Xây dựng nhóm học tập & thực hành trong doanh nghiệp như thế nào

Vấn đề khi xây dựng nhóm học tập và thực hành trong doanh nghiệp

Magestore đã thực hiện Agile Transform và tổ chức công ty thành các team tự chủ, liên chức năng và gắn bó lâu dài. Thách thức bây giờ là tổ chức và tạo động lực trong học tập như thế nào. Nếu trước đây, các thành viên trong team cùng chuyên ngành, việc tổ chức học tập cùng nhau dựa trên chia sẻ kiến thức ngành sẽ dễ thở với trưởng nhóm. Bây giờ, là các team liên chức năng, rất khó có thể bắt buộc tất cả mọi người học cùng một kiến thức chuyên ngành, đặc biệt trong bối cảnh không có vai trò trưởng nhóm như trước. Nếu thả nổi phong trào học tập cho team liên chức năng tự tổ chức, khả năng các team thiếu động lực học tập, khó hướng đến cùng đạt được mục tiêu chung, và hệ thống hoá kiến thức.

Theo mô hình tổ chức của Spotify, họ thành lập các Guild: là một cộng đồng có chung mối quan tâm nhỏ, nơi mọi người trong toàn công ty tập hợp và chia sẻ kiến thức về một lĩnh vực cụ thể. Bất kỳ ai cũng có thể tham gia hoặc rời khỏi bất cứ lúc nào. Tuy nhiên Magestore vẫn thiếu các hướng dẫn cụ thể cho việc tổ chức các Guild như thế.

Xây dựng nhóm học tập & thực hành trong doanh nghiệp như thế nào

Giải quyết vấn đề trên, trong cuốn Building successful communities of practice Discover how learning together makes better organisations tác giả Webber, Emily đã chia sẻ trải nghiệm bản thân thành các hướng dẫn cần thiết cho việc tổ chức, xây dựng và phát triển Community of Pracice (cộng đồng thực hành). Đây là những nhóm người có chung mối quan tâm hoặc đam mê đối với điều họ làm và mong muốn học cách làm điều đó tốt hơn khi họ tương tác thường xuyên với nhau. Các hướng dẫn của Webber cũng phù hợp với vấn đề thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tại Magestore.

Dưới đây là tóm tắc các hướng dẫn thực hành của Emily Webber.

Lợi ích nhóm học tập & thực hành trong doanh nghiệp

Bí quyết để có một tổ chức kiên cường và hạnh phúc là tổ chức đầu tư vào việc học tập và phát triển của con người. Do đó nhóm học tập & thực hành này mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Đẩy nhanh sự phát triển nghề nghiệp của các thành viên.
• Cho phép chia sẻ và quản lý kiến thức.
• Hỗ trợ giao tiếp tốt hơn.
• Xây dựng các kinh nghiệm thực hành tốt hơn.
• Làm cho mọi người hạnh phúc hơn,
• Phá vỡ sự ngăn cách giữa các team/phòng ban.
• Hỗ trợ việc tuyển dụng và gắn kết nhân viên.

Hoạt động học tập trong nhóm

Nhóm học tập & thực hành được tổ chức xoay quanh các loại hoạt động sau sẽ giúp duy trì động lực học tập và hướng đến mục tiêu chung:

• Cùng giải quyết các thử nghiệm nhỏ, hoặc chạy các dự án có vòng lặp ngắn. Thường xuyên đặt câu hỏi, khảo sát và phản hồi.
• Thức đẩy việc học hỏi từ những người khác được đào tạo chính thức trong  dựa vào các mạng kết nối, dựa vào nói chuyện với các chuyên gia, đọc blog và sách.
• Chia sẻ ý tưởng và hỗ trợ từ những người khác (nói chuyện với người khác, viết bài đăng trên blog và nói trước công chúng)
  

Phân bổ năng lực trong nhóm

Để có thể đảm bảo sự phát triển năng lực cho các thành viên trong nhóm, đồng thời tạo khả năng thu hút thêm thành viên mới, phân bổ năng lực theo dạng hình chuông được tác giả khuyến cáo áp dụng. Một nhóm nên có một số ít chuyên gia làm đầu tàu dẫn dắt và một lượng ít thành viên mới về năng lực.

Vòng đời của nhóm

Hiểu nhóm đang ở trạng thái nào sẽ giúp những người dẫn dắt nhóm lựa chọn các chiến lược, quyết định và hành động sáng suốt phù hợp với tình hình cụ thể.

