PRINCE2 Project Interests - Nhận diện các nhóm lợi ích của dự án

Trong một dự án, có nhiều người quan tâm đến kết quả của nó. Những người này, được gọi là các bên liên quan (StakeHolder), có thể hỗ trợ hoặc phản đối dự án vì nhiều nguyên nhân. PRINCE2 nhóm một số StakeHolder thành ba loại lợi ích nhóm và hướng tới đảm bảo cân bằng lợi ích giữa 3 nhóm này:

• Business Interest: là những người nhìn dự án từ quan điểm kinh doanh, suy nghĩ xem dự án có mang lại giá trị về tiền hay nói cách khác, lợi nhuận khi bỏ tiền ra đầu tư.
• User Interest: là những người sẽ sử dụng các thành quả là các sản phẩm và dịch vụ của dự án sau khi dự án kết thúc.
• Supplier Interest: là người cung cấp tài nguyên và con người để tạo ra các sản phẩm của dự án.
  

The Business Interest

Người này quan tâm tới dự án có giá trị mang lại so với số tiền đầu tư hay không? Liệu các sản phẩm của dự án có đáp ứng nhu cầu kinh doanh nhằm chứng minh việc đầu tư vào dự án là đúng đắn hay không và liệu có đạt được lợi tức đầu tư dự án hay không? PRINCE2 coi đây là mối quan tâm chính, vượt xa nhu cầu của người dùng và nhà cung cấp. Do đó đây là cấp thẩm quyền cuối cùng và cao nhất trong dự án.  Tuy nhiên, người này cũng nên xem xét quan điểm về lợi ích của người dùng và nhà cung cấp.

The User Interest:

Người này này liên quan đến việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ mà dự án tạo ra. Đây có thể là:

• Người sẽ sử dụng trực tiếp sản phẩm và dịch vụ.
• Người có thể sử dụng sản phẩm và dịch vụ làm công cụ để tạo ra giá trị cho chính họ hoặc tổ chức của họ.
• Người có thể duy trì và hỗ trợ cho các sản phẩm của dự án được sử dụng và hoạt động.
• Người sẽ bị tác động bởi các sản phẩm của dự án

Tất cả những người này muốn tham gia vào việc xác nhận các sản phẩm và dịch vụ khi chúng được hoàn thành. Do đó dự án cần phải xem xét các quan điểm khác nhau của những người này thông qua các người dùng đại diện.

Ví dụ: Giả sử một mục tiêu của dự án là nhằm tạo ra một trang web bán các sản phẩm của công ty. Ai là User Interest sau khi dự án này kết thúc:

• Đầu tiên là những khách hàng sẽ vào trang web và mua sản phẩm. Số lượng khách hàng có thể hàng trăm hoặc thậm chí hàng triệu khách hàng. Để có thể hiểu được họ, dự án có thể sử dụng hình ảnh đại diện bằng cách sử dụng một công ty nghiên cứu thị trường để hiểu được yêu cầu này của những người này.
• Một User Interest khác là những người sẽ sử dụng trang web như một công cụ để bán sản phẩm. Giám đốc tiếp thị của công ty có thể đại diện cho quan điểm này.
• Bộ phận CNTT của công ty có thể hỗ trợ trang web trong việc sử dụng hoạt động, do đó giám đốc CNTT cũng có thể trở thành người dùng đại diện.
• Công ty có thể sử dụng một công ty quảng cáo để chạy các chiến dịch tiếp thị, do đó họ bị ảnh hưởng bởi trang web. Họ cần xem xét bất kỳ chiến dịch nào trong tương lai sẽ cần được điều chỉnh để phù hợp với trang web. Vì vậy một tư vấn viên từ công ty quảng cáo cũng có thể trở thành đại diện cho User Interest.
  

