Thực hành lập kế hoạch quản lý dự án dã ngoại

Sau khi đã foundation project dự án dã ngoại 40 người, người quản lý dự án (project manager) phải lập kế hoạch cho dự án (Project Planning). Sau đây là 1 vài practices mà các team đã ứng dụng để thực thi dự án:

Scope Management

• Define Scope: Nhờ có quá trình foundation, Scope của từng mảng dịch vụ đã được define khá rõ ràng để từng team hiểu được mảng dịch vụ của mình là gì.
• Create WBS: Các team dựa vào bảng Scope và tiêu chí outcome của 8 mảng dịch vụ để bẻ thành các sản phẩm (deliverables) nhỏ hơn trong dịch vụ của mình.

Đây là tổng hợp các sản phẩm chính mà mỗi mảng dịch vụ chuyển giao tới khách hàng nội bộ.

Ví dụ: Business Operation đã dự tính các sản phẩm trong dịch vụ LEARN, để đáp ứng chất lượng đề ra, team cần chuyển giao dần các sản phẩm nhỏ theo từng tuần. Chứ không phải chỉ vào đúng 2 ngày diễn ra sự kiện mới chuyển giao. Sản phẩm cuối cùng là 1 hoạt động ở đó, tất cả các team đều Chia sẻ bài học từ các team và Trao đổi thảo luận với nhau.

Các sản phẩm nhỏ hơn đã được bẻ ra và đưa vào khâu triển khai để hướng tới đạt được sản phẩm lớn cuối cùng bao gồm:

• 8 buổi Retro do các team tự tổ chức với đầu ra là 8 Key Learning topic;
• 1 session Chia sẻ tri thức Key Learning của 8 team tại MageFest;
• 1 session Open Space - nơi các team được tự do thảo luận, trao đổi, học hỏi tại MageFest
  Nhưng để có 8 buổi Retro toàn công ty do mỗi team tự tổ chức, MageX tiếp tục bẻ nhỏ thành các sản phẩm phụ trợ như Guidebook hướng dẫn thực hiện Team Year-end Retro; và 1 session training hướng dẫn thực hiện Retro dành cho các Facilitators từ các team;

Schedule Management

Define Activities & Sequence Activities

‍Trong 3 tuần chuẩn bị cho MageFest, theo đúng tinh thần Tự tổ chức, các team tự họp nội bộ để define bẻ các task cần thực hiện nhằm chuyển giao được sản phẩm cuối cùng. Đồng thời, tự lên kế hoạch thực hiện các task, và estimate các task để hoàn thành đúng hạn diễn ra sự kiện.

‍Control Schedule

Các team tự quản lý lịch trình thực hiện các công việc của mình và thay đổi trạng thái của task (Todo, Doing, Done) ở trong file. Mỗi tuần team Key Contact Points sẽ họp hoặc Daily Meeting ít nhất 1 lần để cập nhật các tiến độ mảng dịch vụ của mình (hoàn thành khâu gì, dự định làm khâu gì tiếp), và những khó khăn, thách thức các team đang gặp phải.

Ngay tuần đầu tiên sau buổi Kick-off, team thống nhất có 1 buổi tiền trạm là 1 cột mốc trong lịch trình của dự án. Sau buổi tiền trạm này, các team dựa vào thông tin nắm bắt được về địa điểm để điều chỉnh các hoạt động và lịch trình của mình.

Cost Management

• Ước lượng, dự trù budget: Dựa vào dự toán ban đầu cho mỗi mảng dịch vụ, các team tự chủ trong việc xác định budget, đảm bảo trong giới hạn ràng buộc chi phí đã đưa ra từ đầu.

‍Request chi phí và quản lý chi phí: Các team tự chủ động thực hiện quá trình request chi phí theo như dự trù của team để công ty chuyển khoản chi phí đó về tài khoản của đại diện team. Team cũng cần chủ động quản lý các khoản chi tiêu, update con số các hạng mục chi tiêu vào 1 file Budget chung. Trong quá trình, nếu thấy ràng buộc kinh phí chưa hợp lý, team có thể lên tiếng, thỏa thuận hoặc yêu cầu điều chỉnh kinh phí du di giữa các mảng dịch vụ (đặc biệt ưu tiên 3 mảng must-have: Ăn, Ở, Đi)

• Kết toán: Kết thúc sự kiện, các team tổng kết chi phí thực chi vào chung 1 file, để giúp business operation nhìn được chi phí tổng của toàn sự kiện. Tiếp đó, các team sẽ thực hiện việc hoàn trả tiền nếu request thừa chi phí hoặc claim tiền nếu trước số tiền thực chi vượt quá số tiền request.

