Thực hành Project Management trong tổ chức dã ngoại 40 người

Mô tả khái quát về project

Bối cảnh khởi xướng project – Project Initiation Context:

Đến hẹn lại lên, vào đầu tháng 1 hàng năm, Magestore sẽ có 1 sự kiện để chúc mừng sinh nhật công ty, tổng kết năm cũ và chào đón năm mới. Năm 2020 là năm Magestore bước sang tuổi thứ 11 và cũng là năm đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ sang 1 thập kỷ mới.

Sau hơn 1 năm chuyển đổi tổ chức theo mô hình Agile với 8 team tự chủ, nhận thấy rằng tại sao lại không để mỗi team cùng tham gia đóng góp vào một mảng gì đó trong việc nhào nặn cả con voi to này nhỉ?

Thế là dự án MageFest 2020 ra đời với một hướng đi không hề giống những năm trước đây - BUILD TOGETHER.

Giai đoạn Foundation của dự án

Output của giai đoạn này là có được Project Charter - mô tả bối cảnh dự án, mục tiêu dự án, các giả định và ràng buộc, WBS (các outcomes).

Để có được Project Charter thì team Business Operation phối hợp với các self-organizing team khác đã cùng thực hiện các bước sau:

Xác định hướng tiếp cận triển khai dự án

• Về cách tiếp cận triển khai dự án này: Team nào cũng tham gia vào quá trình tạo dựng nên chương trình. Do đó, Team Business Operation đã cùng ngồi Foundation với tất cả các team trong công ty để chia cả con voi sự kiện thành 8 mảng dịch vụ nhỏ hơn. Nhờ đó, các team có thể dễ dàng triển khai cung cấp dịch vụ. 8 mảng dịch vụ bao gồm: Ở, Đi, Ăn, Game, Learn, Ceremony, Performance, Morning Exercise.
• Về chi phí tổng cho chuyến đi: Đề bài đặt ra là công ty có thể chi trả chi phí cho mỗi nhân viên tham gia MageFest ở mức 2 triệu đồng/người. Tổng có khoảng 80tr cho 40 người. Nếu xuất phát đi từ thứ 6 thì ngân sách cho phép là 60 triệu.

Ràng buộc về địa điểm, thời gian

• Ràng buộc thời gian: Để quyết định đi 2 ngày 1 đêm, phương án thứ 6 + thứ 7 hay phương án thứ 7 + chủ nhật trong tháng 1. Hình thức quyết định bằng trưng cầu ý kiến toàn công ty. Cuối cùng chốt phương án trưa thứ 6 + sáng thứ 7.
• Ràng buộc địa điểm: Team Business Operation lên phương án lựa chọn ngay 1 địa điểm nghỉ dưỡng ở ngoại thành Hà Nội. Sau khi xem danh sách các vendor, với các mức giá dịch vụ, ảnh quang cảnh địa điểm, gọi điện cho vendor để check xem còn phòng trống hay không.

Ràng buộc chi phí cho từng mảng dịch vụ

Tiếp theo, team Business Operation có ước lượng phân bổ ngân sách tổng vào từng mảng. Chiến thuật phân bổ là ưu tiên Ăn - Ở - Đi là must-have, các mảng dịch vụ khác chi phí có thể cân đối sau khi quyết định con số của 3 mảng chính.

• Ở: 16 triệu
• Đi: 4 triệu
• Ăn: 28 triệu

Ràng buộc về Scope và các tiêu chí về outcome cần đạt của mỗi dịch vụ

Mỗi mảng dịch vụ lại có những tiêu chí chất lượng hay tinh thần tổ chức triển khai khác nhau. Team Business Operation tiếp tục đưa ra các tiêu chí về outcome và các hoạt động chính must-have trong event giúp cho các team có thể mường tượng về kết quả cuối cùng sau khi thực hiện mảng dịch vụ của mình. (begin with the end in mind)

Ví dụ : Ở thì cần “Ngủ ấm, ngủ ngon, ngủ vui, không lây bệnh gì của nhau”

Các team tự nhận các mảng dịch vụ mình muốn cung cấp

• Team Operation publish thông tin về MageFest và dịch vụ liên quan và để các team tự vote lựa chọn mảng dịch vụ muốn bao thầu dựa trên khả năng của team mình.
• Với các team lựa chọn trùng nhau, các team sẽ tự thương lượng với nhau để chốt xem team mình làm gì. Nếu thương lượng không đi đến thống nhất, các team sẽ pitching trước toàn dân. Team nào nhận được số vote cao nhất sẽ được quyền nhận bao thầu mảng dịch vụ đó.

‍

Gặp mặt Kick-off và thống nhất phương thức làm việc

Quá trình Foundation kết thúc bằng một cuộc họp tập trung đại diện tất cả các team, gọi là buổi Kick-off.

Ở trong buổi Kick-off này, 8 Key Contact Points từ 8 mảng dịch vụ đã thống nhất 1 vài điểm như:

1. Working Agreement

2. Thảo luận đề bài dịch vụ, đặt câu hỏi lẫn nhau giúp các team tư duy rõ ràng hơn về dịch vụ

3. Thống nhất trước buổi họp tiếp theo ít nhất là có gì?

Ví dụ ngay buổi Kick off, các team thống nhất: Có Plan với Các task được bẻ nhỏ + deadline hoàn thành task (ít nhất trong tuần đầu)

Tuyển dụng Project Manager, yêu thích dẫn dắt đội nhóm và khiến khách hàng hạnh phúc với giải pháp của Magestore. Working Remote làm việc bất cứ địa điểm nào bạn thích, Quản lý linh hoạt theo Agile