The Supplier Interest:

Các nhà cung cấp tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của dự án bằng cách cung cấp các nguồn lực và các kỹ năng cần thiết. Các nhà cung cấp có thể là nội bộ của tổ chức điều hành dự án hoặc bên thứ bapử ngoài tổ chức. Ví dụ, trong dự án xây dựng một khách sạn, nhà cung cấp có thể là một công ty xây dựng trong đó người quản lý của công ty xây dựng có thể đảm nhận vai trò đại diện trong dự án. Trong nội bộ khách sạn, bộ phận PR đang làm việc để quảng bá khách sạn, thì người đứng đầu bộ phận cũng có thể đảm nhận vai trò đại diện cho nhà cung cấp. Quan điểm của nhà cung cấp tập trung vào việc đảm bảo rằng: các sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng do dự án đặt ra, trong giới hạn thời gian, chi phí và phạm vi là khả thi.

Vấn đề đồng thuận và cân bằng giữa các nhóm lợi ích

Chú ý rằng đạt được sự đồng thuận giữa các lợi ích của dự án có thể sẽ rất khó khăn. Ví dụ: các yêu cầu của người dùng về tính năng sản phẩm có thể không đại diện cho giá trị tiền bạc đầu tư của chủ doanh nghiệp. Hay ý tưởng kinh doanh của một doanh nghiệp về chi phí dự án hợp lý có thể thấp hơn những gì các nhà cung cấp đang mong muốn.

PRINCE2 đảm bảo ba quan điểm này về dự án phải được thể hiện khi quyết định thực hiện dự án, trong đó vai trò của ban dự án là đi đến thỏa thuận về những quan điểm khác biệt và đôi khi không nhất quán này khi họ đưa ra quyết định về dự án. Nhưng hãy nhớ rằng, khi xung đột tồn tại giữa ba lợi ích, lợi ích kinh doanh có quyết định cuối cùng.

Thực tiễn áp dụng tại Magestore trong các dự án triển khai

Business Interest:

• Store Owner: chủ doanh nghiệp bán lẻ, họ là người bỏ tiền túi đầu tư cho dự án và rất quan tâm đến lợi ích đầu tư mang lại.
• Agency: Agency nhận ủy quyền từ Store Owner, nên cũng rất quan tâm đến lợi ích khi bỏ tiền đầu tư để mua sản phẩm Magestore POS.

User Interest:

• Store Owner: Do các doanh nghiệp bán lẻ của Magestore ở nhóm nhỏ và vừa, nên thường Store Owner cũng đại diện cho nhân viên của họ khi sử dụng sản phẩm Magestore POS.
• Agency: cũng được Store Owner ủy quyền trong việc vận hành hệ thống sản phẩm của Magestore, họ bị ảnh hưởng bởi sản phẩm Magestore POS nên họ đóng vai là User Interest,

Supplier Interest:

• Agency: Agency giữ vai Supplier Interest khi cung cấp cho Magestore các kỹ năng, hạ tầng và quyền truy cập để cài đặt và triển khai sản phẩm. Muốn cài đặt sản phẩm của Magestore lên hệ thống của khách hàng, bạn sẽ phải làm việc cộng tác với Agency rất nhiều.
• Bộ phận khác trong Magestore: Các bộ phận khác như Core Product, Sales, Marketing, Nhân sự, Tài chính, Hạ tầng đều cung cấp rất nhiều nguồn lực để bạn có thể vận dụng nhằm mục đích đưa dự án thành công.

Kết luận

Nhận diện các nhóm lợi ích này sẽ giúp quản trị dự án biết cách phân tích, cân bằng hài hòa các lợi ích các bên cũng như hiểu rằng cần phải biết cộng tác và phối hợp để các dự án có thể thành công.

Tuyển dụng Project Manager, yêu thích dẫn dắt đội nhóm và khiến khách hàng hạnh phúc với giải pháp của Magestore. Working Remote làm việc bất cứ địa điểm nào bạn thích, Quản lý linh hoạt theo Agile‍