Công ty sẽ kết toán và thu thập lại các hóa đơn, chứng từ mua hàng (đặc biệt là hóa đơn VAT) từ các team để giúp công ty thực hiện việc kế toán được thuận lợi.

Ví dụ: Đây là 1 vài quy tắc được thống nhất để quá trình request chi phí, thanh toán, mua hàng cho công ty diễn ra thuận lợi:

• Lập request chi phí trên my.magestore (ví dụ MageFest - Ở/Đi/…). Gồm Số tiền, Thông tin người hưởng, deadline chuyển khoản (nếu có)
• Với trường hợp là số tiền chi tiêu dưới 20 triệu, lập lệnh request chi phí trên my.magestore và log note là chuyển vào tài khoản của người hưởng là đại diện các team
• Với trường hợp là số tiền lớn trên 20 triệu, lập lệnh request chi phí trên my.magestore nhưng log note là chuyển vào tài khoản của người hưởng là vendor/đơn vị cung cấp dịch vụ
• Khi đi mua hàng với đơn hàng >200K, tốt nhất các team nên mua ở đơn vị có thể xuất hóa đơn VAT cho công ty.
• Những thứ nhỏ nhặt dưới 200K, ko cần lấy hóa đơn VAT, nhưng có thể lấy hóa đơn bán lẻ để làm minh chứng chi tiêu của công ty và gửi lại cho MageX vào đầu tuần 6/1/2020

Quality Management

• Các team thực thi dựa vào ràng buộc về mặt chất lượng và các hoạt động chính ở trên để đảm bảo chuyển giao các sản phẩm đúng tiêu chí tới các thành viên trong công ty trong 2 ngày diễn ra sự kiện.
• Kiểm soát chất lượng: Sự kiện nội bộ không lớn nên việc kiểm soát hay bảo đảm chất lượng (quality assurance) chủ yếu dựa trên tinh thần Chất lượng tự thân của các team. Một vài dịch vụ phức tạp cần sự involve đảm bảo chất lượng của nhiều bên, nhiều team như Ceremony, Learn hoặc Game thì mỗi team thực hiện cải tiến chất lượng qua việc feedback lẫn nhau và điều chỉnh để có được sản phẩm cuối cùng hoàn thiện (trải qua chu trình Plan -> Do -> Check -> Act)

Ví dụ 1: Trong dịch vụ Game, team Earth + WHO sau khi lên plan chi tiết các game, còn tổ chức chạy thử game outdoor - team building để điều chỉnh các sản phẩm này cho phù hợp với timeline tổng chương trình.

Ví dụ 2: Trong dịch vụ Learn, sau khi cho ra lò tài liệu Guidebook hướng dẫn Team Year-end Retro và có 1 buổi training các điều phối viên từ các team, MageX nhanh chóng tiếp nhận feedback từ team đầu tiên thực hiện (team Shark). Sau đó, chia sẻ practices điều phối để các team khác cùng học hỏi, tránh lặp lại những tình huống khó khăn tương tự. Đồng thời, khi áp dụng vào nội bộ team mình thì MageX cũng điều chỉnh cách điều phối hoạt động này cho phù hợp với tính chất công việc của team.

Resource Management

Lên kế hoạch nguồn lực, tìm kiếm và phân bổ, quản lý nguồn lực‍

Các team tự chủ động phân bổ vai trò thực hiện các task trong team. Trường hợp, team thiếu nguồn lực vật lý (tài nguyên) thì tự lên phương án mua bổ sung. Nếu thiếu nguồn lực con người (kỹ năng, kiến thức, năng lực) hoàn thành 1 việc nào đó thì có thể linh hoạt tìm kiếm người hỗ trợ hoặc phối hợp với các team/ các cá nhân có năng lực phù hợp trong công ty để hoàn thành công việc.

