Tại sao Quản lý Dự Án Phần Mềm cần trí tuệ cảm xúc

November 3, 2020

9

min read

1. Tại sao trí tuệ cảm xúc dành cho Quản lý Dự Án Phần Mềm lại quan trọng

Magestore xây dựng cơ cấu tổ chức, bẻ nhỏ thành các team tự chủ, tự quản. Do đó vai trò của người quản lý dự án được giảm nhẹ trong việc lên kế hoạch từng nhiệm vụ chi tiết, phân công việc cho cá nhân cũng như kiểm soát tiến độ. Lúc này việc giao tiếp với các StakeHolder trở thành một công việc quan trọng, cần sự tập trung của quản lý dự án, góp phần không nhỏ vào thành công của dự án.

Đặc biệt các dự án của Magestore rất đa dạng StakeHolder với nhiều lĩnh vực, ngành nghề và khả năng, kỹ năng khác nhau.

“Project management is getting work done through others.”

ại sao trí tuệ cảm xúc dành cho Quản lý Dự Án Phần Mềm lại quan trọng

Trong qua trình giao tiếp, nếu có thể làm chủ được cảm xúc của chính mình sẽ là lợi thế lớn. Dưới đây là 7 lý do vì sao việc quản lý cảm xúc đối với người quản lý dự án lại quan trọng.

Phát triển quan hệ với các StakeHolder để hỗ trợ sự thành công của dự án.
Tiên liệu và tránh đổ vỡ cảm xúc của các StakeHolder và bản thân Quản Lý Dự Án
Thoả thuận với các cá nhân khó tính và quản lý các xung đột.
Tận dụng thông tin cảm xúc để đưa ra quyết định tốt hơn.
Giao tiếp hiệu quả hơn, đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn.
Tạo môi trường làm việc tích cực và tinh thần đồng đội cao.
Chia sẻ tầm nhìn, truyền cảm hứng và động lựa của các mục tiêu trong dự án.

2. Làm sao để quản lý được trí tuệ cảm xúc

Thông thường các chương trình đào tạo quản lý dự án thiên về các quy trình và công cụ mà ít nhắc đến các yếu tố con người. Ví dụ điển hình trong Fourth Edition of the PMBOK® Guide as follows, các kỹ năng dưới được đề cập đến, nhưng hoàn toàn thiếu các hướng dẫn thực hành cụ thể.

Leadership
Team building
Motivation
Communication
Influencing
Decision making
Political and cultural awareness
Negotiation

Chính vì vậy, trong cuốn Mersino, Anthony. Emotional Intelligence for Project Managers: The People Skills You Need to Achieve Outstanding Results (p. 15). AMACOM. Kindle Edition, tác giả đã gợi ý các khái niệm, công cụ thực hành về quản lý cảm xúc. Dựa theo mô hình khung năng lực Goleman, tác giả đã có chỉnh sửa bổ sung làm mịn hơn cho phù hợp với bối cảnh áp dụng cho người quản lý dự án như sau:

Self Awareness - Tự nhận thức

Đầu tiên là tự nhận thức, có nghĩa là hiểu bản thân và cảm xúc của chính mình. Tự nhận thức là nền tảng đầu tiên của trí tuệ cảm xúc. Khi chúng ta hiểu và đánh giá được cảm giác của mình mới có thể hiểu được cảm xúc của người khác. Tự nhận thức bao gồm các năng lực tự nhận thức về cảm xúc, tự đánh giá chính xác và tự tin về bản thân.

Tự nhận thức về cảm xúc là hiểu điều gì đang xảy ra với chúng ta.
Tự đánh giá là việc hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân và sẵn sàng khám phá chúng và thể hiện với người khác.
Tự tin là khả năng vững chãi trong bất kỳ tình huống nào mà chúng ta gặp phải.

Chi tiết làm sao để hiểu về cảm xúc của bản thân?

