TUYỂN DỤNG TRONG AGILE (P1): Bắt đầu bằng thay đổi mindset

HR thì có vô vàn việc nhưng ở bài viết này, mình sẽ tập trung nói về tuyển dụng trước, vì đó chắc chắn là công việc mà người làm HR nào cũng từng trải qua. 

Hoàn cảnh thay đổi mindset

Mindset sẽ khó có thể thay đổi khi không bước vào môi trường buộc bạn phải suy nghĩ khác. Và đó là câu chuyện của mình với Agile HR. Mình bắt đầu vào Magestore tháng 7/2019, tuy trong JD viết: vị trí hành chính- nhân sự, nhưng 80% công việc của mình không liên quan đến hành chính, nhân sự. Thay vì được giao việc thì  phần lớn thời gian mình được đặt câu hỏi: công ty đang có các bài toán khó xyz, abc, vậy em định làm gì…

Mình hoang mang vô cùng: Thế mình phải làm gì giờ ??? 

Có câu: biết người biết ta trăm trận trăm thắng, muốn thoát hoang mang thì phải đặt đúng câu hỏi. Và công việc đầu tiên mình chọn làm là tìm hiểu xem Agile là gì? Hay nói chính xác hơn là tìm hiểu tổ chức mình chuẩn bị làm việc nó là dạng gì, và nó cần nhân sự như thế nào?

Tổ chức Agile là gì

Agile is an operation strategy to meet a rapidly changing and complex world. (BJorn)- Agile là chiến lược vận hành đối phó với sự thay đổi chóng mặt, phức tạp

Nói một cách ngắn gọn, các tổ chức Agile chú trọng sự THÍCH NGHI, trong môi trường kinh doanh đầy thách thức, cách tổ chức và vận hành của các tổ chức AGILE cần gọn, tinh chỉnh, thiện chiến, để linh hoạt đối phó với các biến động thị trường. 

Giống như các robot trong Transformer không dùng mỗi hình dạng to đùng đi đánh nhau, mà lúc cần sẽ biến thành xe đua, máy bay, tàu ngầm phù hợp với nhiều địa hình và hoàn cảnh chiến đấu khác nhau.Tương tự, các tổ chức Agile cũng cần các bộ phận có thể HOẠT ĐỘNG ĐỘC LẬP và LIÊN TỤC TƯƠNG TÁC với nhau, linh hoạt thích nghi, để đưa ra sản phẩm thích hợp với khách hàng. 

Khác với các tổ chức truyền thống coi tổ chức là bộ máy, mỗi người là một bộ phận chuyên môn thì Agile coi tổ chức là “quần thể sống”, nơi con người sống và tương tác với nhau, trong những nguyên tắc chung, để cùng đạt được một mục đích, như Magestore là: đồng hành cùng những nhà bán lẻ lấy Magento làm trung tâm cho các hoạt động vận hành của doanh nghiệp. 

Tham khảo mô hình:

Cách vận hành khác nhau đã tái định nghĩa HR trong mô hình tổ chức Agile. Khi đã quá quen với định nghĩa  HR trong mô hình “bộ máy”( tập trung vào tính hiệu quả kinh tế, nơi nhiệm vụ của HR thường được đo đạc bằng con số cho từng cá nhân), thì ở đây mình gọi mình bằng một cái tên khác : Thành viên của team vận hành (để tự thoát khỏi suy nghĩ cố thủ về nhiệm vụ của HR). 

Hiểu một cách đơn giản thì thành viên của team tạo ra cái vòng tròn bao ngoài mạng lưới, tất cả những gì mình làm là đảm bảo cho quần thể sống trong mạng lưới này có thể làm việc độc lập, và tương tác được với nhau, để đảm bảo mục tiêu chung.

Sau khi xác định vị trí, giờ là lúc đi vào tự định nghĩa lại công việc và mục tiêu của mình, mà đầu tiên là tuyển dụng. 

Tái định nghĩa mục tiêu tuyển dụng

Hire for attitude, train for skills- Tuyển thái độ, đào tạo kỹ năng

Có một câu mà mình rất tâm đắc của Patty McCord (Netflix ) “Making great hires is about recognizing great matches.” Và “great match” ở Magestore được hiểu là sự hòa hợp về các giá trị văn hóa và mục tiêu sống.

Khi nói đến văn hóa và mục tiêu sống, là nhắc đến con người. Khi đặt hình ảnh tổ chức giống như con người, mình thấy mối quan hệ giữa công ty và ứng viên giống như quan hệ của các cặp đôi vậy.