Ví dụ: Team Noodle phụ trách mảng dịch vụ CEREMONY, cần hoàn thành được sản phẩm quà tặng tri ân nhân viên gồm có túi và sổ có signature của Magestore nhưng trong team không ai có khả năng thiết kế. Team đã lên ý tưởng và chủ động liên hệ anh James - designer để nhờ việc thiết kế các vật phẩm quà tặng kiểu này

Develop Team & Manage Team:

Các team, đặc biệt là các Key Contact Points trong 3 tuần chuẩn bị cho MageFest đã vận dụng đa dạng các soft-skills như thương lượng, gây ảnh hưởng, truyền động lực, lãnh đạo nhóm, giải quyết mâu thuẫn để thúc đẩy các thành viên trong team mình hoàn thành công việc, hướng tới mục tiêu đã đặt ra.

Bên cạnh đó còn có các cuộc họp giữa Key Contact Points hàng tuần đan xen giữa thảo luận với đặt câu hỏi coaching nhằm gợi mở, giúp các team tự làm rõ ràng phương án tiếp cận giải quyết bài toán dịch vụ của mình. Hay buổi training hướng dẫn kỹ năng cần thiết (như kỹ năng điều phối hoạt động Team Year-end Retro) đều là những techniques và phương pháp giúp gia tăng khả năng thành công của dự án và chất lượng của các sản phẩm đầu ra.

Communication Management

• Lựa chọn các phương thức giao tiếp và quản lý việc giao tiếp, truyền thông
  Một số practices có thể kể đến:
• Gặp mặt, họp trao đổi giữa các Key Contact Point ít nhất 1 lần/tuần trong giai đoạn 3 tuần chuẩn bị cho sự kiện. Đề xuất thêm hoạt động Daily Meeting vào giai đoạn có nhiều biến động, thay đổi về kế hoạch.
• Thống nhất các kênh giao tiếp & làm việc online: Các thông báo và trao đổi qua lại về diễn biến của giai đoạn thực thi được post tại 1 channel #magefest 2020 trên slack
  

• Thống nhất các kế hoạch được minh bạch, tập hợp vào 1 file Google Sheet, từng Sheet là từng hạng mục.
• Thống nhất có 1 folder trên drive google lưu trữ các tài liệu của các mảng dịch vụ trong MageFest.
• Thông báo các thông tin trọng yếu về MageFest (địa điểm, thời gian tổ chức, timeline các hoạt động chính, …) tới toàn nhân viên trong công ty công ty qua slack channel #magestore và facebook group/fanpage/Google site, với các tư liệu truyền thông đa dạng bằng video, hình ảnh, thông báo ngắn, hay tin truyền miệng qua Key Contact.
• Bất cứ thay đổi nào liên quan đến số lượng người tham gia, các chi tiết thay đổi gây ảnh hưởng đến công việc của nhiều team, được thông báo minh bạch tới các Key Contact Point (qua slack hoặc báo trực tiếp) để giúp các team thay đổi kịp thời kế hoạch, dự trù các phương án ứng phó.

Có thể nói, truyền thông, giao tiếp giữa các team với nhau và với các stakeholder (như anh Steve) trong quá trình thực hiện MageFest đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Giao tiếp, truyền thông đúng người đúng thời điểm có thể giúp từng team nắm rõ được mục đích, ý nghĩa, vai trò, trách nhiệm của mình trong các mảng dịch vụ của MageFest. Đồng thời, giúp cho việc phối hợp liên team được suôn sẻ và thuận lợi, giảm bớt các hiểu nhầm, mâu thuẫn với nhau.

Risk Management

Nhận diện rủi ro và đánh giá rủi ro sơ bộ

Các team tự nhận diện sớm các rủi ro có thể xảy đến trong mảng dịch vụ của mình. Bằng cách đi tiền trạm, khảo sát địa điểm, thu thập thông tin từ vendor, thông tin thời tiết,…. các team đều có thể tự lên được danh sách các rủi ro có thể phát sinh.

Ví dụ: Xem dự báo thời tiết, biết rằng có nguy cơ mưa ẩm tại Ba Vì vào ngày 3-4/1/2020, sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức Ceremony - lễ mừng sinh nhật và tri ân nhân viên ở ngoài trời.

Plan phản ứng với rủi ro và thực hiện các biện pháp

Team tự lên phương án phản ứng với rủi ro và trao đổi với nhau tại các cuộc họp tuần để tất cả các team có sự phối hợp hành động giảm thiểu rủi ro hoặc ứng phó khi rủi ro xảy ra.

Ví dụ: Team Noodle biết rủi ro mưa là có thể xảy ra nên sẽ lên phương án thực hiện Ceremony ở trong nhà.

