáo ngay với ban quản lý dự án để có quyết định phù hợp"

Managing

Ở cấp độ này, người Quản lý dự án có trách nhiệm quản lý các hoạt động hàng ngày của dự án trong phạm vi cho phép bởi ban quản lý dự án. Quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo dự án sẽ tạo ra các sản phẩm đúng theo kế hoạch, ủy thác công việc cho team thực hiện dự án, và giám sát các nhiệm vụ cần hoàn thành.

Quản lý dự án ủy quyền cho team dự án thông qua các Work Packages. Đây là một đơn vị sản phẩm của dự án mà team dự án cần phải hoàn thành và bàn giao. Sự ủy quyền luôn bao gồm thời gian, chi phí cho phép và cách thức báo cáo với quản lý dự án.

Quản lý dự án cũng cũng có trách nhiệm cập nhật với team dự án và các StakeHolders về tiến độ dự án.

Chỉ duy nhất một quản lý dự án trong một dự án, nếu nhiều hơn sẽ có rủi ro về điều phối hợp động.

Delivering

Cấp độ này là team dự án và người quản lý team có trách nhiệm hoàn thành sản phẩm và bàn giao các Work Package đã được quản lý dự án ủy quyền.

Trong một vài tình huống, không cần thiết phải tách biệt một người làm vai trò quản lý team. Trong tình huống này, quản lý dự án có thể quản lý team trực tiếp.

‍The Project Board

Ban quản lý dự án cần có mặt những đại diện từ phía khách hàng, nhà cung cấp và điều hành dự án. Họ cần phải đi cùng nhau và đạt được sự đồng thuận để đảm bảo rằng dự án được định hướng hiệu quả, các quyết định quan trọng của dự án được đưa ra một cách kịp thời. Toàn bộ ban dự án chịu trách nhiệm cho sự thành công hay thất bại của dự án, mặc dù trách nhiệm chính thuộc về người điều hành.

Giám đốc điều hành thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với dự án. Giám đốc điều hành tập trung vào việc dự án có mang lại giá trị đồng tiền hay không, liệu các sản phẩm được tạo ra có khả năng mang lại lợi ích dự báo hay không và sẽ tạo ra lợi nhuận tương xứng cho khoản đầu tư dự án. Người điều hành chịu trách nhiệm cuối cùng cho dự án. Chỉ một người nên đảm nhận vai trò này để có trách nhiệm và trách nhiệm rõ ràng cho dự án. Người điều hành cũng là người ra quyết định chính. Anh ta đưa ra quyết định được hỗ trợ bởi các thành viên khác trong ban dự án là đại diện người dùng và đại diện nhà cung cấp cao cấp, nhưng cuối cùng anh ta có tiếng nói cuối cùng.  Giám đốc điều hành cũng chịu trách nhiệm đảm bảo kinh phí cho dự án.

Đại diện người dùng có trách nhiệm đại diện cho những người cuối cùng sẽ sử dụng các sản phẩm của dự án. Đại diện người dùng đảm bảo việc xác định các đặc điểm và yêu cầu của sản phẩm và sau đó nghiệm thu các sản phẩm của dự án có đáp ứng các yêu cầu này hay không.

Ngoài ra, đại diện người dùng có vai trò quan trọng trong dự báo các lợi ích của dự án và sau đó chứng minh rằng những lợi ích đó đã xảy ra. Nhiều lợi ích có thể không xảy ra cho đến khi dự án kết thúc. Ví dụ, dự án khách sạn chỉ có thể bán phòng cho đến khi nó được xây dựng. Như vậy, việc hoàn thành vai trò đại diện người dùng có liên quan đến một cam kết vượt ra ngoài vòng đời của dự án. Ví dụ: Trong dự án khách sạn, giám đốc tiếp thị là một người dùng cao cấp. Anh ta sẽ sử dụng khách sạn như một công cụ để tạo ra lợi ích bằng việc thuê phòng, khi mà dự án đã kết thúc.