 Để bắt đầu nằm trong mối quan hệ nghiêm túc, bạn sẽ phải đi từ trạng thái không biết gì về nhau cho đến khi cả hai đều có tình cảm với nhau và bắt đầu yêu.Bạn khó có thể yêu một cái máy, nhưng bạn rất dễ yêu con người, và đó là mục tiêu của mình:

• Thể hiện hình ảnh công ty và team ứng viên sẽ làm việc cùng ở khía cạnh con người: với những nét văn hóa, và giá trị riêng ở tất cả các kênh truyền thông. 
• Xây dựng môi trường ứng viên được tiếp xúc với văn hóa công ty để họ biết được môi trường mình sẽ sống trong đó như nào, mình có nên kết đôi cùng nó hay không. 
• Khiến cho team mà ứng viên sẽ làm việc cùng hiểu và sẵn sàng đồng hành cùng ứng viên. Để làm được điều này, cần tăng tính tương tác và chủ động của team trong quy trình tuyển dụng. 

Xuất phát với  đích nhắm này, mình nhận ra quy trình nhân sự thông thường ở các công ty truyền thống sẽ khó đáp ứng được bởi các nhược điểm trong việc: 

1. HR thâu tóm toàn bộ quy trình -> điểm chạm của ứng viên nhiều nhất là với HR, và trong trường hợp cá nhân mình, vừa tiếp xúc văn hóa công ty được 2 tháng và không hiểu tường tận việc mà team cần là gì bằng team
2. Các điểm selling points truyền thống không thu hút được đối tượng mình muốn: Khi nói đến những ứng viên có cùng hệ giá trị với văn hóa công ty, mình nhận ra những điểm như lương/thưởng, bảo hiểm, nghỉ phép… là điều kiện cần chứ không phải điều kiện đủ. Nói cách khác, họ không xem đó là ưu tiên. 

Không có quy trình mẫu, mình phải làm sao, đó là lúc triết lý agile phát huy tác dụng. 

Tái định nghĩa nguyên tắc tuyển dụng

Để hoàn thành các mục tiêu này, thay vì bắt đầu suy nghĩ về quy trình và hệ thống, mình nhớ đến triết lý agile mà mình và cả công ty đang theo đuổi: 

Customer experience and candidate experience over processes and tools

Quy trình và hệ thống chỉ là công cụ, còn trải nghiệm của khách hàng (các team cần người) và candidate (ứng viên) mới quan trọng. 

Để đảm bảo được điều đó, thay vì nghĩ về quy trình, điều đầu tiên mình và team làm là ngồi lại với nhau để thống nhất các NGUYÊN TẮC chung, những nguyên tắc và giá trị sẽ dẫn lối cho chúng mình trong từng quyết định, và điểm chạm với ứng viên. 

• Liên tục tương tác và cải tiến để đẩy nhanh quy trình ứng viên.
• Chú trọng chất hơn lượng
• Tuyển dụng là câu chuyện cần tham gia của các team cần người không chỉ mỗi HR. 
• Trải nghiệm ứng viên và trải nghiệm của team tuyển dụng là ưu tiên hàng đầu.

Từ đấy chúng mình đã có những buổi gặp mặt thường xuyên, để xây nên một hệ thống tuyển dụng “thân thiện” với người dùng nhất. 

Những kết quả ngọt ngào đầu tiên

Khi đặt lăng kính vào con người, và xây dựng những mục tiêu hệ thống từ đây, mình nhận ra những tiến triển tích cực.

• Không còn những đêm dài stress về câu chuyện con số, mình có cả team cùng đồng hành. Khi nhận định đây là câu chuyện chung của tất cả, không phải mỗi HR, mọi người suy nghĩ nhiều hơn về giải pháp, thay vì đổ lỗi. Ví dụ khi CV của nhóm Business Analyst chưa về, các BA tại công ty sẽ ngay lập tức cùng ngồi với mình để xem cần tiếp cận thêm những kênh nào để đánh đúng đối tượng. Và các BA cũng xung phong thực hiện phone interview luôn, vì chắc chắn là họ sẽ giải đáp thắc mắc về BA chuẩn hơn đứa HR như mình. 
• Quy trình tuyển dụng được đẩy nhanh hơn, thay vì 3-4 tuần, thì chỉ cần 1-2 tuần, vì đã giảm thiểu rất nhiều thời gian forward thông tin cồng kềnh, và quyết định được đưa ra nhanh chóng. 
• Thử nghiệm tuyển dụng theo triết lý Agile được hoàn thành trong 20 ngày, với ngân sách 0 đồng và các cặp đôi yêu nhau đã tìm thấy nhau. 

Còn về chi tiết chúng mình xây dựng hệ thống tuyển dụng nào, những kĩ thuật nào từ khâu truyền thông, lọc ứng viên, giao tiếp với ứng viên để đạt được mục tiêu hãy chờ đón ở phần 2 nhé.