Dưới đây liệt kê thêm 1 vài rủi ro mà MageX ghi nhận được trong quá trình các team trao đổi và lên back-up plan.

Procurement Management

• Lên kế hoạch mua hàng, lựa chọn vendor, thực hiện mua hàng, & thanh toán khép lại quá trình mua hàng: Sự kiện không lớn nên việc mua bán đồ dùng hoặc thuê ngoài đều khá đơn giản. Các team đều có thể tự lên danh sách vendor, và supplier nhỏ lẻ, lựa chọn vendor phù hợp và quản lý quá trình mua hàng để đảm bảo có đủ vật dụng phục vụ sự kiện.

Team hoàn toàn tự chủ động thanh toán, khép lại quá trình mua hàng dựa trên các chính sách, quy tắc về mua hàng được thống nhất với nhau và với vendor.

Ví dụ: Mua hàng với hóa đơn trên 20 triệu, team cần thanh toán từ tài khoản của công ty và lấy hợp đồng, kèm hóa đơn VAT thì mới coi là khép lại quá trình mua hàng.

Stakeholder Management

Nhìn chung việc quản lý Stakeholder của dự án này khá đơn giản:

• Nhận diện Stakeholder của dự án: Đó là Sponsor và CEO của công ty, 9 team tham gia triển khai và các Supplier, vendor của từng mảng dịch vụ.
• Tương tác với Stakeholders: Có những mảng dịch vụ như Learn hoặc Ceremony, cần các team cần chủ động tương tác với CEO để hiểu thêm về mong muốn, nguyện vọng về kết quả đầu ra của các dịch vụ đó.

Ví dụ trong dịch vụ Ceremony, team Noodle cần tương tác với CEO để hỏi về mong muốn tri ân nhân viên gắn bó với Magestore từ bao giờ, tính đến thời điểm nào. Trong cả chương trình, MageX cũng tương tác với anh Steve để biết bài presentation của anh ấy sẽ diễn ra trong khoảng thời gian bao lâu, để quyết định sắp xếp vào đâu trong timeline thì hợp lý.

Integration Management

• Lập Project Charter: chính là giai đoạn Foundation của dự án đã nói ở trên
• Lên kế hoạch, định hướng, quản lý, giám sát các mảng dịch vụ:

Với vai trò Product Owner, MageX chủ yếu đưa ra định hướng, đề xuất các milestones chính của cả dự án với các team. Vì hướng tiếp cận là Team tự tổ chức, nên MageX để các team tự chủ động lên kế hoạch, quản lý, giám sát task của mình. MageX hầu như chỉ cập nhật tiến độ hoàn thành qua các buổi họp với Key Contacts. Và hỗ trợ, và tháo gỡ khó khăn trực tiếp (F2F discussion) nếu team thấy cần thiết.

Ví dụ: Các milestones MageX đề xuất theo từng tuần trong giai đoạn chuẩn bị MageFest như sau:

Tuần 1: Có kế hoạch bẻ task chi tiết với deadline hoàn thành

Có chuyến đi tiền trạm và checklist câu hỏi đi kèm

Tuần 2: Có budget cho từng mảng dịch vụ. Có hoạt động Team Year-end Retro của 8 team

Tuần 3: Mọi công tác chuẩn bị sẵn sàng cho MageFest diễn ra vào 3-4/1/2020

Quản trị tri thức dự án:

Trong quá trình chuẩn bị MageFest, các tri thức về event thường niên của năm 2019 được chia sẻ với Key Contact Point của các mảng dịch vụ để tham khảo.

Ví dụ:

Team làm Ceremony cần có thu thập được các ký ức, dấu mốc đáng nhớ của công ty, thông tin lịch sử, hình ảnh trong quá khứ để sản xuất được các video khơi gợi lại ký ức 10 năm tại MageFest. Bằng cách hỏi những “nhân chứng” đi qua thời gian hoặc truy tìm các kho lưu trữ media của công ty, các album ảnh trên mạng xã hội (facebook, youtube) hay trên insights.magestore.com, team cuối cùng có thể tạo được sản phẩm đáp ứng được chất lượng đầu ra.

Kết thúc MageFest, các bài học, tri thức của dự án được tổng hợp và lưu trữ trên hệ thống tri thức dưới dạng bài viết reflection tri thức của cá nhân thành viên tham gia quản lý dự án.