• Potential: nhóm mới thành lập có kết nối lỏng lẻo. Mức năng lượng của các thành viên ở thời điểm này thấp, nhưng sẽ bắt đầu tăng lên. Ở giai đoạn này, cần có sự tập trung và hỗ trợ lớn từ lãnh đạo của tổ chức.
• Forming: các thành viên xây dựng kết nối và mối quan hệ với nhau, họ bắt đầu xích lại gần nhau thành một nhóm. Họ sẽ khám phá các cơ hội ở giai đoạn này và sẽ có sự gia tăng mức năng lượng của các thành viên. Các lãnh đạo cần ít ý kiến đóng góp trực tiếp hơn trong giai đoạn này.
• Maturing: Trong giai đoạn này, nhóm sẽ phát triển về số lượng thành viên, kèm theo đó là chiều sâu kiến thức mà các thành viên chia sẻ. Nhóm sẽ bắt đầu hình thành mối quan hệ bền chặt và tin tưởng. Năng lượng của các thành viên ban đầu có thể giảm khi nhóm trưởng thành, nhưng sẽ dần dần phát triển.
• Self Sustanining: Trong giai đoạn này, nhóm sẽ có đủ động lực và sự cam kết từ các thành viên để tiếp tục với ít nỗ lực hơn của các lãnh đạo.
• Transformation: Đôi khi là một sự kiện kịch tính; một phần lớn thành viên từ bỏ hoặc một lượng thành viên mới đột ngột giảm năng lượng. Điều này đòi hỏi một sự chuyển đổi căn bản: có thể là quay trở lại giai đoạn trước hoặc giải tán nhóm.

Xây dựng môi trường cho nhóm

Một môi trường tốt sẽ kích thích sự phát triển của nhóm bằng sự gắn kết giữa các thành viên. Cụ thể là các yếu tố môi trường sau:

• Gặp gỡ thường xuyên, đều đặn.
• Có người dẫn dắt nhóm phù hợp: đây là người có hiểu biết, đam mê, được tôn trọng. Người dẫn dắt có thể là 1 người, hoặc chia sẻ với các thành viên khác.
• Môi trường an toàn cho học tập, thử nghiệm.
• Được sự hỗ trợ, ủng hộ từ doanh nghiệp. Thể hiện bằng thời gia, con người và tiền bạc.

Tuyển thành viên cho nhóm

Để xác định có đồng ý tuyển một người tham gia vào nhóm, hãy trả lời bốn câu hỏi sau, cụ thể và rõ ràng.

• Purpose: Người đó có chia sẻ mục tiêu công việc, môi trường và vai trò tương tự như với các thành viên khác của nhóm không?
• Challenges: Người đó có chia sẻ các thách thức trong công việc hàng ngày với các thành viên khác không?
• Learning: Người này có thể học tập các kỹ năng/kiến thức từ các thành viên khác để nâng cao khả năng trong công việc không?
• Teaching: Các thành viên khác có thể học hỏi từ người này để nâng cao khả năng trong công việc không?

Bước đầu tiên xây dựng nhóm

Sau khi đã có thành viên, bạn phải đi bước đầu tiên xây dựng nhóm bằng cách trả lời hai câu hỏi sau:

• Thành viên nhóm sẽ làm gì trong những phiên đầu tiên?
• Nhóm gặp gỡ định kỳ vào lúc lúc nào.
  

Hướng nhóm vào các mục tiêu chung

• Cùng xác định tầm nhìn, nguyên tắc, giá trị.
• Cùng xác định mục tiêu chung và có backlog các nhiệm vụ được chia sẻ
  

Tương tác nhóm

Bên ngoài công việc và học tập đơn thuần, cần có thời gian dành cho các tương tác nhóm, giao tiếp giữa các thành viên và xã hội như các hoạt động sau:

• Để các thành viên nói những câu chuyện bên ngoài công việc.
• Học nhóm: Theo nhiều hình thức đa dạng khác nhau, có thể là đào tạo, thuyết trình, thực hành nhiều các kiến thức vào công việc, workshop, game, thăm quan các nhóm/team/địa điểm làm việc khác nhau.
• Chia sẻ kiến thức ra bên ngoài: thông qua các inforgraphic, bài viết, hội thảo, webinar.
• Phát triển, cải tiến các hoạt động nhóm.
  

Kết luận

Xây dựng các nhóm học tập và thực hành là một công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực, kiên trì và bền bỉ. Nhưng kết quả tạo ra sẽ có giá trị bền vững và lâu dài. Cần chú ý rằng, các hướng dẫn của Emily Webber là phổ quát, khi áp dụng vào từng môi trường cụ thể cần có điều chỉnh cụ thể.

Tại Magestore sau khi hình thành các team tự chủ, đã bắt đầu hình thành các nhóm học tập & thực hành liên team, cụ thể như nhóm Quản lý dự án & Business Analyst đã cùng nhau tìm hiểu lý thuyết và thực hành các nội dung như Nghiệm thu dự án hàng tuần, kick-off dự án. Những nhóm học tập và thực hành này đã triển khai áp dụng những thực hành cụ thể vào công việc, từng bướt vào giai đoạn Forming

Tuyển dụng vị trí People & Culture Operations, cùng Kiến tạo môi trường làm việc hạnh phúc, cân bằng và hiệu quả trong công ty