Working out loud - Văn hoá Minh bạch trong tổ chức

Chúng ta sẽ cùng ngẫm lại lý do khiến các tổ chức hiện đại cần phải cởi mở hơn trong việc chia sẻ thông tin và cùng nhìn lại những khía cạnh, góc nhìn về các hoạt động #WorkingOutLoud - chia sẻ, minh bạch thông tin/tri thức trong nội bộ công ty. Thỉnh thoảng, cũng nên dừng lại để nhìn lại xem chúng ta đã làm được những gì cùng nhau trong quá trình chuyển đổi cơ cấu tổ chức theo hướng Agile với các đội tự quản :D.

Lý do khiến các tổ chức Working Out Loud, minh bạch và mặc định mở

Về cơ bản, khi một tổ chức không giấu diếm mà cởi mở, chia sẻ thông tin rộng rãi trong nội bộ và coi trọng sự minh bạch, tức là:

Tổ chức ấy đang tin tưởng vào nhân viên của mình và tin rằng họ biết phán xét. Và cho họ hiểu về những gì đang diễn ra (như thế nào và tại sao) sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn và đóng góp bằng nhiều cách mà các quản lý cấp trên không thể đoán trước được, đặc biệt nếu bạn cho phép họ đóng góp chút ý kiến về cách vận hành công ty. (trích nguyên câu của Laszlo Bock trong cuốn Work Rules).

Nếu tổ chức của bạn tuyên bố rằng “con người là tài sản lớn nhất với chúng ta” và bạn thực sự tin như vậy thì phải mặc định mở (default to open). Nếu không bạn sẽ lừa dối nhân viên của mình và tự lừa dối chính mình bởi vì bạn nói họ quan trọng nhưng cách bạn đối xử với họ lại không thể hiện điều đó. Mình tin là khi anh Steve định hướng chuyển đổi công ty theo Agile đã bắt đầu với tâm thế như vậy.

Những gì đang diễn ra tại Magestore để hướng tới 1 tổ chức cởi mở và minh bạch

1. Các diễn đàn, events nội bộ - nơi cả công ty cùng cập nhật thông tin hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm

• Monday Motivation, sáng thứ 2 hàng tuần, anh Steve cập nhật tình hình công ty trong tuần vừa qua
• Monthly Company Meeting - TKT: anh Steve thay mặt công ty chia sẻ về thành quả của công ty trong tháng (marketing, sales, delivery), tiến độ thực hiện OKR… Thêm vào đó, các team sẽ cập nhật tình hình của nhau, các kết quả đã đạt được về các mặt văn hóa hoặc các theme hoạt động mới trong tháng tới.
• Quarterly Company Meeting - Tổng kết Quý: Các team cùng nhìn lại kết quả quý, chia sẻ kết quả làm được và bài học tới toàn công ty. Đồng thời mọi người sẽ cùng lắng nghe chia sẻ của Ban lãnh đạo về định hướng quý tới cho toàn công ty.
• Year-end Retro: Nhìn lại kết quả 1 năm đã qua, ghi nhận những cống hiến trong 1 năm của những con người và chuẩn bị kế hoạch năm mới.
• Tek Talk - nơi các tech geeks chia sẻ về những công nghệ mới mà mình học và thực nghiệm tới mọi người trong công ty và cộng đồng.
• Friday Reading: (thứ 6 thứ 3 của tháng) nơi mọi người chia sẻ những bài học, hoặc điểm thú vị từ cuốn sách yêu thích.

2. Các hệ thống, quy trình, công cụ quản lý công việc, chia sẻ thông tin và đóng góp tri thức online.

• Hệ thống chung ERP toàn công ty được access vào các modules làm việc. Đây là nơi thông tin khách hàng, dữ liệu làm việc … được input vào, và được lưu trữ, sử dụng cho các mục đích khác nhau của từng team, từng role.
• Các công cụ quản lý trực quan công việc tùy theo đặc tính chuyên môn của team. Ví dụ các team dùng Gitlab để lưu trữ source code của toàn công ty, Trello board - công cụ quen thuộc rất nhiều team dùng để minh bạch các task làm việc trong Sprint, trong tháng, quý…
• Stories - nơi mọi người thoải mái nghĩ gì, viết nấy, và chia sẻ ý tưởng, quan điểm
• Hệ thống, quy trình Internal Opensource - toàn dân đóng góp vào phát triển sản phẩm: Đi từ các buổi product planning nơi tập trung tất cả BA, sales, marketer, dev từ các team, để thống nhất hướng đi cho sản phẩm, cho đến những quy trình bạn có thể report issue và code contribute code lên github.
• Trợ lý ảo, Magon trên Slack - nơi bạn có thể hỏi và truy cập dễ dàng vào các hướng dẫn, quy trình nội bộ hoặc kết quả chung của toàn cty (revenue, project actual use…)
• Hệ thống kudosnow - nơi mọi người gửi những lời nhắn gửi cảm ơn, khen ngợi thể hiện sự trân trọng, biết ơn tới đồng đội, đồng thời lan tỏa rộng rãi những hành động tốt đẹp đó tới những người khác trong công ty.

3. Hệ thống báo cáo đo lường (dashboard) hiển thị các kết quả, chỉ số quan trọng của công ty và team

Việc thu thập/input các dữ liệu (data) vào hệ thống giúp chúng ta tạo ra các cái nhìn toàn cảnh hơn về kết quả (performance) chung của cả công ty và của các team, thể hiện ở hệ thống dashboard báo cáo:

• Dashboard toàn công ty về Sales, Delivery Income, Live Delivery của khách hàng
• Dashboard ghi nhận các hành động đóng góp cho văn hóa Magestore. (Culture Billboard, Kudos Report)

Còn rất nhiều những hành động mà chúng ta #WorkingOutLoud hàng ngày. Điển hình như:

• Trò chuyện, chia sẻ với đồng đội về niềm vui khi nhận được feedback từ khách hàng
• Nói ra những khó khăn, trăn trở của bản thân về định hướng trong tương lai
• Hỏi xin ý kiến khi gặp phải 1 vấn đề chuyên môn khó nhằn chưa tìm được lối ra.
  …

Mình nghĩ, tất cả mọi người trong công ty, tùy từng người sẽ có cách thể hiện #WorkingOutLoud khác nhau. Nhưng chúng ta đều đang thay đổi, cởi mở hơn trước và thể hiện sự tin tưởng vào đồng đội của mình, vào lòng tốt của những người xung quanh.

Không biết còn gì nữa không ta? Cứ thấy hơi thiêu thiếu, mọi người giúp mình bổ sung & update thêm nhé!

Thanks mọi người vì đã đọc và đã cùng nhau đóng góp vào quá trình cởi mở này của Magestore.

‍