Quản lý sự thay đổi:

Không có thay đổi to lớn nào đáng kể, ngoài sự ‘lỡ hẹn’ lên chuyến vào phút chót với 1 vài thành viên. Thông tin về số lượng người thay đổi đã được thông báo tới tất cả các Key Contact Points để các team kịp thời có phương án thay đổi.

Ngoài ra trong giai đoạn thực thi, MageX cũng nhanh chóng nhận ra còn 1 mảng dịch vụ quan trọng mà chưa có team nào chăm nom đó là COMMUNICATION - TRUYỀN THÔNG (gồm cả phần hướng ra bên ngoài, khác với Communication trong nội bộ dự án). Để ứng biến nhằm đáp ứng được nhu cầu branding, giới thiệu tới cộng đồng bên ngoài về sự kiện MageFest này, MageX đã nhanh chóng lập 1 đội biệt động sự kiện gồm 1 vài thành viên có khiếu thẩm mỹ chụp ảnh và quay video để lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ, làm tư liệu cho quá trình sản xuất video, và album đăng tải lên các kênh truyền thông của công ty. Tuy sinh sau đẻ muộn, và thực thi còn lẻ tẻ và nhiều thiếu sót (như thiếu dụng cụ tác nghiệp, hay chưa plan kỹ nhiệm vụ cho quá trình triển khai) nhưng Biệt đội cơ động này ít nhất cũng bắt được những khoảnh khắc thú vị của Magestorers tại sự kiện.

• Đóng gói dự án:
  Các team đã chuyển giao các sản phẩm của từng mảng dịch vụ ngay tại MageFest. Các sản phẩm chuyển giao sau sự kiện (như video tổng kết, các nội dung Key learning của các team tại MageFest) cũng được chia sẻ với mọi người trong tuần ngay sau sự kiện.

Các điểm được (KEEP), điểm chưa tốt (STOP), điểm cần cải tiến (TRY) được tất cả người tham gia rút ra bằng cách thực hiện Retro ngay tại sự kiện, lưu lại trên stories và chia sẻ với toàn công ty.

Đánh giá hiệu quả của dự án

Về mặt tài chính, MageFest được thực hiện với tổng chi phí là khoảng 43 triệu 900K, thấp hơn con số dự tính ban đầu cho 34 người tham gia là khoảng 7 triệu.

Về tính hiệu quả thực thi dự án, mức độ hài lòng về kết quả dịch vụ tại MageFest thể hiện ở khoảng 63% số feedback thu thập từ người tham gia là feedback tích cực (giữ lại những kết quả hay sản phẩm của sự kiện cho lần tới) và 19% là feedback đóng góp xây dựng giúp cho chương trình thêm phong phú sinh động và 18% feedback góp ý loại bỏ các hoạt động chưa thỏa mãn trong sự kiện.

Có thể thấy, với mức điểm 8.6/20, MageFest được coi là có độ rủi ro ở mức trung bình (Medium Risk). Các hạng mục Executive Support, Scope Management, Communication Management, Risk Management được thực hiện tốt hơn so với các hạng mục còn lại. Time Management, Project Management, và Quality, Procurement Management cần cải thiện hơn trong những lần tổ chức sự kiện nội bộ tới.

Kết luận

Nhìn chung, MageFest 2020 là sự kiện lần đầu tiên được tổ chức bởi 9 team tự chủ tại công ty. Với số lượng feedback tích cực trong nội bộ chiếm đến hơn 60% trong số các feedback thu về, MageFest có thể coi là sự kiện thành công và làm thỏa lòng mong ngóng “được vui chơi, kết nối, học hỏi lẫn nhau” của các thành viên Magestore ở thời điểm khép lại thập kỷ cũ và khởi đầu một thập kỷ mới.

Tuy những giá trị về mặt tinh thần, hay về mặt văn hóa, tổ chức chưa thể đong đếm hết được nhưng MageFest 2020 cũng đã để lại cho một niềm tự hào trong mỗi thành viên tham gia rằng “Đấy, công ty tôi có 1 sự kiện đặc biệt như thế đó”.

Cùng xem lại các chia sẻ trên mạng xã hội của những người tham gia về MageFest 2020:
Trước, trong và sau sự kiện

Tuyển dụng Quản Lý Dự Án Phần Mềm, môi trường làm việc từ xa, linh hoạt thời gian, quản lý theo Agile