Self Management - Tự quản lý

Dựa trên sự hiểu biết về cảm xúc mà chúng ta có được nhờ tự nhận thức về bản thân, chúng ta sử dụng khả năng tự quản lý để quản lý và hướng dẫn trạng thái cảm xúc của mình. Quản lý bản thân là khả năng kiểm soát cảm xúc bản thân để chúng không kiểm soát chúng ta. Đây là một năng lực quan trọng đối với tất cả mọi người. Tự chủ là điều giúp chúng ta duy trì sự điềm tĩnh và không đánh mất bản thân trong các tình huống.

Social Awareness - Nhận thức xã hội

Nhận thức xã hội xảy ra khi chúng ta mở rộng nhận thức của mình quan tâm đến cảm xúc của những người xung quanh. Nhận thức xã hội bao gồm sự đồng cảm, nhận thức về tổ chức, nhìn rõ người khác và đặt ranh giới cảm xúc.

Đồng cảm là khả năng hiểu và liên hệ tới cảm xúc của người khác bằng cách đặt mình vào vị trí của họ.
Nhận thức về tổ chức là khả năng diễn giải bối cảnh cho các cảm xúc trong tổ chức. Nó bao gồm các quy tắc và giá trị được nói mà không thành văn bản trong mỗi tổ chức.
Nhìn rõ người khác là khả năng đánh giá chính xác và thấu hiểu người khác. Điều quan trọng là chúng ta phải hiểu và diễn giải cảm xúc của các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác.
Thiết lập ranh giới cảm xúc giúp chúng ta hiểu được nơi mình kết thúc và nơi người khác bắt đầu. Nếu chúng ta có một mệnh lệnh vững chắc về ranh giới cảm xúc, chúng ta có nhiều khả năng lên tiếng và nói không khi cần. Chúng ta sẽ có những kỳ vọng thực tế hơn về người khác. Chúng ta sẽ chịu trách nhiệm về cảm xúc và hành động của chính mình và để người khác chịu trách nhiệm cho cảm xúc họ.

Relationship Management

Quản lý các mối quan hệ có nghĩa là sử dụng nhận thức về cảm xúc cá nhân và của người khác để xây dựng mối quan hệ bền chặt. Mối quan hệ bền chặt sẽ phục vụ cho sự thành công của các dự án. Xét đến cùng, các dự án gần như luôn là nỗ lực của cả team. Quản lý mối quan hệ bao gồm:

Quản lý mối quan hệ của các bên liên quan bao gồm việc xác định, phân tích và quản lý một cách có hệ thống các mối quan hệ.
Phát triển quan hệ với những người khác là đầu tư vào sự tăng trưởng và phát triển quan hệ thông qua phản hồi và huấn luyện.
Nói sự thật là xem xét một cách có trách nhiệm những điều chúng ta hứa.

Team Leadership

Lãnh đạo team tập trung vào các kỹ năng cảm xúc cần thiết để dẫn dắt team một cách hiệu quả. Team càng lớn, các giao tiếp càng trở nên quan trọng. Năng lực này bao gồm:

Giao tiếp là khả năng hiểu và quản lý giai điệu cảm xúc của team, khả năng thống nhất giữa các hành động, giao tiếp trực tiếp một - một và giao tiếp theo team.
Quản lý xung đột là các cách giải quyết xung đột trong dự án bằng trí tuệ cảm xúc.
Truyền cảm hứng xem xét cách các quản lý dự án cần đưa ra một tầm nhìn để gắn kết, động viên và truyền cảm hứng cho team.

3. Kết luận

Các dự án của Magestore rất đa dạng với nhiều StakeHolder với nhiều lĩnh vực, ngành nghề, khả năng, kỹ năng và ứng xử khác nhau. Do đó nếu người quản lý dự án và cả các team member nếu cần tự trang bị các năng lực cần thiết liên quan đến trí tuệ cảm xúc khi làm việc. Trong các bài viết sau sẽ hướng dẫn việc phát triển và thực hành các kỹ năng về trí tuệ cảm xúc.