Tuyển dụng Agile: P2- Sức mạnh đến từ hệ thống được tailor-made

Ở phần 1, chúng mình đã chia sẻ tuyển dụng hiệu quả bắt đầu bằng những thay đổi mindset về nhiệm vụ của HR và các bên liên quan. Vậy từ mindset, chúng mình đã thử tạo ra hệ thống tuyển dụng Agile linh hoạt, và hướng đến đối tượng, đỡ gánh gồng ghềnh so với HR truyền thống như thế nào? Tất cả sẽ được bật mí trong bài viết này.

Đầu tiên, tạo team: Cách tạo ra một agile recruiting team

Bạn sẽ khó có thể thấy vai trò chuyên môn hóa của 1 cá nhân hoặc 1 vị trí như HR trong team tuyển dụng, thỉnh thoảng bạn sẽ thấy cảm giác thật thần kì khi mọi thứ dịch chuyển mượt mà và hiệu quả.

Nhớ lại ví dụ bộ phim Transformer lần trước, robot sẽ tự biến hình các team trong văn hóa Agile cũng hoạt động theo hình thức tương tự, agile, và cross-functional.

Agile team is a cross-functional team group with different functional specialisms working together, collaboratively to deliver values to the customer in a timebox.

Hiểu rằng, trong tổ chức agile, các team được tạo thành bằng cách lắp ráp các con người với những kỹ năng, chuyên môn khác nhau, cùng cộng tác để mang giá trị đến cho khách hàng trong một thời gian cụ thể.

Với tư duy này ở Magestore, nhìn ngoài, khi nhận nhiệm vụ tuyển dụng có vẻ là mình/team vận hành làm một mình, nhưng không, mình có thể kêu gọi các thành viên khác trong công ty tạo thành một “cross-functional team.”

Ai thường chơi game, đi đánh quái, thì hiểu team đi đánh quái nhiều khi được thành lập chỉ trong thời điểm đánh con quái đó, kiểu bạn sẽ đăng lên diễn đàn và ới, ai muốn tham gia sẽ tự động cùng tạo team.

Tương tự, miễn là nhiệm vụ tuyển dụng đấy, nếu các thành viên khác ngoài team vận hành cũng coi đấy là một con quái to, cần phải đánh, và sẵn sàng dành thời gian, để đánh con quái đó, thì sẽ rất chủ động tham gia.

Thế nên câu chuyện tạo team tuyển dụng trong Agile vốn chú trọng sự tự chủ đã chuyển hướng sang một câu hỏi rất khác so với tuyển dụng truyền thống:

Ai là người cho rằng tuyển dụng Business Analyst là quan trọng?

Thay vì” Ai là người có kinh nghiệm tuyển dụng BA?”

ác thành viên trong công ty sẽ chỉ cảm thấy nó quan trọng, khi họ thấy được cái lợi của nó hoặc bị mất quyền lợi bởi nó. Từ đó, câu hỏi đầu tiên đã được chẻ nhỏ ra thành:

Ai được lợi lớn nhất từ lần tuyển dụng lần này? Hoặc Ai sẽ chịu hậu quả lớn nhất nếu đợt tuyển dụng này thất bại?

Khi trả lời, chúng tớ phát hiện hai đối tượng: hai team khối triển khai, và CEO.

Và đó là cách team tuyển dụng vị trí BA được tạo thành:

• Mình: đại diện team vận hành
• Hai chị PM (Project Manager) ở khối triển khai
•  CEO (chủ yếu đóng vai trò tư vấn). 

Điểm lợi của việc hình thành team tự chủ, theo sự cam kết của từng thành viên với mục tiêu này là gì:

- Các thành viên trong team nhận thức được sự quan trọng của dự án, sẽ một cách rất tự nhiên, tự đẩy rất nhanh các tiến trình, liên tục cập nhật, feedback, hỗ trợ nhau để đảm bảo “ai cũng có quà về khi đánh quái xong.”

Warning: Tuy nhiên, bạn cũng đừng kì vọng quá cao rằng, các team sẽ nhận ra tầm quan trọng của việc có người mới trong công ty, ví dụ CEO nghĩ là mình thiếu người, nhưng các team nghĩ rằng đó chưa phải là việc quan trọng trọng cần quan tâm thì sao?