Đại diện nhà cung cấp là những người sẽ cung cấp các nguồn lực, kỹ năng và vật liệu cho dự án. Các nhà cung cấp cao cấp có quyền đối với các tài nguyên được sử dụng để tạo ra các sản phẩm của dự án. Một trong những thách thức chung cho người quản lý dự án là họ thường phải ủy thác công việc cho các nhóm mà họ không có thẩm quyền. Các nhà cung cấp cao cấp rất hữu ích để khắc phục vấn đề này. Ví dụ, người quản lý dự án của một dự án xây dựng sẽ làm gì nếu các nhà xây dựng đang làm việc không hiệu quả? Trong một dự án PRINCE2, anh ta có thể leo thang tình huống này đến người đứng đầu công ty xây dựng, người đã đảm nhận vai trò nhà cung cấp cao cấp. Người này là ông chủ của những người xây dựng, vì vậy anh ta nên ở trong một vị trí để quản lý công nhân của mình. Có thể khá khó khăn khi có tất cả các nhà cung cấp bên ngoài được đại diện trong ban dự án, nhưng các quyết định quan trọng trong dự án phải tính đến quan điểm của họ. Họ có thể chỉ ra thời hạn hoặc ngân sách không hợp lý.

Ứng dụng tại Magestore trong các dự án triển khai

Với bối cảnh các dự án nhỏ, diễn ra đan xen liên tiếp để triển khai cho khách hàng, nên cơ cấu tổ chức tại Magestore cần nhỏ gọn nhưng vẫn tuân thủ các nguyên tắc chính. Vì vậy hoàn toàn có thể áp dụng hướng dẫn của PRINCE2 trong việc tùy biến cơ cấu tổ chức dự án (Tailoring Organization Theme)

• Hai cấp độ đầu: Programme & Customer Management và cấp độ Directing được tích hợp lại hình thành nên ban quản lý chương trình (Programme Board).
• Thành phần Programme Board tại Magestore gồm có: Sales Manager (Đại diện cho Customer), các Project Manager và Product Manager (Đóng vai trò đại diện cho Supplier cung cấp Core Product cho dự án triển khai)
• Programme Board meeting hàng tuần nhằm xác định các hướng dự án và stage tương ứng cần ưu tiên giải quyết mỗi tuần, nhằm đồng bộ với mục tiêu chiến lược chung của toàn bộ công ty. Cơ chế trong Programme Board là đồng thuận
• Căn cứ trên các hướng ưu tiên được quyết định bởi Programme Board, Project Manager chủ động các hoạt động đàm phán, sắp xếp kế hoạch dự án với khách hàng, nhà cung cấp và với team dự án. Lúc này Project Manager đóng vai trò chủ động trong Project Board của riêng mỗi dự án. Mặc dù thực tế không hình thành Project Board riêng của dự án do kích thước dự án nhỏ. Nhưng điều đó không có nghĩa Project Manager được phép bỏ qua sự thống nhất và đàm phán về lợi ích với đại diện khách hàng và nhà cung cấp.
• Ở cấp độ Delivery, do tính chất dự án nhỏ, thường thì Project Manager cũng chính là Team Manager hoặc Team không có Manager, tùy cơ cấu của từng team. Nhưng nhìn từ phía dự án của khách hàng, thực chất Project Manager tại Magestore chỉ là Team Manager.
  

Kết luận

Căn cứ trên Organization Theme của PRINCE2, ứng dụng vào việc thành lập cơ cấu tổ chức cho các dự án triển khai tại Magestore, thấy rằng việc xây dựng ban quản lý chương trình (Programme Board) là cần thiết. Hiện tại mới xác định được thành phần tham gia và lịch hoạt động định kỳ. Programme Board còn thiếu các cơ chế, nguyên tắc hoạt động và phối hợp để đảm bảo hoạt động này được hiệu quả, phục vụ cho mục tiêu của công ty.

Tuyển dụng Quản Lý Dự Án Phần Mềm, môi trường làm việc từ xa, linh hoạt thời gian, quản lý theo Agile