Chúng mình đã từng gặp phải tình trạng này rồi, và thường xuyên là đằng khác. Khi đấy mình đã từng cảm thấy khá khó hiểu, đôi lúc bực mình vì nghĩ mình đang vác tù và hàng tổng, anh CEO thì giục, nhưng các team thì không hợp tác. Nhưng việc giữ cảm xúc tiêu cực làm việc không có ích gì cả, chậm lại và nhớ rằng, với vai trò là business partner, tại sao khách hàng của bạn (các team cần người) đang làm mất rất nhiều thời gian như thế.

Và chủ động tiếp cận khách hàng là các team, nói chuyện với họ, và làm rõ nhu cầu, họ sẽ được gì, và paint point của họ là gì. Người mới vào có thể “chữa lành” các điểm đau đó như thế nào. Khi hiểu đúng vấn đề, mình đã tìm thấy nhiều kĩ thuật, và câu hỏi để giúp team xác định nhu cầu thực sự của team.

Chiến thuật tuyển dụng

Đầu ra: Mô tả công việc, Kế hoạch truyền thông, quy trình đánh giá ứng viên

Ở phần 1, mình đã lấy ví dụ great match thành công tương tự các cặp đôi bắt đầu yêu nhau. Khi nhận định vai trò của mình là bà mối, có 2 nhóm đối tượng mà toàn bộ chiến thuật “matching” được lấy từ tri thức của hai nhóm này:

1. Internal: Các team cần người
2. External: Ứng viên

Tri thức từ hai nhóm này được bỏ vào đâu?

Các ưu tiên để tạo ra quy trình tuyển dụng

Trước khi đi vào tạo JD, quy trình đánh giá, kế hoạch truyền thông, tính toán chi phí…. Chúng mình cùng ngồi họp với nhau để đưa ra một thống nhất chung, mình không biết gọi cái bảng này là gì, chúng mình để nó là READ ME FIRST, (1 dạng ghi lại các ưu tiên và nguyên tắc), tức là khi chúng mình tự làm bất kì việc gì, thì phải đọc cái này trước.

‍
‍Và vì nó quan trọng, nên sẽ được thực hiện trong buổi họp cùng nhau. Khi có thể hình dung về “người ấy” trong đầu thực sự, chứ không phải là “everyone” thì mình coi như bước này xong. 

Sau khi có bảng này, chúng mình tự nhận việc: 2 chị PM sẽ lo phần viết JD, và chốt tiêu chí, cùng quy trình còn mình sẽ nghiên cứu tiếp về persona ứng viên để lên kế hoạch truyền thông, và tính toán chi phí cần để truyền thông.

Ở đây mình có đính kèm một số hình ảnh về các file chúng mình thống nhất sau buổi họp với điều kiện là mỗi người đã tự làm các bản version 1 trước đó:

• Job description: Bản PDF
• Bản kế hoạch chung bao gồm định hướng truyền thông, tiêu chí đánh giá, các vòng và thời gian từng vòng.

Sau khi tham vấn với anh CEO tư vấn về những cái này xong, chúng mình sẽ có những điều chỉnh cho hợp lý, và bắt đầu làm kế hoạch truyền thông, và chạy dự án.

Chuẩn bị nhiều như này, có đảm bảo được thành công của dự án 100%?

-Không ạ.

Những vấp ngã rút ra, khiến cho chúng mình hiểu ra rằng có chuẩn bị tốt đến đâu, đến lúc đi vào thực chiến, thì cũng ăn hành như thường, nếu thiếu đi các nguyên tắc đảm bảo sự TƯƠNG TÁC trong lúc thực chiến, và SỰ MINH BẠCH TRONG THÔNG TIN để từng cá nhân có thể tự ra quyết định phù hợp.

Có những ví dụ rất nhỏ:

1. MVP câu hỏi đánh giá ứng viên trong team interview, không dùng được nên mọi người đã tự điều chỉnh, nhưng không thông báo cho nhau,

2. Hay lúc CEO phỏng vấn ứng viên xong, chưa trao đổi lại tiêu chí với team, hoặc lúc mình trả lời ứng viên trên mạng, mình khá thích ứng viên đó, nhưng vì quên không log note thông tin, nên thành ra ứng viên bị hỏi hai lần chẳng hạn….

Nói để thấy từng hành vi nhỏ, mà không để ý, có thể gây ảnh hưởng đến kết quả chung.

Xác định các nguyên tắc và hướng dẫn cho từng bước

Rút kinh nghiệm, chúng tớ xác định nguyên tắc đã đề cập ở phần 1 nên được chẻ nhỏ ra hơn:

1. Liên tục tương tác: Nên được thể hiện qua các cuộc gặp định kỳ, cần retro với các team ngay sau khi phỏng vấn, (giống như việc thu thập ý kiến người dùng để cải tiến MVP), thường xuyên cập nhật kết quả, hay khó khăn gặp phải thông qua group chat.
2. Tuyển dụng là câu chuyện cần tham gia của các team cần người không chỉ mỗi HR: để đảm bảo khả năng độc lập, cần quyết định decision-maker của từng khâu, và ai có thể là cố vấn cho những người này thực hiện nhiệm vụ của mình ví dụ với vòng phỏng vấn team là decision-maker, còn mình, và CEO là người được thông báo, hoặc đóng vai trò là người tư vấn.

Có công cụ hỗ trợ

Chúng mình đã không thể chăm sóc khách hàng, nếu không nhìn được quy trình tương tác của họ với công ty.

Và đó là lý do chúng tớ tận dụng kanban board để hình ảnh hóa các điểm chạm mà nhóm ứng viên và nhóm team cần người chạm mặt nhau.

Các công cụ này đáp ứng được hai tiêu chí quan trọng:

1. Nhìn được các điểm chạm:ví dụ hình ảnh kanban board

2. Minh bạch thông tin: Mọi hồ sơ, và đánh giá về ứng viên trong từng vòng đều được lưu trữ, dù decision-maker của từng vòng là ai, thì đều phải lưu lại đánh giá, và thông tin họ thu thập được về ứng viên ở đây, và mọi người có thể tiếp cận được. Điều này giúp chúng mình tự chủ hơn trong việc đẩy nhanh các vòng, tránh chờ nhau.

Một số suy ngẫm rút ra

Đừng sợ thử, và hãy trân trọng những cơ hội được ngã

Mình vẫn nghĩ tất cả những bài học này và kết quả ngọt ngào kia sẽ không thể có được, nếu chúng mình chỉ chăm chăm tìm kiếm một mẫu hình hoàn hảo để thiết lập quy trình tuyển dụng.

Chỉ cần giữ vững nguyên tắc khi làm việc cùng nhau, và mang suy nghĩ PHẢI mang lại kết quả cho khách hàng liên tục, feedback thường xuyên, chúng mình cho bản thân cơ hội để thử làm những việc chưa làm bao giờ (hai bà chị PM team mình đã đi tuyển dụng bao giờ đâu), mạnh dạn cải tiến, và tối giản hệ thống tuyển dụng truyền thống, cho phù hợp với nhu cầu của nhóm đối tượng thế hệ Z, và mô hình hoạt động của công ty.

Thế nên nếu bản MVP đầu tiên của bạn cũng thỉnh thoảng vấp như chúng mình, đừng lo, hãy trân trọng cơ hội được nghe feedback và hoàn thiện sản phẩm từ đó <3

P/s: Mình nghĩ 1 trong những may mắn trong dự án tuyển dụng theo team tự chủ này là lần đầu thử nghiệm của mình là với các chị Project Manager, những người đã thực hành và rất quen thuộc với mô hình AGile PM, nên coi như team mình có tận 2 agile coach, và có tri thức sử dụng hệ thống vận hành thông tin nội bộ tốt rồi, nên các phần việc được đẩy đi rất nhanh.

Mong nhận được nhiều hơn nữa những chia sẻ từ mọi người về trải nghiệm ứng viên, và kinh nghiệm tuyển dụng, để giúp chúng mình “phục vụ các khách hàng” tốt hơn nữa <3

‍

‍